Образец приказа о выдаче подотчетных сумм на банковскую карту

Рубрики Статьи

Содержание:

Примерная форма приказа о порядке выдачи денежных средств под отчет (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Приказ
о порядке выдачи денежных средств под отчет

[ число, месяц, год ]

В целях укрепления финансовой дисциплины в [ наименование организации ], приказываю:

1. Выдачу денежных средств под отчет осуществлять на срок не более [ значение ] календарных дней при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме.

2. Установить максимальный размер подотчетных сумм, выдаваемых одному подотчетному лицу, — [ цифрами и прописью ] рублей.

3. Производить выдачу денежных средств под отчет на основании письменного заявления подотчетного лица в течение [ значение ] рабочих дней со дня представления в бухгалтерию заявления, оформленного в установленном порядке.

4. Расчеты с подотчетными лицами осуществлять через кассу организации, а также с использованием банковских карт. Предоставлять денежные средства на административно-хозяйственные расходы путем их перечисления на банковские карты. Через кассу подотчетные суммы выдавать только сотрудникам, не имеющим соответствующих банковских карт.

5. Уведомлять сотрудников о сумме аванса, назначении и сроках расходования перечисленных денежных средств в случае перечисления денежных средств под отчет на банковскую карту.

6. Обязать всех подотчетных лиц представлять в бухгалтерию авансовые отчеты не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы.

7. Установить, что окончательный расчет по авансовому отчету (погашение задолженности подотчетным лицом или организацией) осуществляется не позднее [ значение ] рабочих дней со дня предоставления авансового отчета.

8. В конце финансового года выдачу денежных средств под отчет производить на срок, чтобы обязанность по представлению авансового отчета возникла не позднее [ значение ] декабря текущего года.

9. Контроль за исполнением приказа возлагаю на [ вписать нужное ].

[ должность, подпись, инициалы, фамилия руководителя ]

С приказом ознакомлены:

[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма приказа о порядке выдачи денежных средств под отчет

Разработана: Компания «Гарант», август 2017 г.

Произведение выдачи денег подотчет на карту сотрудника с расчетного счета в 2019 году

Сегодня нередко возникают ситуации, когда по различным причинам организации необходимо осуществлять выдачу средств своему сотруднику на реализацию всевозможных доходов, связанных с обязанностями.

Но следует помнить, что данная процедура имеет достаточно большое количество самых разных нюансов.

В первую очередь необходимо помнить, что процедура рассматриваемого типа может быть реализована только с определенными сотрудниками. На них должен быть составлен специальный приказ.

Содержание

Сама процедура выдачи денег может производиться как наличными средствами, так и безналичным расчетом – на карту. Данный момент также следует отражать в бухгалтерском учете.

Основные сведения ↑

Сегодня практически на каждом предприятии имеется специальный документ, в котором обозначается перечень подотчетных сотрудников.

Он дает право работодателю осуществлять выдачу средств своему страднику через кассу или же безналичным образом, на карту.

При этом следует помнить, что процедура данного типа должна быть соответствующим образом отражена в бухгалтерском учете. Причем сделать это требуется своевременно.

В специальном приказе обозначается время, в течение которого сотрудник имеет право пользоваться определенной суммой денег.

Необходимо помнить, что он должен в обязательном порядке отчитаться за все расходы и сдать непотраченные средства обратно в организацию.

Также иногда сотрудник расходует средства более выданного ему предприятием лимита. В таком случае ему также через кассу, на основании РКО, выдается определенное количество средств.

Подобного рода операции (задолженности) также необходимо отражать проводками:

Следует помнить о необходимости соблюдения правил ведения бухгалтерского учета. В противном случае, при отражении несоответствующим образом, налоговая служба может воспринять ошибки как попытку ухода от налогов.

В таком случае может быть наложен достаточно серьезный штраф. Подобного рода ситуаций необходимо избегать.

Также при возможности необходимо заранее разобраться со следующими вопросами:

  • что это такое – выдача денег под отчет на карту?
  • кем осуществляются операции?
  • законные основания.

Выдача денег подотчет на карту на сегодняшний день представляет собой специализированную финансовую операцию.

При этом следует помнить о необходимости соблюдения достаточно обширного перечня самых разных правил и особенностей подобного действия. Прежде всего, стоит разобраться с назначением платежа в подотчет на карту.

Образец его можно будет найти в интернете или же получить консультацию в специализированных организациях, занимающихся подобного рода вопросами.

Обязательным условием проведения подобного рода операции является наличие сотрудника в соответствующем приказе о подотчетных лицах.

Не допускается перевод средств на карту работникам, отсутствующим в данном перечне. Данное действие является в обязательном порядке наказуемым.

Кем осуществляются операции

Уполномоченными лицами, на основании решения которых может быть осуществлена рассматриваемая операция, являются:

  • директор – исполнительный, генеральный;
  • главный бухгалтер или же иное уполномоченное лицо;
  • кассир.

