Приказ о порядке согласования договоров

Рубрики Статьи

Содержание:

Приказ о порядке согласования договоров

о порядке подготовки и заключения договоров
в компании «…»

1. Термины и определения

1.1. Договор — соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей;
Типовой договор – договор, включенный в перечень типовых договоров согласно приложению N 1 к настоящему Положению;
Нетиповой договор – договор, не включенный в перечень типовых договоров согласно приложению N 1 к настоящему Положению;
1.2. Существенные условия договора — условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение. В настоящем Положении к таковым относятся:
1) предмет договора;
2) количество товара/объём оказываемых услуг;
3) ассортимент товара/виды услуг;
4) стоимость договора;
5) ответственность сторон;
6) порядок расторжения договора в одностороннем порядке.

2. Общие положения

2.1. Настоящим Положением устанавливается порядок заключения договоров компанией «…» с предприятиями, учреждениями и организациями, а также с физическими лицами, предусматривающий:
— внутреннюю процедуру заключения (оформления, согласования и подписания) структурными подразделениями компании договоров;
— виды заключаемых компанией договоров;
— контроль и ответственность за заключение и исполнение договоров;
— учет и хранение договоров.
2.2. Положение обязательно к исполнению всеми структурными подразделениями компании.
2.3. Договорно-правовая работа в компании должна обеспечивать:
— своевременное качественное заключение договоров с контрагентами на условиях, максимально удовлетворяющих хозяйственные нужды и экономические интересы компании;
— строгий контроль за исполнением договорных обязательств компанией и ее контрагентами;
— анализ причин, вызывающих неисполнение или ненадлежащее исполнение договоров, а также разработку мероприятий по их устранению.
2.4. Компания заключает договоры с предприятиями, учреждениями и организациями, не входящими в состав компании от своего имени и от имени его структурных подразделений. Руководители подразделений несут персональную ответственность за надлежащее исполнение настоящего Положения.
2.5. Все договоры, поступившие в адрес структурного подразделения компании, подлежат тщательному изучению руководителями соответствующих структурных подразделений с согласованием их должностными лицами, указанными в п. 6.1 настоящего Положения. В случае признания нецелесообразным заключения договора на предложенных контрагентом условиях, составляется протокол разногласий с дальнейшим направлением его контрагенту.
2.6. Заинтересованные в заключении и исполнении договора подразделения могут привлекать к обсуждению его условий другие подразделения, связанные с реализацией данного договора, обращаться к юрисконсульту, в финансовый отдел, бухгалтерию и другие подразделения для получения соответствующих заключений.
Сроки согласования условий договора и подготовки заключения в каждом из подразделений не должны превышать 3-х рабочих дней. Заключения по проектам договоров подписываются руководителями соответствующих подразделений.
2.7. Внесение изменений в заключенные договоры оформляется дополнительным соглашением к договору и является его неотъемлемой частью. В случае если дополнительным соглашением изменяются существенные условия договора в части его предмета, ответственности сторон и порядка расторжения, такое дополнительное соглашение обязательно подлежит согласованию с юрисконсультом.

3. Субъекты договорно-правовой работы

3.1. Договоры, заключаемые компанией, подписывает её генеральный директор, а в случае его отсутствия — заместитель генерального директора, действующий на основании приказа или доверенности.
Руководители структурных подразделений компании имеют право подписи договоров только в пределах полномочий, установленных специальной доверенностью, выданной компанией и подписанной генеральным директором.
3.2. Круг должностных лиц, уполномоченных заключать договоры, устанавливает генеральный директор компании.
Полномочия должностных лиц на подписание договоров могут быть ограничены приказом или доверенностью, выдаваемой генеральным директором в части предмета, суммы, сроков и других существенных условий договора.
3.3. Общий контроль за договорной работой в компании осуществляет генеральный директор и юрисконсульт.
Указания юрисконсульта по процедуре (порядку) оформления договоров являются обязательными для исполнения всеми структурными подразделениями компании.
3.4. Юрисконсульт осуществляет предварительную проверку соответствия действующему законодательству документов по проектам договоров, протоколов разногласий, изменений и дополнительных соглашений к договорам, подготавливаемым в компании, а также подготовку заключений по проектам договоров, поступающим от контрагентов.
3.5. Юрисконсульт дает разъяснения по правовым вопросам, возникающим в процессе заключения и исполнения договоров.

