Требования к изложению текста в документах

Рубрики Статьи

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг воп­росов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во мно­гом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения пра­вительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подоб­ный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа ком­петенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, со­держащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.

При составлении распорядительных документов, например, прика­зов, следует кроме того изучить ранее изданные распорядительные до­кументы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия сними и дублирования, заострить внимание на нерешён­ных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных доку­ментов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справ­ки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решают­ся подобные вопросы и собрав всю необходимую информацию, состав­ляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, на­боры стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап — окончательное оформление и подписание документа.

В практике документирования сложились общие требования, предъяв­ляемые к текстам документов. Прежде всего следует помнить, что слу­жебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фак­тов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть бе­зупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактичес­кого состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в до­кументе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запра­шивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в доку­менте, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Чёткость изложения обеспечивает однозначность понимания доку­мента, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что явля­ется одним из основных условий управленческой деятельности. Неточ­но понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и доста­точной информации, исключением повторений и излишних подробнос­тей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую на­грузку.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формули­ровок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, использу­ется обратный порядок слов. Например: Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.

Если поводом для создания какого либо документа послужил дру­гой документ или доказательством служат сведения из другого доку­мента, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регис­трационный номер документа и заголовок к тексту. Например:

В соответствии с приказом Федеральной архивной службы Рос­сии от 11.12.97 №401 «Об организации учета особо ценных докумен­тов . «

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Фе­дерации от 15.06.95 № 1474-РП «О мерах по стимулированию жилищ­ного строительства».

К особенностям делового стиля относится широкое применение ус­тойчивых языковых формул — языковых оборотов, используемых в не­изменном виде. Они вызваны прежде всего повторяемостью управлен­ческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов.

В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. Устой­чивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие по­лучателем. Например: «В соответствии с достигнутой договорённо­стью . « или «Просим Вас изыскать возможность» или «Принимая во внимание, что . просим (предлагаем)» и т.д.

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, т.к. в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употреб­ляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту.* Например: архив — обрабатывать, сдавать в, создавать; вакансия — замещать, иметь; совещание — вести, гото­вить, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать.

* Унификация текстов управленческих документов. Методические рекоменда­ции. — М.: Главархив СССР, 1982.С.24-43.

Кроме того, правильность сочетания слов легко проверить по «Сло­варю сочетаемости слов русского языка».* Примеры употребления стан­дартных фраз, выражений и словосочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизвод­ству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.

* Словарь сочетаемости слов русского языка. Под ред. П.Н. Денисова, В. В. Морков­кина. — М.: Русский язык, 1983.

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии. Например: адресовать в адрес, следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.

Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных терминов. Их употребление должно быть ограниче­но. В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение.

Недопустимо употребление в служебных документах разговорных и устаревших слов, архаизмов. Например: канцелярист, и т.д.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведет­ся от третьего лица, единственного или множественного числа, место­имения заменяются существительными (фирма просит, банк не возра­жает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распорядительных документах, отражающих прин­цип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных запи­сок (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах колле­гиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (совет постановляет, правление решило).

В совместных документах текст излагается от 1-го лица множествен­ного лица (постановили, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного лица (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведётся от 3-го лица единственного числа (Иванов возра­жает . и предлагает).

Широкое распространение в служебных документах получило при­менение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Например: военно-мор­ские силы — ВМС; отдел труда и зарплаты — ОТЗ; абсолютный — абс.; страница — с.; так далее — т.д.; смотри — см. и т.д. Сокращения дол­жны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые со­кращения. Кроме того, рекомендуется при первом употреблении сокра­щения в тексте в скобках давать его расшифровку). Например: ОРД (организационно-распорядительная документация). Написание сокра­щений ведется в соответствии с классификаторами технико-экономичес­кой информации, требованиями государственного стандарта* и прави­лами русской орфографии. Однако эти документы не всегда бывают под рукой, поэтому рекомендуется использовать словарь сокращений** русского языка.

* ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федера­ции. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стан­дартов, п. 4.12. Сокращения.

** Алексеев Д.И., Гозман И.Г., Сахаров Г.В. Словарь сокращений русского языка. М.: Русский язык, 1984.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один воп­рос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Слож­ные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных воп­росов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполне­ния. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вно­сится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каж­дый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов ин­формационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках кото­рых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и дата.

При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации, чёткое выделение её основных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность тек­стовых компонентов, расположенных в определённой последователь­ности.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в дру­гой — выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, реко­мендации. Например:

В январе 1998 г . институт проводит конференцию «Проблемы раз­вития предпринимательства в России». Будут обсуждены проблемы структурных изменений в экономике и развития предприниматель­ства.

Просим принять участие и подготовить свои предложения.

Декан факультета И.А.Скокшина

В последние десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключитель­ной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями. Например:

Прошу дополнительно выделить 30 тыс. руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.

Читайте так же:  Приказ 762 минэкономразвития от 27112019

Предполагается проведение лабораторных занятий по составле­нию документов, редактированию текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением документов. Количество ПЭВМ. в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруп­пы студентов.

Можно составлять документы только из заключительной части, на­пример, письма и заявления с просьбой без мотивировки, приказы с одной распорядительной частью. Например:

Прошу принять меня на работу оператором ЭВМ на 1.5 ставки с 15 августа 1998 года.

Яковлева Александра Николаевича, младшего референта, 01 сен­тября 1998 года по собственному желанию, ст.31 КЗОТ РСФСР.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы — простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной закон­ченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух — трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный при­ем помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.

ГОСТ рекомендует печатать абзац отступив пять печатных знаков. В США и Великобритании рекомендуется текст документов печатать через один интервал, а каждый новый абзац отделять от предыдущего двой­ным интервалом, но печатать от полей.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумера­ции должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92.* Номер каж­дой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номе­ра раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Напри­мер: 1.2.1; 1.2.2; 2.9.1 и т.д.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопре­делена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляется должностная инструк­ция, положение о структурном подразделении.

Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуа­циями, которые вызывают появление однотипных документов. Это яви­лось основанием для унификации текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифици­рованной постоянной информацией и пропусками для заполнения пере­менной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, от­ражаемую данным документом.

Составление документов с применением трафаретных текстов осно­вано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машине или на компьютере.

В компьютерных программах, предназначенных для набора и офор­мления текстов (текстовых редакторах) типовые (трафаретные) формы документов называются template и переводятся словом «шаблон».

Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке одно­типных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиен­тов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п. Например:

Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, на­правляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях дея­тельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, орга­низаций одного ведомства или группы однородных учреждений и пред­приятий разных ведомств.

Особенно возрастает значение унификации текстов документов в на­стоящее время в связи с широким внедрением персональных электрон­но-вычислительных машин.

Опыт по разработке трафаретных документов, накопленный в стране, позволяет наметить основные моменты их выявления, создания и вне­дрения.

Методика разработки трафаретных текстов такова:

— выявляются типовые управленческие задачи,

— собирается информация, необходимая и создаваемая в процессе их решения,

— составляется проект унифицированного текста документа, отра­жающего выявленную типовую ситуацию,

— проект согласовывается со специалистами, составляющими эти документы или работающими с ними. При этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов,

— проект окончательно редактируется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТов.

Для каждого трафарета, если он тиражируется, выявляется необхо­димая годовая потребность. Сегодня чаще трафаретные тексты вводят­ся в память ЭВМ.

Трафаретные документы значительно сокращают время на состав­ление документа, так как исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т.е. лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено. Фактически он заполняет заранее составленный документ. Поэтому исключаются стадия черновика, пропуск необходимых данных, а постоянное, фикси­рованное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.