Директор и главный бухгалтер, а также все работники в обязательном порядке должны проставить свои подписи на специальном приказе. В противном случае действительным он считаться не будет.

Сама же операция по выдаче подотчетных средств осуществляется следующими лицами:

При этом процедура рассматриваемого типа имеет некоторые важные особенности, связанные именно с формой собственности конкретного предприятия.

Например, перечисляя средства подотчет на карту сотрудника с расчетного счета ИП, требуется обязательно ориентироваться на Положение Банка России №373-П от 12.10.11 г. «О порядке ведения кассовых операций».

Следует помнить о достаточно обширной законодательной базе, затрагивающей данный вопрос, и все положения НПД нужно соблюдать.

Законные основания

При реализации перечисления подотчетных средств на кассу собственного сотрудника руководителю предприятия, а также главному бухгалтеру необходимо ориентироваться на следующие документы:

Также на законодательном уровне установлено, что для осуществления отчетности по всем операциям необходимо будет в обязательном порядке оформить достаточно обширный перечень документов.

Причем часть из них должен сформировать именно работник при отбытии в командировку и прибытии из неё. Все документы должны быть непременно составлены соответствующим образом.

Они должны храниться в течение определенного времени и при необходимости предоставляться ФНС.

Особенности выдачи денежных средств переводом ↑

Следует помнить, что выдача денежных средств переводом имеет очень большое количество самых разных особенностей.

Внесены ли изменения по авансовому отчету в 2019 году, читайте здесь.

При этом все их следует соблюдать. В противном случае велика вероятность возникновения различного рода вопросов со стороны налоговой службы.

Именно поэтому необходимо заранее разобраться со следующими основополагающими вопросами, затрагивающими данный момент:

  • порядок необходимых действий;
  • назначение платежа в подотчет на карту;
  • возврат неиспользованных подотчетных сумм.

Особое внимание следует уделить именно порядку необходимых действий. Существует определенный регламент, он закреплен в действующем на территории РФ законодательстве.

Порядок необходимых действий

Необходимо помнить, что для сведения к нулю налоговых рисков предприятия при выдаче подотчетных сумм сотруднику для свершения каких-либо трат, требуется сформировать следующие документы:

Данные документы должны быть по прибытии сданы в бухгалтерию и отдел кадров.

Также необходимо помнить, что согласно п.26 Положения №749 в течение 3 рабочих дней работник должен представить своему работодателю перечень следующих документов:

После того, как все обозначенные выше операции будут полностью реализованы, бухгалтер может выполнить все соответствующие проводки.

Необходимо помнить, что указание неправильных счетов может привести опять же к наложению штрафов и иным проблемам.

Отражение в бухгалтерском учете следует делать отдельно для каждой операции — выдачи средств и сдачи их обратно в бюджет предприятия сотрудником.

При отсутствии опыта в данном вопросе бухгалтеру стоит предварительно проконсультироваться.

Назначение платежа в подотчет на карту

Чтобы избежать различного рода претензий со стороны ФНС, предприятию необходимо в обязательном порядке ввести соответствующие изменения в свою учетную политику.

Следует в специальном внутреннем нормативном акте описать порядок проведения расчетов с подотчетными лицами с учетом перечисления средств на карточки работников.

Следует помнить о важных нюансах при реализации операции рассматриваемого типа:

  • в платежном поручении, на основании которого будет осуществлено перечисление требуемой суммы на карточный счет сотрудника, необходимо будет указать «Перечисление подотчетных денежных средств»;
  • необходимо помнить, что работник в обязательном порядке должен писать заявление на каждую операцию по перечислению подотчетных средств на его карту или же с неё.

Работник предприятия может в дальнейшем оплачивать все покупки картой и даже снимать средства для осуществления наличного расчета.

Но в таком случае, помимо подтверждающих документов, которые прикладываются к авансовому отчету в обычном случае, необходимо представить:

Также лучше всего предоставить по месту работы оригиналы слипов, квитанции всевозможных терминалов, а также банкоматов.

При возможности стоит снять со всех этих документов копии, так как они почти всегда со временем выцветают. Ранее перечисление подотчетных средств на карту было делом достаточно рискованным.

Читайте так же:  Учебное пособие технология молока и молочных продуктов

ФНС часто расценивало эти суммы как зарплату и требовало оплаты НДФЛ, фонды начисляли взносы. Письма Минфина №14-03-03/728 от 05.10.12 г. изменило ситуацию.

Следует лишь помнить, что, во избежание различного рода санкций со стороны всевозможных контролирующих органов, требуется организовать правильный документооборот.

Также стоит максимально подробно разобраться с процедурой возврата неиспользованных сумм.

Возврат неиспользованных подотчетных сумм

Непосредственно в законодательстве срок, в течение которого работник обязан вернуть не растраченные средства, не обозначается.

Какая проводка, если выдано из кассы подотчет, читайте здесь.

Как выглядит образец приказа о назначении подотчетных лиц в 2019 году, смотрите здесь.

