Штраф за уничтожение документов

Рубрики Статьи

Содержание:

Штраф за уничтожение документов

Ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 28 декабря 1998 г. N 1562 » Об утверждении положения о Федеральной архивной службе России» Росархив наделен функциями контроля за соблюдением сроков хранения документов, относящихся к архивному фонду. В большинстве субъектов РФ действуют положения и законы, которые наделяют соответствующие органы управления архивным делом (как правило, ведомственные архивы) полномочиями в области применения к организациям мер административной ответственности. Органы Росархива проверяют выполнение организациями требований законодательства в области архивного дела, обеспечение сохранности, комплектования и использования организациями документов в делопроизводстве.

В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах от 7 июля 1993 г. N 5341-1 должностные лица и граждане несут уголовную, административную и иную установленную законодательством Российской Федерации и республик в составе РФ ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ и архивах.

Административная ответственность в субъектах РФ предусматривается различными нормативными актами. Так, в городе Москве действует распоряжение мэра Москвы от 19 октября 1993 г. N 595-РМ » Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением » Мосгорархив» за нарушение действующего законодательства по архивному делу» . Несоблюдение сроков хранения архивных документов влечет за собой взыскание штрафных санкций, налагаемых объединением » Мосгорархив» на учреждения, предприятия, организации независимо от форм собственности, за нарушение действующего законодательства по архивному делу, установленных правил обеспечения сохранности, упорядочения и использования архивных документов в размере до 70 МРОТ. На практике при совершении организацией двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности. Уплата штрафа не освобождает предприятие от обязанности устранить нарушение. Наличие специализированных актов, регулирующих вопросы административной ответственности за нарушение архивного законодательства, можно отметить, например, в Омской области и Хабаровском крае. На территории этих субъектов РФ действуют законы об административной ответственности за нарушение архивного законодательства, которые предусматривают в среднем штрафные санкции в размере до 30 МРОТ (Омская область) и до 100 МРОТ (Хабаровский край).

В большинстве регионов административная ответственность предусмотрена положениями или законами об архивных фондах. Так, закон Тюменской области предусматривает наложение штрафных санкций в размере до 50 МРОТ. Положение об архивном фонде Курской области предусматривает наложение штрафных санкций на граждан — до 10 МРОТ;на должностных лиц — до 20 МРОТ.

В некоторых регионах, например в Краснодарском крае, соответствующими законами об архивных фондах не предусмотрено наложение на организации штрафных санкций за несоблюдение архивного законодательства. Если на территории такого субъекта не действует иной нормативный акт, устанавливающий административную ответственность, архивные фонды не вправе налагать штрафы на организации.

В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах от 7 июля 1993 г. N 5341-1 государственный контроль за соблюдением законодательства об Архивном фонде РФ и архивах осуществляется помимо органов управления архивным делом органами прокуратуры. По запросу архива о нарушении организацией архивного законодательства прокурор или его заместитель выносит представление об устранении нарушений закона (ст. 24, 26 Закона РФ от 17 января 1992 г. N 2202-1 » О прокуратуре Российской Федерации» ). В течение месяца со дня внесения представления прокурора организация должна принять конкретные меры по устранению допущенных нарушений закона. О результатах принятых мер должно быть сообщено прокурору в письменной форме.

За умышленное невыполнение требований прокурора Кодекс РСФСР об административных правонарушениях предусматривает наложение штрафа в размере до 50 МРОТ.

В случае невыполнения организацией представления прокурора он вправе возбудить уголовное дело или производство об административном правонарушении. Однако уголовная или административная ответственность руководителя или главного бухгалтера за пропажу (несохранность) документов наступает лишь в строго определенных законом случаях*.

Следует иметь в виду, что документы организаций, образовавшихся при приватизации, являются государственной собственностью. А следовательно, за их утрату, как и за похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, предусмотрена уголовная ответственность в соответствии со статьей 325 Уголовного кодекса РФ.