В особую группу можно выделить унифицированные формы доку­ментов, которые разрабатываются для наиболее массовых видов доку­ментов. В них установлено, какая информация должна быть зафиксиро­вана и в какой последовательности. Такие унифицированные формы обычно составляются организацией, возглавляющей отрасль.

Формы первичных учётных документов разрабатываются и утверж­даются Госкомстатом. В этих формах последовательно указано, какие показатели и информация в них должны быть отражены. Такие докумен­ты фактически не составляются, а только заполняются, что облегчает работу как составителя, так и учреждения — получателя. Они гарантируют представление полной информации, расположенной в определённой последовательности и удобной для обработки.

Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (за­полняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъяв­ляют особые требования.

Записи в первичных финансовых документах производятся чернила­ми, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочерки­ваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде тек­ста, так и в цифровой форме. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не зама­зываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над за­черкнутым надписывается исправленный текст или сумма.*

* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, с. 10.

Затем исправление оговаривается надписью «исправлено» и подтвер­ждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

В определенных видах финансовых документов исправления не до­пускаются. Об этом сказано в пункте 5 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учёте»: «Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учётные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хо­зяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения ис­правлений».

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами но и чтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте. При их написании следует по­мнить, что количественные числительные склоняются. При этом изме­няются все части сложных и составных числительных. Например, с восьмьюстами тридцатью пятью рублями; до трёхсот семидесяти тысяч рублей.

В настоящее время широкое распространение получили анкеты -«опросные листы для получения определенных сведений».* Наибо­лее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.

* Толковый словарь русского языка. Под ред. Д. Н. Ушакова. Т. 1. М ., 1935. с.41.

Анкетирование — один из основных методов в социологических ис­следованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по за­ранее разработанной определенной программе. В анкете текст форма­лизован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Их легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоян­ная информация в анкете должна быть представлена в тщательно про­думанных и сформулированных, с однозначным пониманием вопросах. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. В ГОСТе Р 6.30-97 указано: «При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительным падеже или сло­восочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоя­щего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «нахо­дились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков».

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее под­готовленным ответом типа «да-нет», развернутым ответом, числовыми показателями.

Таблица — это перечень сведений о чем-либо или о числовых дан­ных, приведенных в определенную систему и расположенных по гра­фам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компакт­ном и наглядном виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц перечислены в разделе ГОСТ Р 1.5-92. ГОСТ по­священ построению стандартов, но изложенные в нем требования к таб­лицам распространяются на все унифицированные системы документа­ции, в том числе на организационно-распорядительную. Здесь указывается, что «таблицы применяют для лучшей наглядности и удоб­ства сравнения показателей».*

* ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федера­ции. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стан­дартов, п.4.5. Таблицы.

ГОСТ называет обязательные элементы таблицы и порядок их графи­ческого расположения (Таблица 1)

В таблице имеется два уровня деления текста: вертикальный — гра­фы и горизонтальный — горизонтальные ряды. В первом столбце (в край­ней левой части таблицы) — боковике — перечисляются объекты, данные о которых приводятся в таблице. В заголовках и подзаголовках граф даются наименования показателей, которые характеризуют объект. В ячейке, образуемой на пересечении строк и граф в центральной части таблицы помещаются конкретные показатели (данные) по характеризуе­мому объекту. Они могут выражаться как в виде текста, так и даваться цифрами.

Все таблицы в тексте за исключением таблиц приложений нумеруют­ся сквозной нумерацией арабскими цифрами.

Таблица может иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посредине с прописной бук­вы. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу. Если таблица большая и ее строки или графы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую стра­ницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение табли­цы. » или «Окончание таблицы. «, повторяют ее головку, а при необходи­мости и заголовки строк.

Читайте так же:  Налог по кассовому аппарату

Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы, подзаголов­ки граф строчными, если они служат продолжением заголовка, и с пропис­ной буквы, если они имеют самостоятельное значение (Таблицы 2,3).