Но он должен обязательно указываться в специальной отчетной документации. Большинство работодателей обозначает срок 3 дня.

Если по какой-то причине деньги вовремя вернуть работник не смог, то налоговики будут обязаны доначислять НДФЛ как за заработную плату.

Возврат средств можно осуществить двумя способами:

  • в кассу предприятия;
  • безналичным переводом.

Сам факт перечисления неиспользованных средств должен быть указан в платежном поручении или же специальной пояснительной записке. Данное требование следует строго соблюдать.

Отражение операций проводками ↑

Необходимо обязательно отражать проводками:

Все самое важное о подотчётных суммах в 2018 году: порядок выдачи и возврата, правила оформления отчёта о тратах

Иногда трудно с первого раза разобраться в нововведениях даже опытным бухгалтерам, но законы меняются, совершенствуются, дополняются. Участок «Расчёты с подотчётными лицами» — не исключение из правил. Сотрудники вынуждены совершать поездки в командировки, приобретать товарно-материальные ценности, ГСМ, а чтобы справляться с поставленными задачами, приходится брать денежные средства под отчёт у организации. Бухгалтеру необходимо оформить выдачу средств работнику, принять подтверждающие документы, сделать бухгалтерские проводки, отражающие израсходованные суммы. Разберёмся, как правильно оформить эти операции.

Передача суммы под отчёт

Подотчётные суммы, как правило, выдаются сотрудникам компании либо физическим лицам, работающим по гражданско-правовым договорам. Сотрудники, получившие денежные средства под отчёт, называются подотчётными лицами. Взяв деньги, они обязаны отчитаться о расходах, а неизрасходованные суммы должны вернуть в кассу. Когда же сотрудник сумел потратить денежных средств (ДС) больше, чем выдала ему организация, фирма должна возместить перерасход.

Кому ещё могут выдаваться средства

В некоторых случаях фирма может дать ДС под отчёт своему подрядчику (письмо Центробанка от 02.10.2014 № 29–1-1–6/7859). У подрядчика возникает обязанность отчитаться за полученные суммы, о чём лучше всего прописать в договоре для предотвращения спорных ситуаций. Отсутствие отчёта для такого подрядчика будет грозить неустойкой в размере 1% от суммы.

За взятые под отчёт деньги нужно обязательно отчитаться перед компанией

На какие нужды можно взять под отчёт

При выдаче подотчётных сумм в заявке нужно указывать цели, на которые они выдаются. В зависимости от цели, выделяют следующие виды расходов по подотчётным суммам:

  • ТМЦ;
  • командировочные;
  • хозяйственные;
  • представительские;
  • затраты по договорам.

Виды хозяйственных расходов

Выдача ДС на ТМЦ логична, так как порой нужна срочная закупка материалов для продолжения работ. Покупка безналичным путём через организацию иногда увеличивает срок получения желаемого товара. Покупка ГСМ также входит в данную категорию.

Командировочные расходы более обширны, к ним можно отнести: суточные, проживание, билеты и некоторые другие расходы, которые закреплены в нормативных актах руководителем организации.

К хозяйственным расходам можно отнести почтовые расходы, расходы на нотариальные услуги.

Почтовые расходы подтверждаются кассовыми чеками.

В представительские расходы входит угощение представителей других организаций или участников совета директоров при проведении переговоров. Транспортировка указанных лиц до места проведения встречи и обратно тоже имеет отношение к такому виду расходов. К той же категории относятся затраты на услуги переводчика.

Расходы по договорам от имени фирмы могут включать в себя вышеперечисленные затраты.

Порядок оформления расходной операции

Подотчётные суммы выдаются материально ответственным лицам. Они несут ответственность за денежную наличность по организации в целом. Учёт такого вида операций отражён в указании Банка России от 11.03.14 № 3210-У. Лицо, отвечающее за кассу предприятия, обязано вести приём наличных, выдавать ДС под отчёт, возмещать перерасход подотчёта, принимать неизрасходованные ДС в полном объёме и частично.

Руководитель компании или ИП должен самостоятельно выбрать порядок контроля за операциями и утвердить его. Следовательно, контроль за выдачей ДС под отчёт также регламентируется им. В приказе он самостоятельно определяет список сотрудников, которые имеют право на получение ДС под отчёт.

Выдача денежных средств под отчёт сотруднику

Для того чтобы сотрудник смог получить наличные ДС на законных основаниях, ему необходимо написать заявление. Самое важное в заявлении — срок, на который выданы денежные средства. В противном случае сотруднику придётся вернуть деньги по истечении трёхдневного срока (п.6.3 Указания № 3210-У). Это заявление обязательно к оформлению, ведь иначе компании грозит штраф в размере 50 тыс. руб. (ст. 15.1.КоАП РФ).

Образец приказа на получение денег

По правилам документооборота за заявлением обычно следует приказ, форму которого утверждает сама организация в своих внутренних нормативных актах. В приказе следует указать суммы, сроки и список лиц, которым выдаются ДС.

