Отчетность персонал

Рубрики Статьи

Кадровики сдают отчетность в следующие контролирующие органы:

  • В пенсионный фонд — перечень льготных профессий, персонифицированную отчетность
  • В военкоматы — форму № 6, карточку учета организации и другие формы
  • В Росстат — форму № 1 (кадры), П-4, П-4 (НЗ), № 1-Т (проф)
  • В вышестоящие ведомства (министерства)

Помимо вышеперечисленных форм отчетности, кадровая служба также формирует отчеты для внутренних подразделений — для бухгалтерии, руководителей отделов и т п. Такие нерегламентированные отчеты зачастую представляют собой выборки по сотрудникам в различных разрезах либо сводные данные по каким-либо критериям.

Внутренняя отчетность в управленческом учете

Внутренняя управленческая отчетность является наряду с Планом счетов управленческого учета системообразующим элементом, тем основным хребтом, на котором держится вся управленческая структура. Внутренняя отчетность – это совокупность упорядоченных показателей и другой информации. В ней дается интерпретация отклонений от целей, планов и смет, без чего управленческий учет остается формальным скоплением цифровых данных, непригодных для целей внутреннего управления.

Требования к построению и содержанию внутренней отчетности, выработанные наукой и практическим опытом, характеризуют самую суть данного элемента управленческого учета. Причем имеют значение как формальные, так и существенные требования.

Перечислим формальные требования к внутренней отчетности с краткими пояснениями:

  • целесообразность – информация, обобщаемая во внутренних отчетах, должна отвечать цели, ради которой она была подготовлена;
  • объективность и точность – внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок, степень погрешности в отчетах не должна мешать принятию обоснованных решений. Оперативность, быстрота представления отчетности не может не влиять на точность информации, но следует стремиться к минимизации данного фактора;
  • оперативность отчетности заключается в том, что она должна представляться к сроку, когда она является необходимой для принятия решений;
  • краткость – в отчетности не должно быть излишней, избыточной информации. Чем отчет меньшего объема, тем более оперативно можно осмыслить его содержание и принять нужное решение;
  • сопоставимость отчетности заключается в возможности использовать отчетную информацию для работы разных центров ответственности. Отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами;
  • адресность – внутренняя отчетность должна попасть к ответственному руководителю и другим заинтересованным лицам, но при условии соблюдения степени конфиденциальности, установленной в организации;
  • эффективность – издержки на составление внутренней отчетности должны быть сопоставлены с выгодами от полученной управленческой информации.

Целью внутренней отчетности является обеспечение управленческого персонала всех уровней необходимой управленческой информацией. Требования к содержанию отчетности должны сформулировать руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации. Менеджеры должны разъяснить бухгалтерам и другим исполнителям, составляющим внутреннюю отчетность, какая информация, в каком виде и объеме, в какие сроки им необходима.

Для менеджеров имеют значение не только содержание информации, но и способы ее доставки, формы отчетности, грамотно составленные сведения. Внутренняя отчетность должна обеспечить быстрый обзор и оценку фактических результатов, их отклонений от цели, определение существующих недостатков сегодня и на будущее, выбор оптимальных вариантов управленческих решений. Разработать отчетность, позволяющую получить информацию для решения комплекса проблем, весьма не просто. Добиться удовлетворительных результатов можно только совместными усилиями руководителей и бухгалтеров, других специалистов-экономистов, плановиков и т.п.

Специальные требования к внутренней отчетности состоят в следующем:

  • гибкая, но единообразная структура;
  • понятность и обозримость информации;
  • оптимальная частота представления;
  • пригодность для анализа и оперативного контроля;
  • непосредственно в отчетных формах должна приводиться первичная аналитическая информация: отклонения от целей, норм и смет доходов, ранжирование отклонений и т.п.

Гибкая, но единообразная структура отчетной информации вытекает из самой сути внутреннего управления и управленческого учета. Информация обратной связи и контроля должна иметь достаточную внутреннюю гибкость, обеспечивающую реагирование на изменяющиеся цели и потребности управляющих центрами ответственности. Вместе с тем необходимо обеспечить информационное единообразие. Система управленческого учета и внутренней отчетности не может находиться в стадии перманентного изменения. Она может меняться только дискретно в связи с существенными изменениями в характере деятельности организации.

Гибкость и единообразие внутренней управленческой информации обеспечивается тем, что на самом первичном уровне регистрации накапливается необходимый объем данных, которые затем могут отбираться и группироваться в требуемом информационном контексте. Если вы не сможете охватывать необходимые данные на этапе их ввода, то впоследствии вам будет трудно получить нужную в каждом случае информацию.