В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заго­ловки граф формулируются в единственном числе и всегда в имени­тельном падеже.

Часто встречающейся ошибкой при оформлении таблиц является диагональное деление строк. Специальный пункт ГОСТа (п.4.5.5.) ука­зывает, что разделять заголовки боковика и граф диагональными лини­ями не допускается, нельзя также включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непос­редственно перед их наименованием (Таблица 4).

ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА. ЭЛЕМЕНТЫ ТЕКСТА

Текст, являясь основным реквизитом документа, выражает основное содержание управленческого решения или действия. В настоящее время сложились общие требования к информации, составляющей содержание документа, структуре текста и стилю его изложения.

В соответствии с законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации и ФЗ от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» 3 русский язык как государственный язык Российской Федерации подлежит обязательному использованию в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности. В необходимых случаях официальное делопроизводство в субъектах Российской Федерации, наряду с государственным языком Российской Федерации, Порядок использования языков народов Российской Федерации в официальном делопроизводстве на указанных территориях определяются законодательством субъектов Российской Федерации.

Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации. Это означает, что только на русском языке текст составляется при направлении документов:

  • • в федеральные органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
  • • на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Делопроизводство в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на государственном языке Российской Федерации. Иные языки (языки субъектов Российской Федерации или иностранные языки) используются в коммерческой деятельности, если это предусмотрено договорами между деловыми партнерами.

Тексты документов по композиционной структуре, используемым формулировкам связаны с видами и разновидностями документов. Однако в российской практике документирования сложились общие требования к текстам служебных документов, которые должны обеспечить объективность и достоверность информации, ее краткость, точность, рациональность построения, логичность изложения, простоту стиля.

Язык служебных документов — это официально-деловой стиль изложения их содержания. Деловой стиль используется в законотворчестве, дипломатической деятельности, сфере экономики и управления.

Можно выделить следующие особенности официально-делового стиля.

Точность, достоверность и объективность информации. Повышенное требование точности, не допускающей иного толкования информации, связано прежде всего с юридической значимостью содержания служебных документов.

Информационная нагрузка каждого элемента и внимание к деталям. Это является условием выполнения таких требований к содержанию служебных документов, как краткость изложения при полноте информации, необходимой для решения вопросов.

Тенденция к унификации речевых средств. Унификация затрагивает все элементы текста документа: состав информации, формуляр документа, композиционную структуру, синтаксис, фразеологию и лексику. Это выражается в следующем:

  • • наличие языковых формул (штампов, клише);
  • • наличие моделей синтаксических конструкций;
  • • регламентированная сочетаемость слов;
  • • структурное постоянство состава информации;
  • • способы составления текста по аналогии, типизации;
  • • повторы;
  • • официальный речевой этикет.

Нейтральность тона и неличный характер изложения информации. Определяющим фактором данной стилевой особенности текста является авторство. Автором служебных документов являются юридические лица (учреждения, организации, предприятия), их структурные подразделения или должностные лица. Поэтому личностный момент в оценке фактов, изложенных в документе, ослаблен, тон содержания должен быть нейтральным.

Формально-логическое изложение. В деловом стиле используются средства логической, а не эмоциональной оценки ситуаций и фактов.

Высокая степень использования терминированной лексики. Термины и профессионализмы являются неотъемлемой частью официальноделового стиля. Их использование зависит от сферы деятельности, к которой относится документ, и тех вопросов, которые отражены в его тексте. Вместе с тем употребление узкопрофессиональных терминов следует ограничивать, так как их большое количество часто вызывает трудности восприятия текста документа. Если термин может оказаться непонятным адресату, следует дать его пояснение в скобках.

Типизация речевых средств и стандартизация терминов. Стандартизация языка обеспечивает ту степень точности, которая, в том числе, придает документу юридическую силу. Для достижения такой точности повторяются одни и те же слова, названия, термины. Устойчивые словосочетания обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку.