Распоряжение о выдаче средств персоналу организации

Любой сотрудник может выбрать способ получения ДС под отчёт: наличными из кассы или на свою зарплатную карту. В первом случае следует оформить РКО, во втором необходимо использование такого документа как платёжное поручение.

Получение денег по расходному кассовому ордеру

Важно помнить, что если сотрудник будет покупать что-либо у контрагента наличными деньгами от имени компании, то необходимо не превысить лимит, а именно — не больше 100 тысяч рублей по одному договору (п. 6 Указания №3037-У). При нарушении этого лимита компании также грозит штраф в 50 тыс. руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Перечисление аванса на зарплатную карту

Весьма удобным способом получения является выдача подотчётных денег на карту, что предусмотрено законодательством (Указание Банка Росии №3037-У). Для избежания проблем, которые могут возникнуть при налоговой проверке, важно закрепить данный способ расчётов в учётной политике компании.

Собственно, из-за того что расчёты наличными деньгами тяжелее контролировать, государство стремится их минимизировать. «Чемоданы» денег все дальше уходят в прошлое.

А.А. ЕфремоваЖурнал «Главная книга»

Форма заявления для перевода средств на банковский счёт

Для получения подотчётных сумм на карту сотрудник должен написать соответствующее заявление. Иначе налоговая проверка решит, что были перечислены не подотчётные суммы, а доход, который облагается НДФЛ в обязательном порядке. В заявлении сотрудник указывает реквизиты карты, срок, сумму и основание для выдачи. В платёжном поручении в поле «Назначение платежа» бухгалтер должен написать: «Перевод средств под отчёт».

Как работнику отчитаться о неиспользованных суммах

Для того чтобы отчитаться о произведённых расходах, работник должен приложить к авансовому отчёту (АО) не только основные отчётные документы, но и слипы, которые выдаются только при оплате картой.

Отражение расчётов с подотчётными лицами в бухгалтерском балансе

Основной счёт бухгалтерского учёта, который показывает дебетовые и кредитовые движения подотчётных сумм — это счёт 71. Когда сотрудник берёт ДС из кассы, то делается проводка: ДТ 71 — КТ 50. Перечисление денег на карту выглядит так: ДТ71 — КТ51.

Если сформировать оборотную ведомость по счету 71, то по дебету будут видны поступления, а по кредиту — расходы. В итоге сальдо по дебету показывает задолженность сотрудника перед фирмой, а кредит — перерасход.

Выдача подотчётных сумм директору

Выдача подотчётных сумм руководителю должна быть регламентирована и подкреплена документально. Такая обязанность возникает из-за того, что с директором, как и с другими сотрудниками (ст. 11 ТК РФ) тоже заключён трудовой договор. Следовательно, руководитель фирмы является наёмным работником, что обязывает его писать заявление на выдачу подотчётных сумм наравне со всеми остальными сотрудниками. Нелепость такой ситуации, когда директор подписывает заявление самому себе вполне можно решить двумя способами.

  1. Заявление составляется не на имя директора, а на имя компании. Директор подписывает это заявление, тем самым разрешая выдачу денег под отчёт.
  2. Заявление составляется директором, но подписывает его другое должностное лицо, закрепить полномочия которого нужно в нормативных актах фирмы на локальном уровне.

Какой из двух вариантов выбрать, решает руководство фирмы, но без заявления от директора выдача подотчётной суммы — это нарушение порядка расчётно-кассового обслуживания.

Основным отличием случая оформления заявления директора является то, что разрешающая подпись уже не требуется, поскольку ставя подпись под заявлением, директор тем самым и согласовывает выдачу средств самому себе. В связи с этим и текст такого заявления директора будет немного отличаться от того, который бы оформлял иной штатный сотрудник (чтобы документ не выглядел так, что директор сам себе разрешает выдать деньги под отчет).

http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/sostavlyaem_zayavlenie_na_podotchet_ot_direktora_obrazec/

В итоге, если есть заявление от директора, то приказ можно не составлять. Подписанный документ подкладывается к расходному ордеру, если выдача проводилась через кассу, а если перевод осуществлялся безналичным путём — к платёжному поручению.

Составление авансового отчёта

Если сотрудник вернулся из командировки, то у него возникает обязанность отчитаться о полученных суммах в течение 3 дней после возвращения (п.26 Положения о служебных командировках). Если сотрудник не ездил в командировку, но брал подотчётные деньги на какие-либо нужды, то отчитаться он должен либо в течение 3 дней после покупки, либо той датой, которую компания назначила сама при выдаче аванса.

Интересен тот факт, что если сотрудник не брал деньги под отчёт перед тем, как совершить покупку, АО ему составлять не надо. Достаточно принести подтверждающие документы и написать заявление, в котором он просит вернуть потраченные ДС. Необходимо указать причину затрат и их обоснование.

Как подтвердить обоснованность затрат

Для того чтобы сотрудник мог отчитаться после того, как потратил выданные деньги под отчёт, он должен предоставить документы, подтверждающие его расходы, и составить авансовый отчёт.