4. Виды заключаемых договоров

Все договоры, заключаемые компанией подразделяются на:
4.1. в зависимости от субъектов заключаемых договоров:
— договоры с клиентами;
— договоры с поставщиками.
4.2. по содержанию договора:
— типовые;
— нетиповые.
4.3. по характеру правоотношений:
— договоры купли-продажи;
— договоры поставки;
— договоры возмездного оказания услуг;
— договоры аренды;
— иные.
4.4. в зависимости от срока действия:
— срочные (срок действия договора определён законом или договором);
— бессрочные (срок действия договора не определён).

4.5. Возможно заключение и других видов договоров, предусмотренных разделом IV ГК РФ.

5. Порядок подготовки и утверждения типовых договоров

5.1. В случае возникновения необходимости разработки типового договора для подразделения, его руководитель выступает инициатором процесса разработки и составителем первоначального проекта договора.
Первоначальный проект договора должен содержать следующие обязательные разделы:
— преамбулу (наименование сторон, его заключающих, правоуполномочивающие документы, на основании которых они действуют);
— предмет договора;
— права и обязанности сторон;
— срок действия;
— перечень лиц, ответственных за исполнение условий договора и уполномоченных на подписание актов сдачи-приёмки;
— ответственность сторон;
— адреса, реквизиты и подписи сторон.

5.2. Далее проект типового договора направляется юрисконсульту для его доработки, приведения в соответствие с нормами действующего законодательства и правилами юридической техники.
5.3. После доработки проекта договора юрисконсульт отправляет его на согласование комиссии, состоящей из следующих должностных лиц:
— руководитель подразделения, выступивший инициатором разработки типового договора;
— руководитель финансового отдела;
— главный бухгалтер.
Общий срок согласования проекта договора комиссией не должен превышать более 3 (трёх) рабочих дней.
5.4. При положительном результате согласования проект типового договора направляется на утверждение приказом генеральному директору компании.
5.5. При отрицательном результате согласования проект типового договора отправляется на дальнейшую доработку с учетом поступивших замечаний, после чего вновь отправляется на согласование. Дальнейшая доработка проекта договора осуществляется совместно инициатором и юрисконсультом в согласованные между ними сроки.

6. Процедура рассмотрения проектов и заключения договоров
с покупателями

6.1. Вся работа по заключению (оформлению и подписанию) и исполнению договоров с покупателями возлагается на руководителей структурных подразделений компании, ответственных за заключение и исполнение договоров.
6.2. По умолчанию все договоры, заключаемые с клиентами, являются типовыми. Это означает, что отношения между контрагентами оформляются соглашением, форма которого исходит от компании согласно приложению N 1 к настоящему Положению. Исключение составляют случаи, когда у клиента имеются какие-либо особые требования к условиям договора, отличным от типовых. В данном случае договор является нетиповым.
6.3. Руководители структурных подразделений компании лично или через подчиненных им работников обязаны обеспечить:
 согласование проектов типовых договоров, в которые вносятся несущественные изменения по требованию контрагента с юрисконсультом;
 согласование проектов типовых договоров, в которые вносятся существенные изменения по требованию контрагента в части стоимости договора и ответственности сторон по нему с генеральным директором.
6.4. Правом подписания договоров пользуются:
— типовые договоры — заместители генерального директора компании, а также руководители структурных подразделений, уполномоченные на то доверенностью, подписанной генеральным директором компании.
— нетиповые договоры — генеральный директор, а также руководители структурных подразделений, уполномоченные на то доверенностью, подписанной генеральным директором компании при наличии на договоре визы юрисконсульта.
6.5. При заключении договоров поставки действует следующий порядок:
6.5.1. При обращении клиента в компанию с целью приобретения товара, специалисту отдела продаж необходимо подать заявку на заведение договора в финансовой системе ИС-Про для выписки счета клиенту (в системе заводится номер и дата договора).
6.5.2. После заведения договора в финансовой системе ИС-Про специалистом структурного подразделения осуществляется выписка счета, служащего основанием для осуществления расчетов между покупателем и компанией. После поступления денежных средств от покупателя на расчетный счет или в кассу компании, оригинал подписанного договора (либо его факсимильная копия) подлежит передаче в бухгалтерию.
6.5.3. Без наличия оригинала договора, подписанного и скрепленного печатями сторон, либо его факсимильной копии, товар клиенту не отгружается.
6.5.4. Сведения о рамочных договорах поставки отдела продаж ИТ со всеми дополнительными соглашениями к ним, вносятся в АИС Sales Expert.
6.6. При заключении договоров на оказание услуг действует следующий порядок:
6.6.1. Заведение договора специалистом финансового отдела в системе ИС-Про осуществляется только при наличии бумажного варианта договора, подписанного уполномоченными лицами и скрепленного печатями с обеих сторон.
6.6.2. В исключительных случаях заведение договора производится на основании факсимильной копии договора, подписанного уполномоченными лицами и скрепленного печатями с обеих сторон, но при условии последующего предоставления оригинала договора в течение 30 календарных дней.
6.6.3. Выписка счета клиенту может осуществляться и без наличия подписанного оригинала договора. Но без поступления денежных средств по выписанному счету дальнейшие действия по оказанию услуг недопустимы.
6.6.4. Если предметом договора является сервисное обслуживание, аналогичные сведения вносятся и в АИС Sales Expert. После заведения договора в финансовой системе ИС-Про, а при необходимости — в АИС Sales Expert, информация о заключенных договорах направляется на Горячую линию для их дополнительной регистрации в программном продукте «Итилиум».
6.6.5. Передача подлинного экземпляра договора со всеми приложениями к нему (за исключением договоров, для которых письменная форма не является обязательной) осуществляется в финансовый отдел компании.