Кроме того, в официальных документах широкое применение получило использование сокращенных слов и словосочетаний, которые позволяют уменьшить объем текста и ускорить его восприятие. Сокращения применяются только общепринятые. Возможно при первом употреблении сокращения указать в скобках его расшифровку.

Таким образом, официально-деловой стиль отличается строгим соблюдением норм и стандартов. Отклонение от них в российской практике документирования может считаться грубым нарушением.

Управленческие документы могут быть простыми и сложными. Простые документы посвящены одному вопросу. Сложные документы содержат несколько вопросов, которые могут касаться нескольких исполнителей. При составлении документов рекомендуется включать в них один вопрос.

Текст большинства организационно-распорядительных документов состоит из двух частей: основания, в котором излагают причины составления документа, факты, события, дают описание возникшей ситуации, и заключения, в котором формулируют распоряжения, просьбы, предложения, выводы и др. Документ может состоять из одной фразы, но и в этом случае в первой ее части формулируют причины обращения или создания документа, а во второй — просьбу.

Если содержание документа не нуждается в пояснении, обосновании, текст может содержать только заключительную часть.

Текст документа делится на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу) и являющихся простейшим компонентом текста. Каждый абзац выделяется в документе абзацным отступом — отступлением на пять знаков от границы левого поля документа. Абзацы связного текста не нумеруют.

Допускается составление текстов документов в виде отдельных разделов (которые могут подразделяться на пункты, подпункты и др.). Каждый раздел текста сложного документа должен иметь заголовок, отдельные части текста нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой небольшой составной части такого документа включает номера соответствующих составных частей более крупного деления. Например: текст состоит из трех разделов, каждый из которых включает два подраздела, в этом случае нумерация текста выглядит следующим образом. Раздел 1, подразделы 1.1 и 1.2. Раздел 2, подразделы 2.1 и 2.2. Раздел 3, подразделы 3.1 и 3.2. Текст, состоящий из разделов, характерен для распорядительных документов (приказы и др.), внутренних организационных документов (положения, инструкции и др.), плановой и отчетной документации.

Содержание документа может быть представлено в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Сплошной связный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческом действии. Такой текст используется при составлении большинства организационно-распорядительных документов: положений, уставов, правил, писем, всех видов распорядительных документов, протоколов, актов, докладных и объяснительных записок.

При часто повторяющихся управленческих ситуациях используют однотипные документы с унифицированным текстом. Унифицированный текст может быть представлен в виде трафаретного текста (трафарета), анкеты, таблицы.

Трафаретный текст — заранее заготовленный текст документа с унифицированной постоянной информацией и пропусками для переменной информации. Наиболее распространенная форма трафарета — справка. Трафаретные тексты могут использоваться и для оформления многих видов управленческих документов (акты, заявления, приказы, представления и др.), если они часто используются в ежедневной работе.

Составление текста документа в виде анкеты используется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких сходных объектах по определенному набору признаков. В анкете часть информации будет постоянной. Наименования признаков в ней выражается существительным в именительном падеже («фамилия», «возраст», «место рождения») или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («были», «находились», «имеете»). Во второй части размещается переменная информация, содержащая конкретные характеристики признаков. Они должны грамматически согласовываться с наименованием признаков. Наиболее известная форма анкеты — кадровая анкета, содержащая однотипные сведения о работниках организации. Полностью заполненная анкета представляет собой пример структурированного представления текста документа.

Таблица — перечень сведений (числовых данных), приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Форма таблицы используется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблица позволяет представить информацию в более компактном виде, ее применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Заголовки граф и строк пишут с прописной буквы; подзаголовки граф оформляют строчными буквами, если они служат продолжением заголовка, и пишут с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Читайте так же:  Трудовая пенсия 2019

Если таблица занимает более одной страницы, то ее графы должны быть пронумерованы и на следующей странице печатают только номера этих граф. Таблицы могут быть включены в текст документа или в приложения к нему. Если таблиц в документе более одной, их следует нумеровать арабскими цифрами. Над таблицей слева пишется «Таблица 1» . Таблица может иметь заголовок, который отражает ее содержание. Он пишется над серединой таблицы с прописной буквы. Рекомендации к построению и оформлению таблиц содержатся в п. 4.5 Государственного стандарта Р 1.5 —2002 1 .