Оправдательные документы

Документами, которые подтверждают фактические затраты, являются чеки, бланки строгой отчётности, билеты, посадочные талоны, электронные билеты, счета из гостиниц. Утеря оправдательных документов ведёт к трудностям при списании произведённых затрат, поэтому так важно, чтобы сотрудники были проинформированы о том, чтобы документы были принесены в бухгалтерию своевременно. Немаловажным фактом является и то, что сумма утерянного чека, признаваемая расходом сотрудника, подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Читайте так же:  Переход через увольнение

Заполнение авансового отчёта

Оформление АО происходит частично самим сотрудником, частично бухгалтером.

Обычно сотрудник заполняет в АО следующие графы: фамилия, имя, отчество, структурное подразделение, должность, перечень документов с датами, номерами и наименованиями расходов и сумм.

Все остальное заполняет бухгалтер.

К АО прикрепляются оригиналы документов, делаются копии чеков, так как кассовые чеки имеют тенденцию к выцветанию по истечении определённого времени.

Сколько должны храниться документы

Авансовые отчёты и приложения к ним необходимо хранить 5 лет, так как они могут в любой момент понадобиться, к примеру, при проведении налоговой проверки. Срок хранения регламентирован Федеральным законом №402-ФЗ от 06.12.2011.

Сроки составления и представления в бухгалтерию авансового отчёта предельно ясны: 3 дня с того момента, как сотрудник вернулся из командировки (п.6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Но ситуация может осложниться болезнью сотрудника, также возможен вариант ухода в отпуск. Такие причины являются уважительными, а это означает, что командируемый сотрудник вполне может отчитаться по АО сразу же после окончания больничного листа либо по возвращении из отпуска, но не позже.

Удержание задолженности из заработной платы

Вполне возможно, что найдётся такой сотрудник, который не сможет вернуть ДС, оставшиеся после поездки в командировку. Иногда бывают и нечестные работники, которые взяв денежные средства на ТМЦ, не приносят отчётные документы, ссылаясь на их отсутствие.

Как удержать средства в случае их невозврата

Работодатель может удержать недостающую сумму из заработной платы работника, но в ограниченном размере, а именно — не более 20% от зарплаты, полученной за месяц (ст. 138 ТК РФ). Если недостающая сумма меньше, то удержать её получится в предстоящий месяц расчёта зарплаты.

В тех случаях, когда сумма невозврата большая, придётся удерживать её частями. Такое возмещение убытков необходимо оформить приказом и получить письменное согласие работника. Лучше взять с такого сотрудника заявление с его подписью, в котором говорится о том, что он не возражает против компенсации перерасхода из зарплаты. При отсутствии какого-либо документального подтверждения, где фигурирует добровольное согласие работника на удержание, компания рискует оказаться в суде.

Максимальный период взыскания остатка задолженности

Конечно, может так получиться, что приказ не издали в ближайший месяц либо требуемую сумму не удержали. Так образуется задолженность за работником перед организацией. Если работник не станет её возвращать, то такая задолженность будет числиться вплоть до истечения срока исковой давности (срок исковой данности — 3 года) либо до судебных разбирательств.

Налогообложение подотчётных сумм

К счастью, подотчётную сумму сотруднику организации выгоднее вернуть фирме, так как такие суммы могут быть квалифицированы налоговыми органами как получение дохода. Следовательно, такой исход событий грозит обложением НДФЛ и страховыми взносами (п. 5 приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02‑09‑11/06–5250).

Проводка при взыскании средств с работника

Для правильного отражения удержания подотчётных сумм из зарплаты делается следующая проводка: ДТ 94 — КТ 71 — списание подотчётной суммы, которая не была возвращена в срок. Проведение непосредственного удержания из заработной платы выглядит следующим образом: ДТ 70 — КТ 94.

Возврат неизрасходованных подотчётных сумм

Вполне возможна и такая ситуация: выдали сотруднику деньги под отчёт, а он их не потратил. Естественно, сотрудник фирмы обязан полностью вернуть сумму в кассу не позднее даты, которая отражена в заявлении на предоставлении аванса (Указание № 3210-У). Следует помнить, что такой порядок расчётов предусмотрен лишь для наличных взаиморасчётов. Порядок расчётов с подотчётными деньгами в безналичной форме лучше всего закрепить в локальных актах компании.

Куда внести излишки денег

Если сотрудник желает вернуть ДС, перечисленные ему на карту, наличными в кассу, он имеет на это право. И также работник может вернуть деньги с помощью карты на расчётный счёт компании, только нужно будет указать, что это «прочие поступления», так как операционисты могут отказать в переводе.

Часто бывают ситуации, что сотрудник не потратил всю сумму полностью. В результате образовался денежный остаток, который ему необходимо вернуть. В таком случае остаток возвращается так же, как и вышеприведённая сумма, с той лишь разницей, что при этом ещё и предоставляется АО с приложением в виде отчётных документов.