Читайте так же:  Малакут экспертиза москва официальный сайт

7. Процедура рассмотрения проектов и заключения договоров
с поставщиками

7.1. Вся работа по заключению (оформлению и подписанию) и исполнению договоров с поставщиками возлагается на руководителей структурных подразделений, ответственных за заключение и исполнение договоров, которые лично или через подчиненных ему работников обязаны обеспечить:
 согласование с юрисконсультом проектов типовых договоров, в которые вносятся несущественные изменения по требованию контрагента;
 согласование с юрисконсультом проектов нетиповых договоров, стоимость которых ≤1 млн. руб.
 согласование с генеральным директором проектов типовых договоров, в которые по требованию контрагента вносятся существенные изменения в части стоимости договора и ответственности сторон по нему;
 согласование с генеральным директором всех проектов договоров в случае, если стоимость договора ≥ 1 млн. руб. (в случае, если договор заключен на неопределенный срок, под его стоимостью следует понимать годовую стоимость договора). В данном случае генеральный директор принимает окончательное решение о заключении договора, либо об отказе от его заключения;
 передачу подлинного экземпляра договора со всеми приложениями к нему в финансовый отдел (договоры ОП ИТ – в бухгалтерию);
 оперативный учет исполнения контрагентом и компанией обязательств по договору;
 принятие в случае неисполнения обязательств мер по устранению причин неисполнения, а в необходимых случаях представление заключения руководству компании о применении соответствующих санкций;
 переписку с контрагентом по исполнению договора;
 предоставление юрисконсульту и специалисту по дебиторской задолженности необходимых документов о нарушении условий договора.

8. Контроль и ответственность за заключение договоров

8.1. В случае невыполнения условий договора контрагентами должностные лица, ответственные за заключение и исполнение договора, извещают юрисконсульта и специалиста по работе с дебиторской задолженностью о допущенных нарушениях и представляют материалы для применения санкций.
8.2. Указания юрисконсульта и специалиста по работе с дебиторской задолженностью о предоставлении дополнительных документов являются обязательными для исполнения всеми должностными лицами структурных подразделений компании.
8.3. Специалист по работе с дебиторской задолженностью с получением сообщений о нарушении условий договора рассматривает представленные материалы и при наличии вины контрагента, а также материальных и процессуальных оснований готовит претензию об устранении нарушений условий договора и взыскании суммы задолженности. Он же осуществляет дальнейшую исковую работу с виновной стороной.
8.4. В случае, если нарушение договора не связано с порядком осуществления платежей по нему, вся работа по досудебному и судебному урегулированию разногласий производится юрисконсультом.

9. Учет и хранение договоров

9.1. Учет и хранение подлинных экземпляров документов по всем заключенным договорам, протоколов разногласий к ним, дополнительных соглашений и иных приложений осуществляют специалисты финансового отдела (договоры по услугам) и бухгалтерии (договоры по поставкам).

10. Заключительные положения

10.1. Должностные лица компании, на которых возложена обязанность по заключению и контролю за исполнением договоров несут ответственность за нарушения настоящего Положения, которые являются основанием для принятия мер дисциплинарной и материальной ответственности.
10.2. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором компании.

Приложение № 1
к Положению о порядке подготовки и заключения
договоров в компании «. «

Перечень типовых договоров

Тут табличка с указанием наименоваий типовых договоров со ссылкой на приказы, их утвердившие

Приказ о порядке заключения договоров с контрагентами

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ ГОРОДА МОСКВЫ

ТРЕСТ «МОСОТДЕЛСТРОЙ № 1»

ПРИКАЗ

о порядке заключения договоров с контрагентами

от «___»__________ 2009 г. № ____

В целях обеспечения упорядоченности в организации работы по заключению договоров с контрагентами,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить следующий порядок подготовки к подписанию договоров с контрагентами:

1.1. Для инициации работы, контрагент присылает на электронный адрес или другим способом первичные документы: коммерческое предложение с указанием видов работ или услуг с предполагаемыми ценами. В случае, когда контрагент найден заинтересованными службами предприятия, то отправляется запрос на предоставление коммерческого предложения.

