Как заверить выписку из журнала

Рубрики Статьи

Содержание:

Выписка из трудовой книжки

Составление выписки из трудовой книжки происходит в случае, когда владельцу данного документа требуется письменное доказательство о его стаже, опыте или месте работы.

Куда может потребоваться выписка

Обычно выписки требуются в:

  • государственные органы (для установления права того или иного человека на субсидии, льготы и прочие финансовые послабления),
  • банковские структуры (для анализа платежеспособности клиента при выдаче займов и кредитов).

Однако, этими организациями перечень учреждений, которые могут попросить выписку из трудовой не ограничивается – список на самом намного шире. В числе прочего выписка может понадобиться и при трудоустройстве на другую работу в качестве совместителя.

Почему нельзя воспользоваться самой трудовой книжкой

Трудовая книжка бывает на руках у владельца только тогда, когда он находится без работы. При трудоустройстве этот документ передается в отдел кадров предприятия, где в него сначала вносятся все необходимые записи, а затем он включается в личное дело сотрудника. После этого ответственность за содержание и сохранность трудовой книжки переходит на специалиста отдела кадров. Процедура организована именно таким образом потому, что трудовая книжка является документом строгого учета, на основании которого в дальнейшем производится подсчет стажа и начисление пенсии по возрасту.

Чем отличается выписка от копии

Как правило, обыватели редко видят разницу между копией и выпиской. А между тем она, хоть и совсем небольшая, но есть. Копия идентична документу от «А до Я» — иными словами, снимается ведь документ от корки до корки. Выписка же обычно касается какой-то отдельной небольшой части или раздела документа.

Кто делает выписку

Обычно непосредственно выдачей выписок из трудовых книжек занимается:

  • сотрудник отдела кадров,
  • секретарь организации (если эта функция входит в его должностные обязанности),
  • либо сам руководитель.

Кто должен заверять выписку

Выписку может заверить любой ответственный работник компании, уполномоченный на подписание таких копий.

Отсутствие подписи главного руководителя предприятия (директора или генерального директора) не делает выписку недействительной. При этом документ желательно заверять печатью, но также не обязательно, поскольку с 2016 года предприятия и организации освобождены от требования использовать в своей деятельности печати и штампы.

Порядок и сроки выдачи выписки

Если возникла потребность в выписке из трудовой книжки, единственное, что нужно сделать – написать и любым удобным способом передать работодателю заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия или ответственного сотрудника.

На основе этого заявления выпускается соответствующий приказ, который служит основанием для выдачи документа.

По закону выписка должна быть готова в течение трех дней с момента написания заявления. При этом работник может указать и другие, более сжатые в сроки, но работодатель не обязан идти ему навстречу. Поэтому если есть какая-то особенная срочность, лучше запастись письменными доказательствами этого и обязательно прикрепить их в виде приложения к заявлению.

Имеют ли право отказать в выписке

Трудовая книжка является собственностью того, на кого она выписана, поэтому в ведении работодателя она находится временно, а именно ровно на тот период, пока между предприятием и сотрудником действует трудовой договор.

Отказать в выписке из трудовой книжки работодатель не может – право работника на ее получение закреплено в трудовом законодательстве РФ.

При его нарушении сотрудник компании может пожаловаться в трудовую инспекцию за восстановлением справедливости.

Сколько раз можно обращаться за выпиской из трудовой книжки

Нормы по количеству обращений за выпиской из трудовой книжки нет, так что каждый сотрудник предприятия может делать это сколько угодно раз и в какое угодно время – работодатель обязан будет каждый раз удовлетворять просьбу работника.

Нужно ли указывать причину получения выписки

Работодатель обязан выдать выписку из трудовой книжки вне зависимости от того, куда и для каких целей она нужна сотруднику.

Более того – он не имеет права требовать с него объяснений. Иными словами, подчиненный может просто попросить предоставления ему выписки безо всяких обоснований и адреса, по которому она требуется.

Нужно ли регистрировать выписку

Любые действия с трудовой книжкой фиксируются в специальном внутреннем журнале учета движения трудовых книжек, в том числе и снятие с них копий и выписок – в журнал вносится дата выписки, а также кому именно она была выдана.