Особенности текстов отдельных видов документов рассмотрены в гл. 4.

Реквизиты «Заголовок к тексту» и «Отметка о наличии приложения» непосредственно связаны с содержанием документа (текстом документа), дополняют его и поэтому считаются элементами текста.

ГОСТ Р 1.5—2002. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. Пункт 4.5 «Таблицы».

Заголовок к тексту (наименование документа)

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом всех документов, оформленных на бумаге формата А4. Если документ подготовлен на листе формата А5, реквизит можно опускать. Заголовок к тексту в краткой и точной форме выражает основное содержание документа. Он позволяет быстро сориентироваться в содержании документа при его получении или рассмотрении, определить его важность или срочность. Заголовок облегчает регистрацию документа, направление его на исполнение, поиск необходимой документной информации, проведение операций по контролю исполнения документа и т.п.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. При его формулировании обязательно учитывают требование грамматического согласования заголовка с наименованием вида документа. Он должен отвечать либо на вопрос «чего?» («кого?»), либо на вопрос «о чем?». Например:

Приказ (о чем?) — 0 создании структурного подразделения;

Письмо (о чем?) — 0 заключении договора;

Положение (о чем?) — 0 канцелярии;

Акт (о чем?) — 0 выделении к уничтожению документов.

Заголовок к тексту акта может отвечать и на вопрос «чего?»:

Акт (чего?) — Ревизии или Приема-передачи;

Должностная инструкция (кого?) — Экономиста.

В таком документе, как протокол, заголовок отражает вид деятельности коллегиального органа (заседание, собрание и т.п.) и отвечает на вопрос «чего?»:

Протокол (чего?) — Заседания совета директоров.

Место для размещения заголовка на документе может отмечаться уголками при изготовлении бланка. Заголовок располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2—3 межстрочных интервала. Он печатается без кавычек или подчеркивания. Точку в конце заголовка не ставят.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, может быть также выровнен по центру листа.

Отметка о наличии приложения

Отметка о наличии приложения обязательно проставляется на исходящем документе, если вместе с ним в качестве приложений направляется еще ряд документов. Приложениями могут являться документы, направляемые с сопроводительным письмом; документы, о которых упоминается в тексте, или документы, подтверждающие факты, цифры и т.д., включенные в текст основного документа. Реквизит помогает предотвратить утерю документов, так как при получении или отправке документа, содержащего отметку о наличии приложений, обязательно проверяют их фактическое наличие и соответствие тем данным, которые указаны в отметке.

Слово «Приложение» печатается от левого поля под текстом с отступлением от него на два—четыре интервала. После него ставится двоеточие. Текст приложения печатается через один межстрочный интервал; если приложений несколько, текст разделяется полутора интервалами. При оформлении реквизита «Отметка о наличии приложения» следует придерживаться ряда рекомендаций.

Если в тексте документа указываются названия документов, которые являются приложениями к нему, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: на 14 л. в 1 экз.

Если в тексте документа упомянуто наличие приложения, но документы не названы, в отметке они должны быть указаны полностью. Несколько приложений нумеруют. Например:

Приложение: 1. Номенклатура изделий на 4 л. в 2 экз.

2. Смета расходов на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать. Например:

Приложение: каталог изделий в 1 экз.

Если приложением является документ, который, в свою очередь, имеет приложения, то в отметке указывается следующее:

Приложение: Договор аренды и приложения к нему, всего на 10 л.