1.2. После рассмотрения коммерческого предложения и представленной информации, при условии, что первичная информация соответствует нормам, высылается анкета претендента (приложение к приказу).

1.3. После заполнения анкеты, претендент присылает ее на рассмотрение заинтересованным службам предприятия с приложением учредительных документов, лицензий, свидетельств и т.п..

1.4. Заинтересованные службы по результатам рассмотрения анкеты вписывают в лист обоснования (приложение к приказу), в котором указывается предварительная информация о контрагенте, краткая характеристика.

1.5. В случае появления заинтересованности по результатм представленных документов, провести переговоры с контрагентом.

1.6. По результатам переговоров внести информацию в лист обоснования. При этом, обязательно указав: цель заключения договора, условия договора, если они отличаются от типовых. Если контрагент согласен с типовыми условиями, сделать об этом соответствующую отметку с указанием предполагаемой даты заключения договора. Если договор отличается от типового, провести его юридическую оценку.

2. Установить следующий порядок подписания договоров с контрагентами:

2.1. Полностью подготовить лист обоснования, в котором указать преимущества перед другими контрагентами, если таковые имеются.

2.2. Оформить лист согласования, в который вносятся все замечания и предложения заинтересованных лиц и служб предприятия.

2.3. Оформленный лист согласования вместе с проектом договора и другими документами представить на рассмотрение и возможное подписание руководителю предприятия.

3. Установить, что без наличия анкеты претендента, листа обоснования, листа согласования, договор не может быть представлен на подписание руководителю.

4. Установить, что лист согласования и лист обоснования в случае подписания договора, хранятся вместе с экземпляром договора.

5. Контролировать выполнение настоящего приказа поручаю директору по развитии Вихрову М.А., в части юридического сопровождения – начальнику юридического отдела Поповой Е.А.

6. Настоящий приказ довести до сведения всех заинтересованных лиц.

Руководитель _____________ Ю.П. Сорокин

С приказом ознакомлены:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ПРИКАЗА

«о порядке заключения договоров с контрагентами»

Полезный образец: положение о договорной работе

В положении о договорной работе компания устанавливает правила взаимодействия сотрудников подразделений, которые заключают договоры с контрагентами, и юридическим отделом. В статье – образец положения о договорной работе и советы по составлению этого документа.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

Как утвердить положение о договорной работе

Положение о договорной работе в организации, утверждает руководитель компании своим приказом. К приказу нужно приложить лист ознакомления с ним и текстом самого положения о договорной работе. В листе ознакомления с положением о договорной работе ставят свои подписи все сотрудники, которым документ адресован. Это все должностные лица, которые участвуют в договорном процессе:

  • исполнители, отвечающие за рассмотрение договора;
  • начальник финансового управления;
  • начальник юридического отдела;
  • главный бухгалтер.

Руководители структурных подразделений доводят до сведения сотрудников своего отдела Положение о договорной работе.

Гость, знакомьтесь — Правобот!

Какие разделы должны быть в положении о договорной работе

Образец положения о договорной работе, который мы приложили к этой статье содержит три раздела:

  1. Общие положения.
  2. Перечень документов, представляемых контрагентами для заключения договоров.
  3. Договорный процесс.

Пречислим, что должен содержать каждый раздел. А примерные формулировки положения о договорной работе – в образце документа.

Раздел I. Общие положения

Положение о договорной работе описывает внутреннюю процедуру рассмотрения и согласования гражданско-правовых договоров с участием компании.

Укажите, что действие Положения распространяется на все без исключения обособленные и структурные подразделения – как существующие на момент его утверждения, так и те, которые будут созданы в будущем. кто обязан исполнять положение о договорной работе – все сотрудники компании, в круг служебных обязанностей которых входит процедура согласования и рассмотрения договоров.

Также дайте определения терминов, которые используются в положении:

  • Договор;
  • Исполнитель;
  • Контрагент;
  • Структурное подразделение.

Прокачайте свои навыки

Раздел II. Перечень документов, представляемых контрагентами для заключения договоров

Работа с каждым договором компании начинается с запроса у контрагента документов для заключения с ним договора. Но первое, что нужно сделать: проверить контрагента по всем открытым источникам данных (займет 1 минуту).