Как отразить возврат средств в бухгалтерском учёте

Когда приходит время вернуть неизрасходованные подотчётные суммы или их остаток после произведённых расходов в кассу, проводка выглядит так: ДТ 50 КТ 71 — возврат в кассу, ДТ 51 КТ 71 — возврат на банковский счёт компании. Если сотрудник не вернул подотчётную сумму целиком либо частично, делается следующая проводка: ДТ 94 — КТ 71.

Последствия нарушения порядка выплаты подотчётных сумм

Иногда случаются недочёты и у бухгалтеров, в частности, к ним относится повторная выдача ДС сотруднику, который не отчитался. Такой исход событий грозит наложением штрафа на компанию до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Исключением считается ситуация, когда работник пришёл за новой ДС, не отчитавшись за ранее полученные деньги, но в документах при получении ранней выдачи фигурирует более поздняя отчётная дата.

Как закрыть долг подотчётника при отсутствии документов

Бывают ситуации, когда у организации есть подотчётные суммы, которые хотелось бы списать, но оправдательных документов нет из-за того, что сотрудник их не предоставил. Даже на законодательном уровне такое списание не приветствуется (ст. 9 закона «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ), так как любая хозяйственная деятельность должна быть оправдана и подтверждена документально. К счастью, проблему можно решить нижеприведёнными способами.

Как оформить АО при отсутствии документов

Если сотрудник ездил в командировку либо покупал ТМЦ, а чеки и накладные потерял, всегда можно попытаться их восстановить, запросив копии (п. 1 ст. 252 НК РФ). Когда же восстановление требуемых документов увенчалось успехом, составляется АО и прикрепляется объяснительная записка к нему, где излагается причина отсутствия оригиналов документов.

Предоставление материальной помощи

Известно, что выдача материальной помощи в год на одного сотрудника составляет 4 тыс. рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ, ст. 9 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Такая сумма взносами и НДФЛ не облагается, что облегчает задачу фиктивного списания подотчётного долга в виде материальной помощи или подарка сотруднику. Помните, что подарок сотруднику фирмы на сумму более 3 тыс. рублей важно оформить документально в виде договора дарения (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

Еще один вариант списания долга с 71 счёта — выдача беспроцентного займа (ст. 807 ГК РФ), что позволяет растянуть возврат суммы во времени. В этом случае придётся учесть требование НК РФ и обложить НДФЛ сумму материальной выгоды в размере 35%.

Подробнее о материальной помощи к отпуску — как и когда выплачивается, в каком размере и т.д. — читайте на нашем сайте: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/materialnaya-pomoshh-k-otpusku.html

Рассмотренные варианты списания должны быть использованы в зависимости от ситуации. Только при детальном анализе обстоятельств можно правильно выбрать способ списания.

К сожалению, системе российского документооборота ещё далеко до упрощения бухгалтерского учёта, что хорошо видно из технологии учёта подотчётных сумм. Остаётся ждать и надеяться, что в дальнейшем будут отменены лишние бумаги, определённые суммы не будут облагаться НДФЛ и дополнительными страховыми взносами, а безналичный расчёт в организации вытеснит расчётно-кассовое обслуживание. Это существенно упростит жизнь бухгалтерам и, возможно, остальным сотрудникам.

Как оформить подотчет на карту сотрудника с расчетного счета

Перечисление на карту заработной платы давно никого не удивляет. Сегодня многие компании перечисляют на карту сотруднику и деньги под отчет. Использование карт сотрудников в расчетах по подотчетным суммам является удобным инструментом и для сотрудника и для организации. А правильно оформленные документы помогут избежать вопросов со стороны проверяющих.

Законодательные основы расчетов по подотчетным суммам

Сегодня безналичный перевод денег под отчет используется все чаще. В общем случае порядок расчетов по деньгам, выдаваемым работникам в подотчет, регулируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014. Но в нем говорится о наличных денежных средствах.

Законодательно не ограничена выдача в подотчет на карту работника. Министерство финансов РФ совместно с Казначейством РФ в Письме от 10.09.2013 сделало вывод о том, что выплаты подотчетных средств на банковские счета работников организаций целесообразно и не противоречит законодательству. Аналогичный вывод содержится в Письме Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288.

Порядок выдачи денежных средств в подотчет на карту сотрудника

Порядок расчетов с подотчетниками, в том числе возможность перечисления подотчетных средств в безналичном порядке, рекомендуется прописать в учетной политике предприятия. Деньги под отчет выдаются работнику по его заявлению либо на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя предприятия. В них прописываются цель выдачи денежных средств, срок, на который они выдаются.

Приказом, как правило, оформляется распоряжение руководства на выдачу денежных средств на расходы при отправке сотрудника в командировку.

Бланк заявления на подотчет также стоит разработать и утвердить распорядительным документом. Это позволит избежать ошибок в его оформлении. Заявление сотрудника должно быть обязательно подписано руководителем.