При отправке документа нескольким организациям приложения могут направляться не всем адресатам. В этом случае в отметке указывают, в какой адрес направляют документ с приложением. Например:

Приложение: на 6 л. в 1 экз. в первый адрес

Документы, которые являются приложениями к другим, должны иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова «Приложение» (без кавычек) и указания на наименование, номер, дату и другие реквизиты основного документа. Например:

Приложение к письму ЗАО «Вымпел» от 11.09.2010 № 07-10/51

При наличии нескольких приложений к одному документу на каждом них проставляется порядковый номер: «Приложение № 1», «Приложение № 2» и т.д.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №_» печатать про

писными буквами, а также центровать все элементы данной отметки (наименование основного документа, его дату, регистрационный номер) относительно самой длинной строки. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу ректора РГГУ от 15.10.2010 № 123

Таким образом, в процессе движения входящего документа в организации от момента получения и до завершения исполнения на нем последовательно проставляются следующие реквизиты:

  • • Отметка о поступлении документа в организацию (29), включающая дату документа (11) и регистрационный номер документа (12);
  • • Резолюция (17);
  • • Отметка о контроле (19);
  • • Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28).

Процедура подготовки исходящего документа — это, во-первых, составление на бланке организации текста с оформлением таких его элементов, как «заголовок к тексту» (18) и, если необходимо, «отметка о наличии приложения» (21). Во-вторых, это придание документу юридической силы, что достигается использованием бланка организации (реквизитов бланка) и оформлением следующих реквизитов:

  • • Дата документа (11);
  • • Регистрационный номер документа (12);
  • • Гриф согласования документа (23);
  • • Визы согласования документа (24);
  • • Подпись (22);
  • • Гриф утверждения (16);
  • • Оттиск печати (25).

Кроме того, в процессе оформления исходящего документа на нем проставляются следующие отметки:

  • • Ссылка на регистрационный индекс и дату документа (13);
  • • Адресат (15);
  • • Отметка о заверении копии (26);
  • • Отметка об исполнителе (27);
  • • Идентификатор электронной копии документа (30).

На документе может быть также проставлена отметка о конфиденциальности.

Оформление внутренних документов имеет свои особенности. Они связаны с тем, что в эту группу входят многие виды документов, которые различаются своим назначением, степенью юридической значимости. Внутренние документы: организационные (устав, положение, инструкция и т.п.), распорядительные (приказы, распоряжения, решения и т.п.), информационные и справочные (акты, докладные записки, справки и т.п.) — имеют отличия в порядке подготовки и оформления.

Так, для оформления текста распорядительных документов обязательно используется бланк соответствующего вида документа, составляется заголовок к тексту (18) и в случае необходимости — отметка о наличии приложений (21).

Закрепление юридической силы проводится оформлением таких реквизитов, как:

  • • Визы согласования документа (24);
  • • Подпись (22);
  • • Дата документа (11);
  • • Регистрационный номер документа (12).

В процессе движения распорядительного документа оформляются такие реквизиты, как:

  • • Отметка о заверении копии (26);
  • • Отметка об исполнителе (27);
  • • Идентификатор электронной копии документа (30). Закрепление юридической силы внутренних организационных

документов требует оформления следующих реквизитов:

  • • Визы согласования документа (24);
  • • Гриф согласования документа (23);
  • • Подпись (22);
  • • Гриф утверждения (16);
  • • Оттиск печати (25);
  • • Дата документа (11);
  • • Регистрационный номер документа (12).

Кроме того, ряд организационных документов должен составляться на бланке организации (например, Положение о структурном подразделении, должностная инструкция и др.). Для других документов этого не требуется (например, для устава), однако и в этом случае обязательным является указание наименования организации (структурного подразделения)-автора (08), наименования вида документа (10) и места его составления или издания (14).

При движении и обработке организационных документов на них также проставляются реквизиты:

  • • Отметка о заверении копии (26);
  • • Идентификатор электронной копии документа (30).