В начале раздела можно прописать исключения, при которых пакет документов от контрагента не запрашивается и заключение юридического отдела по проверке контрагента не нужно.

Можно установить нижнюю границу по сумме договора, при которой предоставление документов необязательно. Это поможет ускорить процесс рассмотрения не столь значительных контрактов, поскольку требование к контрагентам о представлении полного пакета учредительных документов, а также документов в подтверждение полномочий руководителя по договору вместо реальной пользы только усложнит хозяйственную деятельность компании. Например, если речь идет о подряде на уборку снега с территории предприятия зимой при цене в 10 000 руб. в месяц.

Читайте так же:  Как оформить спальню в стиле минимализм

Исключение можно также предусмотреть для договоров, которые на момент представления их на рассмотрение уже фактически исполнены контрагентом: перечислены денежные средства, поставлена продукция, выполнены работы и т. Д. Это касается договоров, заключаемых в процессе обычной хозяйственной деятельности.

Если договор является крупной сделкой или сделкой с заинтересованностью, то вне зависимости от факта его исполнения соответствующий пакет документов следует запрашивать, поскольку существует риск его оспаривания со стороны владельцев компании-контрагента.

Найдите контрагента для проверки

Сервис проверит контрагента по государственным реестрам – ЕГРЮЛ и ЕГРИП, Росстата, картотеке арбитражных дел, базе исполнительных производств ФССП России, сервисам налоговой службы и другим. Сформирует досье компании и выписку из ЕГРЮЛ с подписью ФНС.

Памятки для сотрудников юридических отделов

Общие требования к представляемым документам

В этом подразделе нужно прописать, что менеджеры представляют документы для заключения договора от контрагентов в юридический отдел вместе с договором, который должны завизировать юристы.

Укажите место и сроки хранения документов от контрагентов. Как правило компании хранят их вместе с договорами. Уточните, что в документах не должно быть без каких-либо зачеркиваний, исправлений, помарок и подчисток.

В каком виде запрашивать документы у контрагентов

По усмотрению руководителя компании документы от контрагентов можно запрашивать в виде:

  • оригинала;
  • нотариально заверенной копии;
  • копии, заверенной подписью;
  • простых, незаверенных копий.

В шаблоне положения о договорной работе, который мы приложили к этой статье, используются такая формулировка:

«1.5. Если иное не оговорено в настоящем разделе, каждый документ может представляться в оригинале, в виде нотариально заверенной копии либо в виде копии, заверенной подписью исполнительного органа контрагента (директор, генеральный директор, президент и т. п.) или лица, имеющего полномочия от имени контрагента свидетельствовать своей подписью достоверность копий его документов. В последнем случае в обязательном порядке также представляется оригинал доверенности от контрагента на такое лицо, в которой должны содержаться полномочия по заверению копий документов.

1.6. Подпись лица, свидетельствующего от имени контрагента достоверность копий его документов, в обязательном порядке должна быть скреплена печатью контрагента».

Пропишите пакет документов для каждого типа контрагентов

В отдельных подразделах положения о договорной работе установите, какие документы должен предоставить контрагент, если он

  • физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем;
  • физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем;
  • юридическое лицо;
  • иностранная компания.

Еще на эту тему

Раздел III. Договорный процесс

В этом разделе нужно прописать цель, задачи и принципы осуществления договорной работы и процедуру рассмотрения и согласования договоров.

Процедура согласования договоров

Важные моменты процедуры согласования договоров, которые нужно пропписать в положении о договорной работе:

  1. Формат, в котором предоставляется договор. Например, для предварительного рассмотрения договор может быть передан в юридический отдел по электронной почте. Конечный, утвержденный вариант распечатывается.
  2. Прядок внесения договоров в книгу учета договоров и правила ведения книги учета договоров юридическим отделом.
  3. Кто несет ответственность за проверку правосубъектности контрагента и полномочий лиц, подписывающих договор. Как правило, это обязанность юристов, но некоторые компании возлагают ответственность на подразделение, которое работает с контрагентом.
  4. Правила визирования договоров начальником юридического отдела и порядок исправления договора по замечаниям, которые сделали юристы.
  5. Сроки рассмотрения договоров юридическим отделом. Имеет смысл установить разные сроки для типовых договоров, разработанных и используемых компанией и договоров, шаблон которыз предлагает контрагент.
  6. Порядок согласования договора с другими заинтересованными отделами. Например, проекты договоров, содержащих условия о передаче контрагенту по договору сведений, являющихся коммерческой тайной, должна визировать служба безопасности компании.
  7. Как поступать с договорами, по которым не было принято общее решение (юристы не могут одобрить, а контрагент отказывается менять текст).
  8. Правила, по которым юристы разрабатывают шаблоны типовых договоров, утверждают их и передают в работу сотрудникам.