То же относится к группировке издержек. Каждый центр ответственности хочет получать отчеты, содержащие информацию для своих собственных целей. Система информации должна быть разработана так, чтобы существовало определенное единообразие данных для группировки и сравнения. Бухгалтерский учет по определению стремится к единообразию, это знает каждый бухгалтер.

Понятность и обозримость информации сводится к тому, что каждая отчетная форма должна содержать только ту информацию, которая необходима данному конкретному менеджеру. Чрезмерная детализация отчетной информации, ее перегруженность многими малосущественными показателями затрудняет понимание отчетности, ведет к использованию в управлении не той информации, которая позволила бы найти самое верное решение. По закону Паркинсона число цифр, включаемых в отчет, часто превышает пределы возможностей, обеспечиваемых отчетом.

Итак, чрезмерная детализация отчетности – враг понятности, а следовательно, действенности отчетности. Наиболее существенные примеры чрезмерной детализации:

  • размерность количественных показателей доведена до абсолютной точности. Вместо показателя объема на сумму 10 926 462 руб. 18 коп. следует записать 10 926 тыс. руб., или даже 10,9 млн руб., что намного обозримее детальной цифры, величина которой воспринимается с трудом;
  • отклонения отражаются буквально по всем статьям. Отклонение в 100 руб. приводится рядом с отклонением в 100 тыс. руб., в результате их можно понять как равновеликие. Мелкие отклонения распыляют внимание управляющего, ограничивают понимание информации;
  • статьи отчета детализируются по функциям «объем продаж», «издержки на продажи» без связи с видами продукции, секторами рынка и т.п. В данной ситуации имеем детализацию «наоборот»;
  • множество посторонних показателей, которые не контролируются данным центром ответственности.
Читайте так же:  Образец справки по зарплате по месту требования

Оптимальная частота представления отчетности является производной от назначения информации и возможностей принятия решений, т.е. от факторов, определяющих использование отчетов в управлении. Одни отчеты нужны чаще, другие реже. Периодичность представления внутренней отчетности колеблется в значительных пределах.

Внутренние отчеты могут быть ежегодными, ежеквартальными, ежемесячными, еженедельными, ежедневными или представляться по мере возникновения отклонений. Нет необходимости увеличивать частоту представления отчетов, если невозможно принять решение на основе такого отчета. Если премирование персонала производится поквартально, то нет смысла в ежемесячной информации выполнения условий премирования. Агрегирование информации и частота ее представления коррелируют между собой. На низовых уровнях управления необходимы более частые и более детальные отчеты. С переходом на более высокие уровни отчетность представляется все реже и содержит более укрупненные агрегированные показатели.

Не следует думать, что все отчеты нужны на третий день по окончании месяца. Все зависит от необходимости принимать оперативные решения, от потребности в дополнительных сведениях и пояснениях.

ФОРМЫ ВНУТРЕННИХ ОТЧЕТОВ

На основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях управления организацией. Важным элементом в принятии решений является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия. Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна. Она отрицает шаблонный подход. Можно выделить классификационные признаки, характеризующие общие подходы к характеристике форм отчетности (рис. 1).

По содержанию информации внутренние отчеты подразделяются на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитические.

Комплексные итоговые отчеты представляются обычно за месяц или за иной отчетный период (квартал, полугодие и т.п.) и содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период; представляются регулярно и отражают доходы и расходы по центрам ответственности, исполнение сметы издержек, рентабельность, движение денежных средств и иные показатели для общей оценки и контроля.

Тематические отчеты по ключевым показателям представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции и другим, не входящим в оценочные, плановым показателям, подконтрольным центру ответственности.

Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам руководителей и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности. Например, причины, влияющие на перерасход ресурсов, уровень продаж по секторам рынка, всесторонняя оценка причин изменения рентабельности, анализ рынка и использования производственной мощности, факторы риска деятельности в определенных направлениях и т.п.


Рис. 1. Классификация внутренней отчетности

По уровням управления различают оперативные отчеты, текущие и сводные отчеты. Оперативные отчеты представляются на низовом уровне управления в центрах ответственности. Они содержат подробную информацию для принятия текущих решений. Составляются еженедельно и ежемесячно.

Текущие отчеты содержат агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли, центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.