Таким образом, законодательство устанавливает срок и условия хранения документов, составляющих архивный фонд, а также порядок их уничтожения. Контроль за сохранностью документов, относящихся к архивному фонду, осуществляют органы управления архивным делом. В соответствии с нормативными актами субъектов Российской Федерации в большинстве регионов в случае нарушения архивного законодательства уполномоченные органы вправе налагать административное взыскание на организации в виде штрафа. Органы управления архивным делом вправе также обращаться с соответствующими запросами в органы прокуратуры. Однако возбуждение уголовного дела или производства по административным правонарушениям по основанию пропажи (несохранности) документов возможно лишь в строго ограниченных случаях.

Ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов

Согласно ст. 27 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» за нарушение правил хранения и уничтожения документов предусматривается гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность. Она может быть возложена на юридических и должностных лиц, в частности, руководителя организации или главного бухгалтера, а также других граждан, виновных в нарушении законодательства в данной области.

При этом к несоблюдению порядка архивного хранения относятся:

  • неправомерное уничтожение документов;
  • утрата до истечения установленного срока хранения;
  • нарушение правил комплектования, фондирования и т.д.;
  • несоблюдение требований к условиям хранения (например, для бухгалтерских документов это отдельные помещения или специально оборудованные закрывающиеся шкафы) и т.д.

Виды и степень возлагаемой ответственности зависят от тяжести нарушения и устанавливаются Налоговым кодексом РФ (НК РФ), Кодексом об административных правонарушениях (КоАП) и другими нормативными документами федерального и регионального значения.

Гражданско-правовая ответственность

Гражданско-правовая ответственность за нарушение архивного законодательства носит компенсационный характер. Другими словами, лицо, виновное, например, в утрате или порче документов, обязано возместить причиненный ущерб.

Чаще всего наказание ограничивается материальным взысканием в виде уплаты неустойки или штрафа. Однако в случае серьезных нарушений, к примеру, при несоблюдении правил хранения особо ценных документов, последние могут быть изъяты по решению суда в соответствии со ст. 240 ГК РФ.

Административная ответственность

Административная ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов заключается в наложении штрафов, размер которых регламентируется КоАП:

  • за нарушение должностными лицами правил хранения, комплектования и учета архивных документов – 300-500 руб. (ст. 13.2о КоАП);
  • за грубое нарушение правил ведения и представления бухгалтерской отчетности – 2000-3000 руб. (ст. 15.11 КоАП).

Наряду с административной, за подобные нарушения законодательством РФ также предусмотрена налоговая ответственность. В частности, в ст. 120 НК РФ установлены следующие размеры штрафных санкций:

  • 10 000 руб. при отсутствии первичных документов за 1 налоговый период;
  • 30 000 руб. при непредставлении документов более чем за 1 налоговый период;
  • 20% от суммы неуплаченных налогов, но не менее 40 000 руб. при условии, что утрата документов повлекла занижение налоговой базы.

Уголовная ответственность

Уголовная ответственность может быть наложена за «уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов» (ст. 325 УК РФ), а также за непредставление их налоговой службе (ст. 199 УК РФ). В зависимости от тяжести нарушения виновное лицо может быть наказано штрафом в размере от 100 000 руб., исправительными или принудительными работами, либо лишением свободы на срок до двух лет.

Ответственность за несанкционированное уничтожение документов

Ответственность за утрату документов организации

При утрате или потере документов руководитель организации должен сформировать комиссию по выявлению причин пропажи. Это правило регламентируется п. 6.8 «Положения о документах и документообороте».

Читайте так же:  Уголовный кодекс 30 глава

Существует несколько причин утраты документов:

1. Форс-мажорные обстоятельства

Если уничтожение или потеря документов связаны со стихийными бедствиями, взломом, пожаром или другими экстремальными условиями, то к делу о расследовании должны подключаться сотрудники, непосредственно связанные с происшествием: следственный комитет, МЧС.

При этом заключение комиссии дополняется следующими документами:

  • справка от Государственного пожарного надзора о причинах возгорания;
  • уведомление из ОВД о возбуждении дела о краже;
  • справка из РЭУ о факте затопления;
  • справка от МЧС о возникновении чрезвычайной ситуации;
  • и другие документы, подтверждающие возникновение непредвиденных обстоятельств.

2. Утрата по вине сотрудника

Если документы были потеряны или незаконно уничтожены по вине сотрудника организации, управляющий должен принять от этого сотрудника письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном наказании, регламентированном статьей 193 ТК РФ.