Советуем прочитать

Ответственность и обязанности юридического отдела в договоной работе

Важные правила работы юридического отдела, которые нужно закрепить в положении о договорной работе:

  1. Юристы отдела при рассмотрении и согласовании условий договора не связаны соображениями экономической целесообразности и необходимости подписания договора для компании, а обязаны руководствоваться лишь требованиями действующего законодательства. В случае несоответствия договора требованиям действующего законодательства начальник юридического отдела имеет право такой договор не визировать.
  2. Виза начальника юридического отдела на договоре означает принятие им на себя ответственности за соответствие договора требованиям действующего гражданского законодательства России и не может означать его ответственность за исполнение договора как со стороны компании, так и со стороны ее соответствующего контрагента.
  3. При рассмотрении любого договора юридический отдел не обязан уточнять и проверять, исследовать коммерческие условия договора, согласованные исполнителем с представителямиконтрагента, как то: цена, сроки и иные подобные условия. За соответствие и условий договора действительной воле компании отвечает исполнитель по договору. Контроль за надлежащим исполнением заключенного договора осуществляет исполнитель, который в числе прочего отслеживает образование у контрагента перед компанией дебиторскойзадолженности с целью оперативной передачи информации о должниках в юридический отдел для проведения претензионно-исковой работы.

Скачайте образец положения о договорной работе в формате Word. Используйте наши рекомендации, чтобы с помощью шаблона составить положение о договорной работе.

Смотрите видеолекцию из курса Высшей школы юриста

Прослушайте курс видеолекций по договорной работе в Высшей школе юриста. Систематизируйте свои знания и получите документальное подтверждение: диплом государственного образца.

Самые популярные рекомендации в Системе Юрист в этом месяце

Восемь опасных условий договоров аренды, услуг и подряда
Смотрите, какие условия суды чаще всего оценивают по-разному. Возьмите в договор безопасные формулировки таких условий. Используйте позитивную практику, чтобы убедить контрагента включить условие в договор, а негативную – чтобы убедить отказаться от условия.

Как судиться с приставами: алгоритм работы
Оспаривайте постановления, действия и бездействие пристава. Освобождайте имущество от ареста. Взыскивайте убытки. В этой рекомендации все, что нужно: четкий алгоритм, подборка судебной практики и готовые образцы жалоб.

Как налоговая на самом деле проверяет сведения в ЕГРЮЛ
Читайте восемь негласных правил регистрации. Основано на показаниях инспекторов и регистраторов. Подойдет для компаний, которым ИФНС поставила метку о недостоверности.

20 новых правовых позиций судов о взыскании судебных расходов
Свежие позиции судов по неоднозначным вопросам взыскания судебных расходов в одном обзоре. Проблема в том, что множество деталей до сих пор не прописано в законе. Поэтому в спорных случаях ориентируйтесь на судебную практику.

Обзор практики по уведомлению контрагентов
Отправляйте уведомление на сотовый, по e-mail или бандеролью.

Положение о договорной работе на предприятии

Положение о договорной работе на предприятии – документ, который устанавливает правила работы с различного рода договорами для всех структурных подразделений компании. Положение относится к нормативным актам организации и является обязательным для исполнения.

Что вкладывается в понятие «договор»

Под «договором» понимается письменное соглашение двух или более сторон, в котором устанавливается предмет договора, цена, сроки, права и обязанности каждого из участников сделки и прочие параметры (тонкости, нюансы), имеющие значение для исполнения договора.

По сути дела договор – это универсальный инструмент любого предприятия для регулирования внутренних и внешних связей.

Положение о договорной работе обрисовывает стандартную схему работы с различного рода договорами. Обычно оно разрабатывается в крупных компаниях, где большой поток документации, проходящей через разные отделы.

Документ нужен для того, чтобы каждый работник, в чьи обязанности входит работа с контрагентами, знал о том, как, в какие сроки и при соблюдении каких условий нужно заключать договоры, как их исполнять и что делать после их подписания.

Положение указывает на конкретных лиц, которые несут ответственность за разработку и ведение договоров, а также на подразделения предприятия (обычно это юридический и бухгалтерский отделы), специалисты которых обязаны проверять и анализировать данные документы.

Положение регулирует порядок заключения договоров, в том числе по части визирования и подписания, устанавливает правила и нормы их учета, а также общие и индивидуальные условия, соблюдение которых является обязательным в том или ином случае.