Образец выписки из трудовой книжки

Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью, пронумеровать и проштамповать.

Выписка обязательно должна содержать в себе следующие сведения:

  • название документа,
  • наименование организации-работодателя,
  • должность ответственного лица,
  • фамилию, имя, отчество ответственного лица, который ее сделал,
  • данные о владельце трудовой книжки (т.е. того, кому собственно требуется выписка): его фамилию-имя-отчество, дату рождения и сведения об образовании и профессии.
  • номер трудовой книжки,
  • дату начала ее ведения.

Остальная информация зависит от того, для какой именно надобности она сделана, при этом обязательно следует поставить отметку о том, что «Данный работник трудится в компании до настоящего времени».

В завершение под выпиской обязательно должна стоять подпись ответственного лица с расшифровкой.

Выписка из приказа

Ситуации, когда сторонней организации или какому-либо должностному лицу требуется предъявить внутренний приказ предприятия, встречаются не так уж и редко. Но поскольку сам приказ изъять для таких целей невозможно, то в подобных случаях используются специальные выписки, дословно его цитирующие.

То есть, по сути дела, выписка – это документ, в который вносится выдержка или фрагмент какой-либо части приказа, содержащий только разрешенную к разглашению информацию.

Также выписки используются тогда, когда оригинал приказа слишком объемен и его полное использование невозможно или неуместно.

Право за запрос выписки закреплено законодательством РФ – предприятия и организации не могут отказать в ее выдаче.

Закон регламентирует и сроки выдачи данного документа: не более трех дней.

Назначение выписки

Структурные подразделения и разные отделы компаний всегда так или иначе связаны между друг другом. Поэтому документация одной службы часто может быть востребована и в другой. В качестве иллюстрации может служить пример того, что для начисления зарплаты сотрудникам бухгалтерии требуется выписка из приказа по основной деятельности предприятия, ровно как и инспектору кадрового отдела нужна выписка из приказа о приеме на работу для оформления личного дела сотрудника.

Читайте так же:  Что означает слово доверенность

Также довольно часто выписки приказов используются для предъявления в надзорные и контролирующие органы, судебные инстанции, государственные и социальные службы.

Чем отличается выписка от копии

Кому-то может показаться, что выписка и копия приказа – это одно и то же. Это не совсем так. В копии отражается полное содержание документа. Выписка же обычно касается только какой-то конкретной его части. Кроме того, копии не всегда заверяются, а вот выписки всегда должны быть удостоверены подписью ответственного сотрудника. С юридической же точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны.

Как получить выписку из приказа

Просто так выписку, конечно, никто никому не даст. Прежде чем ее получить, требуется составить письменное заявление, в котором необходимо указать, из какого именно приказа нужна выписка и для каких целей. Затем заявление желательно завизировать у секретаря организации (на тот случай, если возникнут какие-либо разногласия по части выдачи документа).

Следует отметить, что выписки могут запрашиваться как из действующих приказов, так и из тех, которые уже ушли в архив компании.

Правила составления выписки из приказа

Выписка из приказа, ровно как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформлять его можно в свободном виде. Довольно часто предприятия используют специальные шаблоны, разработанные внутри компании (они обязательно должны быть учтены в учетной политике организации). Но, вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, важное условие: в документе всегда должно быть указано

  • название фирмы,
  • дата и место составления выписки,
  • подпись ответственных сотрудников, которые таким образом заверяют то, что сведения, внесенные в выписку верны.

Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку, с 2016 года юридические лица могут не использовать в своей работе печати и штампы (единственный нюанс — государственные и банковские организации довольно часто по инерции продолжают требовать наличие оттиска на документе, поэтому если печать есть, воспользоваться ею лишним не будет).

Сам текст выписки должен в точности копировать содержание приказа, никакие изменения и корректировки в нем совершенно недопустимы.

Выписка может быть оформлена как от руки, так и напечатана на компьютере, ее можно также отсканировать и распечатать или отксерокопировать, главное – наличие «живого» автографа. В качестве формы может быть использован фирменный бланк компании или же простой лист А4 формата – это значения не имеет, однако первый вариант удобнее, поскольку он изначально содержит в себе все необходимые реквизиты.