Сводные отчеты представляются для высшего управленческого персонала организации, по которым принимаются стратегические решения и осуществляются общий контроль деятельности и контроль управленческого персонала на среднем, иногда – на нижнем уровне. Периодичность колеблется от ежемесячных до ежегодных отчетов.

Оперативная информация, предназначенная для низовых центров ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. Нижний уровень – это оперативные решения по согласованию и выполнению производственных планов, использованию ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представления на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации.

Пример отчета об издержках для разных уровней управления одной из организаций.

Партнер-Персонал «Стандарт»

Программа «Партнер-персонал: Стандарт» (расчет заработной платы и кадровый учет на предприятии) предназначена для:

  • осуществления расчетов с персоналом по оплате труда;
  • расчета налогов и страховых платежей, а также для формирования соответствующей отчетности в контролирующие органы;
  • отнесения в себестоимость продукции (работ, услуг) сумм начисленной заработной платы и сумм отчислений с фонда оплаты труда с дальнейшим автоматическим формированием бухгалтерских проводок;
  • для автоматизации работы отдела кадров.

Может использоваться как в средних по численности, так и в крупных компаниях со сложной организационной структурой.

«Партнер-персонал» — от расчета до отчетности:

  • Учет персонала и кадровых данных сотрудников; (Приказы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а, Т11, Т-11а, Т7, Т6, Т-6а, Т9, Т-9а, Т-10, Т-10а, Т-2, Т-2ГС, Т-54, Т-54а, ОКУД 0504417)
  • Простой и быстрый расчет заработной платы; (Документы: расчеты по табелю, расчет отпуска, по среднему, по больничным листам, расчет компенсаций на детей, расчет премий, расчет районного коэффициента, расчет компенсаций за наем жилья, дивидендов, произвольные начисления, перерасчеты по табелю, сторнирование заработной платы, более 20 различных расчетов нарядов, удержание НДФЛ, профсоюзных взносов, алиментов, удержание в банк, удержание кредита, ссуд, за страхование, удержание квартплаты, произвольные удержания).
  • Ведение табелей учета рабочего времени с применением различных графиков работ; (Формы табелей Т-12, Т-13, ОКУД 0504421)
  • Выдача заработной платы; (Документы: выплаты по кассе, в том числе в межрасчетный период, выплаты аванса, выплаты через банк (с выгрузкой файлов электронного обмена данными различных форматов). Формы Т-51, Т-53, ОКУД 0504401, 0504403, 6002501)
  • Расчет налогов и взносов; (Расчет НДФЛ, расчет страховых взносов в ПФР, ФОМС, ФСС)
  • Формирование бухгалтерских проводок; (Совместимо с 1С:Предприятие 7.7 и 1С:Предприятие 8)
  • Формирование отчетности; (Карточки ПФР, НДФЛ (регистр), сводная отчетность, 3-ОБ, 3-ОБС, справки (Минздравсоцразвития, для пособия по безработице, денежный аттестат, в ЖКО и т.п.), специализированная отчетность по кадровому учету)
  • Персонифицированный учет. Налоговая отчетность. Отчетность в фонды; (Формы отчетности НДФЛ-2, РСВ-1, СЗВ-6-4, АДВ-6-5, АДВ-6-2, СПВ-1, 4-ФСС)
  • Статистическая отчетность; (Формы отчетности № 1, П-4, П-4 НЗ, П4 расшифровка, среднесписочная численность, 3-Ф, КНД 1110018, 57-Т, 1-Т ГМС, мониторинги (образование, здравоохранение, культура))
  • И многое другое. ;
Читайте так же:  Имеет ли право снт отключать электроэнергию

Поддерживается ведение учета для нескольких юридических лиц в единой информационной базе, при этом в текущей работе можно использовать общие справочники физических лиц, видов расчетов, шифров производственных затрат, разнообразные классификаторы и т.д., а обязательную отчетность формировать раздельно.