Образец распоряжения на утверждение бланка заявления в подотчет

Оформление платежного поручения

Выдача в безналичном порядке под отчет денег с расчетного счета компании осуществляется посредством оформления платежного поручения. При перечислении подотчетных сумм на карту сотрудника назначение платежа обязательно должно содержать сведения о том, что данные суммы выдаются под отчет, со следующими примерными формулировками:

  • перечисление подотчетных сумм на командировочные расходы;
  • перечисление под отчет на хозяйственные расходы;
  • выдача денежных средств в подотчет.

Образец заполнения платежного поручения на перечисление подотчетных сумм

Для отражения в учете операции по перечислению денежных средств под отчет в безналичном порядке,бухгалтер должен сделать проводку:

  • Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
  • Кредит 51 «Расчетные счета».

Порядок выдачи подотчетных сумм в 2019 году

Недавние изменения в законодательстве несколько упростили работу бухгалтеров с подотчетными средствами. Мы разобрались, в чем заключаются преимущества. Читайте, какой порядок выдачи подотчетных сумм действует в 2019 году.

Читайте так же:  Подача на гражданство сша

Правила выдачи подотчетных средств в 2019 году

Иногда кому-то из работников необходимы деньги, чтобы произвести расходы для организации.

Например, приобрести хозяйственные или канцелярские товары. Такие денежные средства называются подотчетными, а работник, который их получил, является подотчетным лицом. Указанием от 19.06.2017г. №4416-У Банк России изменил порядок выдачи подотчетных сумм. Этот же порядок действует в 2019 году. Изменения в работе с подотчетными средствами показаны в таблице ниже.

Таблица. Порядок выдачи подотчетных сумм в 2019 году

Основание для выдачи денежных средств в подотчет

Отменена необходимость оформлять сразу два документа: заявление о выдаче подотчетных средств и приказ руководителя компании. Оба документа одновременно не нужны (Письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-0Э/20642). Достаточно оформить один из них на выбор компании:

Приказ руководителя компании,

Заявление работника с соответствующей резолюцией руководителя

На основании заявления работника оформляли приказ руководителя компании

Отменен запрет выдавать подотчетные средства, если работник не отчитался за предыдущий подотчет. Даже если старый подотчет не закрыт, выдавать новый можно

Выдавать новые суммы можно было после того, как работник отчитался по предыдущему подотчету

Оформление приходных кассовых ордеров

Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, его квитанцию можно отправить вносителю на электронную почту. При условии, что вноситель высказал такую просьбу и предоставил адрес электронной почты

Корешок ПКО выдавали вносителю только в бумажном виде

Оформление приходных и расходных кассовых ордеров

ПКО и РКО, составленные в электронном виде, подписываются электронно-цифровой подписью

ПКО и РКО составлялись только на бумажных носителях. Получатель, вноситель денежных средств, кассир и главный бухгалтер ставили собственноручные подписи

Ведение кассовой книги

Записи в кассовую книгу может вносить любой работник, уполномоченный руководителем компании

Кассовую книгу мог вести кассир

Работу с подотчетными суммами в 2019 году можно упростить. Для этого нужно разработать и утвердить Положение о расчетах с подотчетными лицами или другой аналогичный документ. В нем предусмотреть, на основании какого документа (заявление или приказ) выдаются денежные средства, в каком порядке эти документы составляются, сроки и порядок предоставления отчета о расходах и т.д.

Обратите внимание, когда в кассе на конец дня осталась большая сумма денег, многие организации выдают деньги под отчет. Налоговики знают об этой уловке и начисляют штраф по части 1 статьи 15.1 КоАП за накопление денег в кассе сверх лимита. Как показывает практика, отменить штраф в суде не получится. Эксперты «Зарплаты» подготовили рекомендации, как не спорить с налоговиками.

Кому можно выдавать деньги в подотчет в 2019 году

В тексте п.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014г. №3210-У предусмотрена возможность выдачи подотчетных средств работнику компании. В Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв. Приказом Минфина от 31.10.2000г. №94н) подотчетными лицами тоже называются работники. В обоих документах не предусмотрена возможность выдачи денег лицам, с которыми не заключен трудовой договор.

Вместе с тем, законодательство не содержит и прямого запрета выдавать подотчетные средства другим лицам, кроме работников. Например, лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор, или совсем никакого договора не заключено. Чиновники Минфина в письме от 02.07.2012г. №02-06-10/2476 предлагают компаниям данный вопрос решать самостоятельно. По их мнению, возможность выдачи и порядок учета таких средств следует предусмотреть в учетной политике.

Для упрощения работы в некоторых компаниях издают приказ об утверждении списка лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет. Образец такого приказа вы можете скачать по ссылке ниже.

Как оформить выдачу подотчетных сумм в 2019 году

Выдачу подотчетных сумм в 2019 году можно оформить на основании одного из двух документов:

  • Заявления работника,
  • Приказа руководителя предприятия.

Выбранный вариант следует закрепить в отдельном документе (положении о расчетах с подотчетными лицами) или в учетной политике.