Увольнение виновного сотрудника проходит в соответствии с формой Приказа № Т-8, который утвержден письмом Роструда от 01.06.2001 г. № 1493-6-1.

После окончания процедуры установления факта пропажи и составления актов, комиссия начинает восстанавливать потерянные документы. Если комиссия не смогла определить, какая часть документов была утеряна, то создается дополнительная инвентаризационная комиссия.

Ответственность за утрату архивных документов

Статья 27 Федерального закона №125 регламентирует следующие виды ответственности за уничтожение бухгалтерских документов:

Административная ответственность за уничтожение документов

Нарушение правил архивного хранения, учета и использования документов предполагает минимальные денежные потери для организации. Законодательство предлагает штрафы для граждан от 100 до 300 рублей; для должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Статья 15.11 КоАп РФ предлагает за грубое нарушение требований к ведению бухгалтерского учета штраф на должностных лиц в размере от 5000 до 10000 рублей, на юр. лиц – от 20000 до 50000 рублей.

Налоговая ответственность за утрату секретных документов

  • Пункт 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ предусматривает штраф 200 рублей за каждый не предоставленный налоговый документ.
  • 10 000 рублей предлагается заплатить за потерю документов за один налоговый период.
  • За утерю первичных документов штраф составляет 30000 рублей за несколько отчетных периодов.
  • Штраф в размере 20% от суммы заниженного налога, который вызван утратой первичных документов, но не менее 40000 рублей.

Уголовная ответственность за уничтожение документов

Если организация не предоставила налоговому инспектору документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов согласно законодательству РФ, то должностное лицо наказывается штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей или удержанием заработной платы за период от 1 до 2 лет, либо принудительными работами с лишением права занимать определенные должности, либо лишением свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет (часть 1 статьи 199 УК РФ).

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Ольга Куликова, руководитель отдела по работе с клиентами

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;
  • перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
Читайте так же:  Порядок заполнения баланса малого предприятия

Несмотря на то что перечень, утвержденный Росархивом 06.10.2000, в настоящее время не действует, при уничтожении документов, созданных в период его действия, необходимо руководствоваться теми сроками хранения, которые в нем указаны. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.

Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

  • отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
  • избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
  • сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

  • наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
  • дату оформления акта;
  • описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
  • подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 2 000 до 3 000 руб.

Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

  • запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
  • нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
  • нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
  • необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

О том, как уничтожают печати, читайте в статье «Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)».

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.

Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.

Статья 325 УК РФ. Похищение или повреждение документов, штампов, печатей либо похищение акцизных марок, специальных марок или знаков соответствия

Сделано в Санкт-Петербурге

© 1997 — 2019 PPT.RU
Полное или частичное
копирование материалов запрещено,
при согласованном копировании
ссылка на ресурс обязательна

Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях
его функционирования в рамках Политики в отношении
обработки персональных данных. Если вы не согласны,
пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте

Удаление аватара

Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Читайте так же:  Налоговый вычет на студента очного отделения

Мы отправили письмо на ваш адрес электронной почты ([email protected]). В письме вы найдете ссылку для сброса пароля и все дальнейшие инструкции.

Вы уверены, что хотите выйти?

Сообщение отправлено

Ваше сообщение администратору отправлено. Вы получите ответ на адрес электронной почты в течение 2х рабочих дней

Вы уверены, что хотите удалить закладку
“Изменения в КоАП с 1 марта 2017 года”?

Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов: судебная практика

Создание и поддержание архива организации в должном состоянии – объемная работа, важность которой порой нивелируется директорами организаций. Работники небольших компаний, как правило, занимаются делами архива по остаточному принципу. И это совершенно неправильно, а порой даже опасно для организации: велика вероятность при первой же проверке получить штраф, причем как за некорректное исполнение обязанностей, так и за бездействие.

В соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.11.2015; далее – Федеральный закон № 125-ФЗ) за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации предусматривается гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность.

Судебная практика по нарушениям правил и сроков хранения документов обширна и разнообразна, касается организаций всех форм собственности и самых разнообразных документов, включая дела по личному составу. В зависимости от степени тяжести вины решения суда по подобным делам различны – от предупреждения до сотен тысяч рублей штрафных санкций. Примеры реальных судебных дел рассмотрим далее.