  • Функциональность:
    • Поддерживаются различные системы налогообложения — в одной информационной базе можно использовать различные системы налогообложения: общий режим, УСН или ЕНВД.
    • Задачу отнесения в состав затрат сумм начисленной заработной платы решает подсистема шифров затрат. Ее принцип работы заключается в следующем: каждая запись начислений, удержаний и выплат в регистре расчетных листков автоматически шифруется внутренними алгоритмами системы с использованием соответствующих настроечных справочников (с возможностью ручного изменения таких шифров). Информация по шифрам используется системой в дальнейшем при формировании сводной отчетности и при формировании бухгалтерских проводок.
  • Удобство работы:
    • Наглядный удобный интерфейс, доступ ко всем данным любого сотрудника из одного места — карточки расчета.
    • Надежность, и стабильность работы в сочетании с высокой скоростью обработки данных.
    • Поддержка необходимого количества рабочих мест при сохранении высокой скорости работы системы.
  • Настраиваемость:
    • Простота расчета любых видов начислений и удержаний, легкая настройка алгоритмов расчета без привлечения программистов, настройка на практически любую сложную оплату труда и технологию выполнения расчетов заработной платы.
  • Отчетность:
    • Полностью автоматическое формирование внутренней бухгалтерской отчетности и отчетности отдела кадров с возможностью последующей ручной корректировки выходных форм отчетности.
    • Регламентированная отчетность — включены обязательные формы бухгалтерской отчетности, налоговой отчетности, отчеты для органов статистики (реализовано большое количество мониторингов) и государственных фондов. Поддерживается выгрузка форм на магнитные носители.
  • Интеграция (обмен данными):
    • Возможность интеграции с другими программными продуктами, в частности, совместимость по проводкам с 1С:Бухгалтерия 7.7 и 1С:Предприятие 8.
    • Возможность формирования сведений для зачисления на банковские карточки сотрудников в различные банки.
  • Актуальность:
    • Полное соответствие меняющемуся законодательству.

    Возможно, ответы на интересующие вас вопросы, вы сможете получить в разделе Информационные материалы

    Финансовая отчетность, годовые и социальные отчеты

    Промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность АО «АЛЬФА-БАНК» на 01.10.2018.
    Дата размещения на сайте: 12.11.2018

    Промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность АО «АЛЬФА-БАНК» на 01.07.2018 года.
    Дата размещения на сайте: 10.08.2018 года.

    Промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность АО «АЛЬФА-БАНК» на 01.04.2018 года.
    Дата размещения на сайте: 15.05.2018 года.

    Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность АО «АЛЬФА-БАНК» за 2017 год.
    Дата размещения на сайте: 28.02.2018 года.

    Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность АО «АЛЬФА-БАНК» за 2017 год утверждена 27 июня 2018 года на годовом Общем собрании акционеров АО «АЛЬФА-БАНК» (протокол годового Общего собрания акционеров АО «АЛЬФА-БАНК» № 02-2018 от 27.06.2018).

    Промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность АО «АЛЬФА-БАНК» на 01.10.2017 года.
    Дата размещения на сайте: 10.11.2017 года.

    Промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность АО «АЛЬФА-БАНК» на 01.07.2017 года.
    Дата размещения на сайте: 11.08.2017 год

    Промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность АО «АЛЬФА-БАНК» на 01.04.2017 года.
    Дата размещения на сайте: 16.05.2017 года.

    Какие отчеты помогут финансовому директору контролировать расходы на персонал

    Как сформировать перечень управленческих отчетов о персонале

    Информация может быть представлена в различных аналитических разрезах – по технологическим переделам, структурным единицам, направлениям бизнеса и т. д.

    Какие показатели включить в управленческую отчетность о персонале

    Какие нужны источники информации для подготовки отчетности о персонале

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Регламент контроля расходов на оплату труда

    Чтобы избежать необоснованного роста затрат на персонал, закрепите в регламенте правила, по которым бухгалтерия рассчитывает премии сотрудникам.

    Все для контроля долгов компании

    Комплект рекомендаций, которые помогут повысить эффективность управления кредитным портфелем.

    Самые популярные статьи месяца: выбор главного редактора

    Проверьте данные о собственнике компании

    Выясните, есть ли данные о собственнике, из-за которых банк может отказать компании в кредите.

    Как провести SWOT-анализ компании

    Воспользуйтесь пошаговой инструкцией для проведения SWOT- анализа

    Самые популярные статьи месяца: выбор читателей

    Оценка финансовой устойчивости

    Докажите кредиторам, что компании можно предоставлять длительную рассрочку платежа, убедите банк, что она справится с новыми кредитами и сможет вовремя расплатиться по всем своим обязательствам.

    © 2007–2018 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Финансовый директор».
    Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

    Аналитическая отчетность в управлении персоналом

    На сегодняшний день персонал представляет собой один из основных ресурсов фирмы, управление и развитие которого во многом определяет состояние организации в целом. Работа с ним требует эффективной политики руководства, по сути, уникальной для каждого предприятия.