Положение может касаться самых разных договоров: трудовых, подрядных, арендных, купли-продажи и т.д.

Срок действия Положения обычно не ограничен и заканчивается только с выпуском отдельного приказа со стороны руководства компании.

При этом вносить в него поправки можно в любое время по мере необходимости.

Кто разрабатывает Положение

Обязанность по разработке Положения обычно возлагается на юрисконсульта организации или стороннего юриста. В некоторых случаях эту работу проделывает сам руководитель предприятия. Однако, вне зависимости от того, кто окажется непосредственным разработчиком Положения, это должен быть человек, знакомый с Гражданским и Трудовым кодексом РФ, а также имеющий представление о должностных обязанностях того или иного работника организации.

Основные моменты Положения, особенности документа

Единого, унифицированного бланка Положения нет, так что работники организаций и предприятий могут писать его в произвольном виде или по шаблону, который действует внутри компании. Главное, соблюсти некоторые, обязательные для подобного рода документов, требования.

Положение должно иметь определенную структуру. В начале отводится место для резолюции главного лица компании. Далее идет основная часть, разделенная на несколько разделов. Основные из них:

  • преддоговорные отношения с контрагентами;
  • порядок разработки договора;
  • урегулирование разногласий и условия подписания договоров;
  • порядок текущей работы с контрагентами;
  • назначение ответственных лиц.
Читайте так же:  Статистическая отчетность для оао

При необходимости основная часть может быть дополнена любыми другими пунктами (например, о процедуре расторжении или внесения изменений в ранее заключенный договор или об анализе эффективности исполненных договоров и отчетности по ним) – в зависимости от индивидуальных особенностей предприятия.

Количество разделов и содержание Положения находится в прямой зависимости от потребностей компании и задач, которые стоят перед разработчиками.

В некоторых случаях к Положению могут быть приложены унифицированные формы тех или иных договоров, действующих в компании.

Положение обязательно должно быть заверено оригинальной подписью директора организации или работника, уполномоченного действовать от его лица.

Удостоверять положение при помощи печати надо только в том случае, если использование клише для подобного рода бумаг прописано в учетной политике фирмы.

Образец положения о договорной работе на предприятии

В начале документа (слева или справа), как уже говорилось выше, обязательно должно быть отведено место под резолюцию руководства организации. Оформить ее можно двумя способами:

  1. указать должность руководителя предприятия, его ФИО и поставить подпись;
  2. внести ссылку на документ (приказ, распоряжение), которым данное Положение было утверждено;

Также обязательно надо поставить дату визирования.

Ниже идут разделы, в которые включаются все необходимые условия, которые должны соблюдаться при ведении договоров:

  • в первый блок обычно вписываются общие положения, в том числе всё, что касается самого понятия «договор», в каких целях заключаются договоры, кто должен ими заниматься и т.п.;
  • во вторую часть вносится порядок подготовки к заключению договора: прием заявок от контрагентов, документы, которые нужны для заключения договора, условия подписания протокола разногласий и листа согласований и прочие предварительные мероприятия;
  • в третью часть включаются требования к контролю за исполнением договоров, нормы по их хранению и учету, а также вписываются ответственные сотрудники.

Ознакомление с положением

После того, как Положение будет разработано и подписано у директора предприятия, его исполнение становится обязательным. Поэтому, каждый работник, имеющий отношение к работе с договорами, должен быть ознакомлен с ним под роспись.

Нарушение какого-либо из пунктов Положения навлекает дисциплинарную ответственность, которая может быть выражена как в простом письменном замечании, так и в выговоре (с внесением в личное дело), особенно, если оно приводит к срыву договора или материальному ущербу для компании.

В каких случаях составляется лист согласования договора

Составление листа согласования договора происходит перед заключением договора. Это отдельный бланк, в котором прописываются все корректировки и пожелания к документу, регулирующему взаимоотношения между сторонами или их отсутствие, а также фиксируются подписи ответственных за содержание договора лиц.

Зачем нужен лист согласования

Как известно, в любой сделке всегда участвуют минимум две стороны. Обычно письменный договор, по которому предстоит работать, предоставляет исполнитель и договор этот, как правило, рамочный (т.е. типовой). Понятно, что он не всегда может устраивать вторую сторону в полном объеме, причем спорные моменты могут касаться самых разных аспектов: сроков изготовления, формы оплаты, нюансов производства или поставки продукции и т.д.