Важно!

Чаще всего нарушения правил хранения и уничтожения архивных дел выявляются в ходе проведения плановых выездных проверок, реже – по факту неисполнения запросов. При этом проверки может инициировать как вышестоящий архив, налоговая или Пенсионный фонд, так и сама организация в рамках очередного внутреннего аудита.

Правоприменительную практику по вопросам нарушения правил хранения архивных документов условно можно разделить по видам споров.

1. Споры, связанные с непредоставлением запрашиваемой документации по причине их утери в ходе стихийных бедствий (землетрясение, наводнение, ураган, пожар и т.п.). В решении подобных споров суды все чаще встают на сторону налогоплательщиков. Организация может избежать штрафа за утерю документов, если представит доказательства, что такая утеря произошла вследствие форс-мажора. Подтвердить такие факты можно справками из соответствующих органов.

Обратите внимание!

Если документы сгорели, а в помещении, в котором они хранились, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором эту ситуацию не признают. Аналогично и с кражей: если помещение, в котором хранились документы, не запиралось, то штраф придется уплатить.

2. Непредоставление документов по причине их хищения. Единого мнения судов по решению таких споров нет. Так, ФАС Западно-Сибирского округа согласился с отсутствием вины налогоплательщика в непредоставлении документов по указанной причине, а ФАС Центрального округа в схожей ситуации принял противоположное решение, т.к. «хищение стало возможным из-за действий должностных лиц самой организации, не обеспечивших сохранность бухгалтерских документов».

3. Непредоставление документов по причине их отсутствия.

Извлечение

из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях

Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей.

Пример

ОАО «ППП» в ходе проверки его деятельности не предоставило приказ директора о назначении лица, ответственного за архив. Личные карточки уволенных работников (по форме № Т-2), личные дела и приказы по личному составу хранились в неупорядоченном виде, за что организация была оштрафована на 300 руб.

4. Уничтожение документов ранее требуемого срока. За несоблюдение норм архивного хранения или за неправомерное уничтожение документов ранее установленной даты ликвидации с организации и лично с руководства компании могут взыскать административный штраф. Размер штрафа может составлять сумму до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание!

Представители проверяющих органов составляют акт о нарушении норм архивного хранения, который можно оспорить только в судебном порядке.

При совершении двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности, при этом уплата штрафа не освобождает предприятие от обязанности устранить нарушение.

Извлечение

из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях

Статья 15.11. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.

1. Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается:

занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов вследствие искажения данных бухгалтерского учета;

искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.

2. Должностные лица освобождаются от административной ответственности за административные правонарушения, предусмотренные настоящей статьей, в следующих случаях:

представление уточненной налоговой декларации (расчета) и уплата на основании такой налоговой декларации (расчета) неуплаченных сумм налогов и сборов, а также соответствующих пеней с соблюдением условий, предусмотренных пунктами 3, 4 и 6 статьи 81 Налогового кодекса Российской Федерации;

исправление ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Пример

В 2009 г. в ходе плановой выездной проверки деятельности в одном из ЗАО Краснодарского края был выявлен вопиющий факт нарушения норм хранения и утилизации архивных документов. Главный бухгалтер вывез в подвальное помещение гаража все документы общества о текущей бухгалтерской отчетности, включая входящую и исходящую корреспонденцию, папку с протоколами Совета директоров, решениями общих собраний (за прошедший год). До этого данная документация хранилась дома у главного бухгалтера (!).

В конце января 2009 г. подвал затопило, и все находящиеся в нем документы ЗАО пришли в негодность: текст был размыт, информация стала нечитаемой. Поэтому главный бухгалтер выбросил документы, без составления каких-либо описей и подтверждения факта случившегося. Документы следовало хранить до сдачи в архив в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа[1], а в случае утраты или повреждения оригиналов документов – заверенные в установленном порядке копии с составленным актом. Этого сделано не было. В итоге общество было оштрафовано на 200 000 руб. (решение Арбитражного суда Краснодарского края по делу № А32-4676/2010-51/155-74АЖ от 11.03.2010; постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда по делу № А32-4676/2010 от 28.05.2010).

[1]Имеется в виду место государственной регистрации ЗАО как юридического лица.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2016.