    Одной из проблем работы с персоналом является текучесть кадров. Она может привести к упущению прибыли, потере квалифицированных рабочих, снижению качества продукции, росту изделий с браком и увеличению числа прогулов. Чтобы контролировать увольнения и понять, как удержать лучших сотрудников, необходимо определить причины, по которым люди покидают компанию. Для изучения мотивов ухода большое значение имеет сбор и анализ информации о них. В первую очередь это сведения об общем числе уволившихся, долях сотрудников различных возрастных категорий, о работниках с низкой и высокой квалификацией, а также об их стаже работы и образовании.

    Для изучения проблем управления персоналом возможно применение следующих методов:

    1. Оценка состояния структуры персонала. Анализ структуры персонала позволяет делать выводы о влиянии той или иной категории на суммарную производительность труда и результаты работы компании; выявлять потребности в расширении, определять необходимую численность сотрудников и их профессиональный и квалификационный состав.
      • Квалификационный состав.
      • Динамика приёма на работу.
      • Возрастной состав.
    2. Оценка причин временной нетрудоспособности. Временная нетрудоспособность — невозможность по состоянию здоровья выполнять работу в течение относительно небольшого промежутка времени. Анализ данного показателя позволяет определять причины и сроки временной нетрудоспособности, выявлять сезонные зависимости, снижать затраты на компенсационные выплаты.
    3. Изучение движения персонала:
      • Оценка текучести кадров. Избыточная потеря кадров приводит к появлению дополнительных расходов, связанных с затратами на восполнение численности, обучение новых сотрудников и устранение недостатков из-за некомпетентных действий. Для измерения текучести персонала часто применяют коэффициент текучести кадров — это отношение числа уволенных работников предприятия, выбывших за определенный период по причинам текучести (по собственному желанию, за прогулы, за нарушение техники безопасности, самовольный уход и т.п.), к среднему количеству сотрудников за тот же промежуток времени. Текучесть бывает естественная и излишняя. Первая способствует обновлению коллектива (для офисных работников она обычно лежит в пределах от 3 до 5%). Этот процесс происходит непрерывно и не требует каких-либо чрезвычайных мер со стороны кадровых служб и руководства. Вторая ведёт к появлению экономических потерь, она дестабилизирует бизнес, влияет на производительность труда не только сотрудников, которые намерены уходить, но и тех, которые продолжают работать.
      • Изучение диаграммы увольнений и кривой выживаемости. Основным вопросом анализа данных по увольнениям является возможность оценить продолжительность работы сотрудника с момента вступления его в должность. Помимо этого, руководителя интересует, в какой момент времени следует ожидать ухода работника. Для анализа используют: кумулятивную долю оставшихся служащих — оценка функции выживания, то есть вероятность того, что сотрудник проработает более t лет в организации, и плотность вероятности – оценка возможного ухода сотрудника на данном интервале.
      • Определение экономического ущерба, вызванного текучестью кадров. При увольнении сотрудников возникают не только потери, связанные с уходом высококвалифицированных кадров, но и существенные денежные затраты. Экономический ущерб складывается из затрат на оплату пособий по увольнению, подбор нового персонала, расходов, связанных с браком на производстве при привлечении работников с низким профессиональным уровнем, и т.д.

    Большинство организаций за время своей работы накапливают огромное количество информации о сотрудниках. Зачастую для её получения и обработки используют различное программное обеспечение. Кроме того, компания может иметь удалённые филиалы. Всё это приводит к возникновению трудностей при попытке соединить данные воедино. Оптимальным в этом случае является применение специализированных систем, ориентированных на решение задач консолидации данных. Подобные комплексы позволяют собрать информацию из различных источников, унифицировать представление, очистить от избыточных и некорректных сведений. Для поддержания непротиворечивости данных и высокой скорости их получения целесообразно внедрение хранилища данных. Аналитическая платформа Deductor содержит всё необходимое для реализации подобных задач и построения законченных решений.

    Консолидированные данные чаще всего используются для получения различной отчетности, в том числе и при первоначальном анализе персонала. Deductor поддерживает множество способов визуализации в виде разнообразных таблиц, графиков, диаграмм, карт…

    Оценка состояния структуры персонала и причин временной нетрудоспособности

    Отчетность представляет собой набор многомерных таблиц, кросс-диаграмм и графиков, дерево отчетов показано на рис. 2.

    Динамика по персоналу позволяет выявить возрастной состав сотрудников, уровень их квалификации, основные причины нетрудоспособности и т.д. Ниже приведены примеры отчетов, построенных с помощью Deductor Studio.