Лист согласования в таких случаях – документ незаменимый. Представитель каждого отдела, куда договор поступает на согласование, ставит в нем свои замечания и предложения, которые отвечают требованиям предприятия в том или ином вопросе договорной политики фирмы. Все эти отметки направлены на то, чтобы учесть интересы организации и минимизировать ее риски.

Таким образом, в дальнейшем лист позволяет избежать различных проблем и недоразумений, являясь своего рода «охранной грамотой».

Типы листа согласования

Данный документ может быть:

  • универсальным, т.е. имеющий одинаковую структуру и перечень согласовывающих лиц для всех договоров, заключаемых на предприятии;
  • индивидуальным (в этом случае каждый раз формируется отдельный бланк со списком только тех специалистов, которые должны согласовывать тот или иной тип договора).

Порядок заполнения листа согласования

При поступлении к контрагенту договор проходит все необходимые ступени служебной лестницы, причем как в горизонтальном, так и в вертикальном направлении.
С договором знакомятся:

  • руководитель структурного подразделения, которого договор касается напрямую,
  • юрисконсульт
  • представитель отдела бухгалтерии
  • сотрудник службы безопасности
  • заместитель директора и т.д.

При этом следует учесть, что есть всего два лица, которые договор должны согласовывать всегда и везде – это юрист и бухгалтер.

После согласования со всеми уполномоченными сотрудниками, ответственный за ведение и заключение договора работник вносит в него все необходимые правки и при достижении соответствующего соглашения со второй стороной, документ подписывается руководителем предприятия, регистрируется и исполняется.

Сроки согласования

Период согласования договора в каждом случае индивидуален. Зависит он обычно от возможностей организации и устанавливается в специальном документе — Регламенте по договорной работе, который действует во всех крупных предприятиях.

На практике этот срок обычно не превышает одного месяца.

Кто составляет документ

Документ, как правило, оформляет специалист юридического отдела, т.е. тот сотрудник, в должностные обязанности которого входит контроль за составлением и согласованием договоров.
Если в организации должность юриста или юрисконсульта отсутствует, то формированием и заполнением листа согласования может заниматься любой другой работник, в чьи должностные обязанности включена данная функция или назначенный на это отдельным приказом директора.

К формированию документа следует относиться очень внимательно, поскольку предварительное согласование договора – очень важная задача, которая зачастую, при должном исполнении, позволяет избежать разногласий, споров и конфликтных ситуаций в будущем.

На что обратить внимание при составлении листа

На сегодняшний день унифицированного образца листа согласования договора нет, так что представители предприятий и организаций могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, действующему внутри фирмы. При его составлении в плане структуры и содержания важно придерживаться стандартов делопроизводства и правил русского языка.

Вначале документа пишется наименование отдела, в который поступил договор и внутренний номер документа.
Затем идет основная часть:

  • сюда вписывается название компании-контрагента, т.е. той организации, с которой заключается договор, проходящий согласование;
  • коротко обозначается смысл договора.

Следующий раздел обычно состоит в виде таблицы, куда заносятся:

  • порядковый номер и наименование структурного подразделения, в которое поступает договор вместе с листом согласования для ознакомления;
  • должность, фамилия-имя-отчество и подпись ответственного лица;
  • дата согласования;
  • замечания и предложения.

Эта часть документа может быть различной по объему, в зависимости от того, насколько широк круг ответственных за заключаемые договоры лиц.

Под таблицей пишется общая сумма договора, фамилия-имя-отчество представителя контрагента, который ведет договор с той стороны, а также его контактный номер телефона (на случай возникновения различных вопросов).

В завершении следует отметить работника, который ответственен за подписание договора со стороны согласовывающей организации, вписав в лист его должность и ФИО.

Основные нюансы при оформлении листа

Как к содержанию листа согласования, так и к его оформлению, никаких особенных критериев не предъявляется. Формировать его можно вручную или на компьютере, на обыкновенном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия. Главное, что нужно соблюсти: чтобы все подписи были в наличии и в оригинальном виде.

Недопустимо пропускать кого-либо из ответственных сотрудников, а тем более подделывать их автографы.

Удостоверять бланк листа согласования при помощи печати или штампа организации не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право пользоваться штемпельными изделиями только в том случае, если это правило закреплено во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.

Лист обычно формируется в единственном экземпляре, но при необходимости к нему могут быть сделаны и дополнительные копии, заверенные ответственным сотрудником.

Сколько времени и как хранить бланк

Лист согласования договора необходимо хранить в отдельной папке вместе с договором, к которому он относится, на протяжении периода, установленного для сохранения такого рода документации законодательством РФ или локальными актами организации (как правило, не менее пяти лет), затем его можно утилизировать (также в строго определенном порядке).