Заявление о выдаче сумм в подотчет

Если компании удобнее работать с заявлениями, целесообразно разработать его шаблон. Заявление составляют с соблюдением основных следующих требований:

  • Заявление пишет работник на имя руководителя компании,
  • Документ можно написать от руки или распечатать на принтере. В любом случае на нем должна быть собственноручная подпись работника. За исключением случаев, когда заявление подается в электронном виде, тогда его подписывают электронно-цифровой подписью,
  • Текстовая часть содержит просьбу выдать подотчетные средства, их сумму в рублях, цель выдачи (планируемые расходы).

В резолюции руководитель указывает сумму и срок, на который выдаются деньги.

Приказ о выдаче подотчетных сумм

Выдать подотчетные средства можно без заявления работника на основании приказа руководителя компании. В приказе должны быть указаны:

  • Кому выданы денежные средства,
  • Сумма, выдаваемая под отчет,
  • Срок, на который выдаются денежные средства. По истечении этого срока подотчетник должен отчитаться о расходах.

В одном приказе может быть оформлена выдача подотчетных сумм нескольким лицам. Тогда в документе нужно привести перечень работников, а суммы и сроки необходимо указать отдельно для каждого работника.

Недопустимы неточные или обобщенные формулировки. Например, нельзя наложить такую резолюцию: «Впредь выдавать менеджеру Павловой А.Е. подотчетные средства в размере 5 000 рублей без заявлений». Не подойдет и такая формулировка приказа: «Выдавать денежные средства без заявлений, пока сумма подотчетных средств не достигнет 50 000 рублей».

Понятно стремление упростить работу и уменьшить объем составляемых документов. Однако приведенные выше примеры формулировок противоречат требованиям законодательства. А значит, выданные денежные средства могут посчитать не подотчетными, а доходом работника и начислить НДФЛ.

Если подотчетные средства выдаются на командировочные расходы, можно совместить два приказа в одном документе:

  • Приказ о направлении в командировку,
  • Приказ о выдаче подотчетных средств.

Как выдать деньги в подотчет в 2019 году

Лимита выдачи подотчетный сумм в законодательстве не содержится. Руководитель организации определяет, какую максимальную сумму выдавать работникам. А конкретная сумма указывается каждый раз в заявлении или приказе.

Выдача денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером КО-2 (утв. Госкомстата РФ от 18.08.1998г. №88). Ордер составляет главный бухгалтер, «рядовой» бухгалтер или руководитель компании. Кассир или лицо, исполняющее его обязанности, проверяет расходный кассовый ордер, сверяет паспортные данные. Если ошибок нет, наличные денежные средства выдаются из кассы компании.

Деньги можно выдать не только из кассы, но и перевести по безналичному расчету на банковскую карту сотруднику. В письме от 21 июля 2017 г. № 09-01-07/46781 чиновники Минфина разрешили переводить подотчетные средства на зарплатную карту работника. На практике банки переводят денежные средства на любую банковскую карту:

  • Карта по зарплатному проекту,
  • Любая дебетовая карта,
  • Любая кредитная карта.

Главное, чтобы она была выдана на имя подотчетного лица, указанного в приказе о выдаче подотчетных средств.

Чтобы перечисленные деньги не посчитали авансом или зарплатой и не начислили НДФЛ, нужно правильно заполнить поле 24 «Назначение платежа». В нем необходимо указать:

  • Цель денежного перевода – перечисление подотчетных средств,
  • Реквизиты приказа о выдаче денег в подотчет,
  • Цель подотчета.

Назначение платежа может быть, например, таким: «Подотчетные средства на приобретение канцелярских товаров по приказу №3 от 21.01.2019г.».

Еще один способ – выдать работнику корпоративную карту, привязанную к банковскому счету организации. Оплата расходов будет произведена прямо с расчетного счета. Однако это будет уже не выдача в подотчет, ведь рассчитываться будет организация напрямую со своего расчетного счета. А работник в данном случае лишь выступает временным держателем карты по доверенности.

Как выдавать подотчетные суммы директору компании

Порядок выдачи подотчетных сумм директору компании ничем не отличается от порядка выдачи обычному работнику. В том числе, если директор является и единственным учредителем организации. Для получения денежных средств директор должен написать заявление или оформить приказ, и не забыть вовремя отчитаться.

Часто компании выдают директору денежные средства, чтобы не превысить лимит остатка по кассе. Лишние наличные в конце дня выдаются в подотчет руководителю, а на следующий день он вносит их обратно в кассу. Под подотчетные средства нередко маскируют выдачу денег на личные нужды руководителя.

Как в первом, так и втором случае со временем у директора накапливается большая сумма, за которую очень сложно, а иногда и совсем невозможно отчитаться. Налоговики в таких случаях пытаются оштрафовать компанию по ст.15.1 КоАП РФ за нарушение порядка работы с наличными денежными средствами. И есть решения суда в пользу инспекторов, например решение Московского горсуда от 14.08.13 г. по делу №7-1920/2013.