Фиксировать факт выдачи выписки во внутреннем журнале учета документов не обязательно, но желательно.

Как заверяются выписки из ЕГРИП и ЕГРЮЛ для приобщения к судебному процессу?

Я являюсь истцом в судебном процессе (арбитражный суд), являюсь ИП, ответчиком является ЗАО. Исковое заявление отправлял через «Мой арбитр». Сейчас судья запросил «должным образом заверенные копии документов для приобщения к делу». Сообщите пожалуйста, как заверять моё свидетельство ИП? И как заверять выписки из ЕГРИП и ЕГРЮЛ? Нужно ли их заказывать в ФНС, или достаточно скачать с сайта налоговой и мною же заверить?

Здравствуйте! Похожие вопросы уже рассматривались, попробуйте посмотреть здесь:

Сегодня мы уже ответили на 838 вопросов .
В среднем ожидание ответа – 14 минут.

Ставите копия верна и печать свою, либо у нотариуса, т.е. нотариально заверенная копия будет

И как заверять выписки из ЕГРИП и ЕГРЮЛ?
Валерий

Данные выписки заверять не требуется, достаточно указать, что эл. версия с сайта ИФНС, либо предоставить оригинал с синей печатью из ИФНС (важно в сроки предоставить, которые суд указал)

Нужно ли их заказывать в ФНС, или достаточно скачать с сайта налоговой и мною же заверить?
Валерий

Можно и с сайта и из ИФНС

Консультация юриста бесплатно

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
На практике можно использовать специальный самонаборный штамп.

Таким образом Вы можете заверить копию свидетельства о государственной регистрации в качестве ИП.

Что касается выписок из ЕГРЮЛ, ЕГРИП, их можно заказать в налоговом органе (это долго и не бесплатно) или распечатать с официального сайта ФНС — для арбитражного суда это допустимо. В последнем случае необходимо заверить по вышеуказанным правилам.

или достаточно скачать с сайта налоговой и мною же заверить?
Валерий

В данном случае достаточно. Сами и заверяете.

Как оформить выписку из документа по запросу сотрудника?

Вопрос-ответ по теме

Как оформить выписку из документа по запросу сотрудника?

Помимо копии документа, сотрудник может запросить выписку из него (ст. 62 ТК, п. 7 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Выписка отражает часть текста или полное содержание подлинника.

Как правило, выписку оформляют в случаях, когда изготовление копии:

  • невозможно — например, документ содержит конфиденциальную информацию;
  • нецелесообразно — например, документ имеет большой объем и полностью не нужен.

На практике выписку чаще всего оформляют из приказа, который содержит сведения о нескольких сотрудниках.

Закон не определяет требования к оформлению выписки. Как правило, ее составляют на фирменном бланке организации.

В качестве наименования укажите «Выписка из» и следом приведите наименование, дату и номер документа, на основе которого ее оформляете. Например, «Выписка из приказа о приеме сотрудников на работу от 03.04.2017 № 56-к».

Далее воспроизведите оригинальный текст полностью или частично.

Под текстом укажите должность лица, подписавшего подлинник документа, его инициалы и фамилию. Личная подпись этого лица не нужна.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Чтобы выписка имела юридическую силу, заверьте ее. Сделайте это так, как обычно заверяете копию документа. Особого порядка заверения выписки нет (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.032003 № 65-ст).

Выписка из приказа о приеме на работу

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

ВАЖНО В ФЕВРАЛЕ

  • Изменения трудового законодательства 2019: последние новости
  • МРОТ в России с 1 января: таблица по регионам
  • Таблица норм рабочего времени на 2019 год
  • Интерактивный рабочий календарь на 2019 год
  • Идеальный график отпусков
  • Штатное расписание на 2019 год
  • Табель учета рабочего времени
  • Компенсации при сокращении
  • Дополнительный отпуск
  • Испытательный срок при приеме на работу
  • Прием на работу иностранных граждан
  • Отгул: предоставление, оформление, оплата
  • Все о трудовых книжках
  • Заявление о приеме на работу
  • Как обрабатывать персональные данные

© 2011–2018 ООО «МЦФЭР»

Журнал «Справочник кадровика» — сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом.

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Справочник кадровика».

Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Читайте так же:  Пенсия минимальная в рф

Настоящий сайт не является средством массовой информации. В качестве печатного СМИ журнал «Справочник кадровика» зарегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор),свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

Суд запросил выписки из кадровых документов: как оформить?

На основании ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику:

• трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения);

• копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы);

• выписки из трудовой книжки;

• справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.

Если работник не побеспокоился об этих документах при увольнении (а так чаще всего и происходит), то он может вспомнить о них, если начнется судебный процесс, исполнительное производство и т. д. Например, в ходе судебного заседания работнику (представителю работника) может потребоваться выписка из трудовой книжки за конкретный период.

После увольнения у работника остается право на основании ст. 62 ТК РФ (по общепринятым правилам) самостоятельно получить необходимые заверенные документы о работе.

Чтобы правильно выдать и оформить необходимый документ, нужно разобраться, чем отличаются копия и выписка из документа.

С этими вопросами обратимся к ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Извлечение из ГОСТ Р 7.0.8-2013

23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
[…]
25. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26. выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Если говорить языком делопроизводства, выписка — это только та часть информации из документа, которая необходима в отношении одного работника. Например, в выписке из трудовой книжки может содержаться запрошенная информация по конкретному периоду работы.

ОФОРМЛЯЕМ ВЫПИСКУ ИЗ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Чтобы составить выписку, перенесите запрашиваемые сведения из трудовой книжки работника на общий или фирменный бланк организации.

В выписке укажите данные о работодателе (наименование, юридический адрес, контакты), все сведения о работнике, находящиеся на титульном листе трудовой книжки, а также сведения за необходимый период времени в хронологическом порядке. Эти сведения можно представить в виде таблицы (пример 1).

Необходимо также указать дату выдачи этого документа и заверить выписку печатью организации. Если выписка состоит из нескольких листов, то их нужно пронумеровать, заверить и прошить.

Работник уволен. Может ли выписку для суда заверить нотариус?

Законодательство не обязывает работника после увольнения с работы заверять выписку из трудовой книжки для предоставления в суд у нотариуса. Выписку может заверить сам работодатель или уполномоченное лицо. При необходимости содержание выписки может заверить и нотариус.

ОФОРМЛЯЕМ ВЫПИСКУ ИЗ ПРИКАЗА О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

Если приказ о приеме на работу работника оформлен не в форме № Т-1, а в форме № Т-1а (табличная, на нескольких работников), а для суда необходима информация по одному из работников, указанных в приказе, то готовится выписка тем же способом, что и выписка из трудовой книжки.

Как известно, выписка из приказа о приеме на работу должна сохранять практически все реквизиты из основного приказа.

Выписка из приказа о приеме на работу должна содержать: наименование организации, регистрационный номер оригинала приказа о приеме на работу, дату приказа о приеме на работу, фамилию и инициалы руководителя, подписавшего приказ.

Меняется вид документа: вместо «Приказ» будет «Выписка из приказа» (располагается по центру листа). В распорядительной части указываются только те пункты, которые касаются конкретного работника. Личная подпись работника не указывается.

Как заверить выписку из приказа о приеме на работу?

Чтобы выписка обрела юридическую силу, ее необходимо заверить. Специальных правил для этого нет. Заверьте ее в том же порядке, что и копию (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003). Для этого на выписке из документа укажите заверительную надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Проставьте дату заверения и печать организации.

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 9, 2017.

Выписка из документа

В каких ситуациях используются выписки из документов? Можно ли пользоваться правилами оформления выписок, которые приняты для заверения копий документов? Рассмотри архивные выписки и формы выписки из документа, утвержденные нормативными документами, в статье журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» (№11 2009)

Понятие “выписка из документа” в терминологическом стандарте – ГОСТе Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” – отсутствует. В стандарте есть лишь термин “архивная выписка”, который определяется следующим образом: “копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке”. Но понятие “архивная выписка” – это частное понятие по отношению к понятию “выписка из документа”. Определение термина “выписка из документа” приводится лишь в Словаре современной архивной терминологии социалистических стран*: “выписка из документа – рукописная или машинописная копия части (частей) письменного документа”. Из приведенных определений следует, что выписка из документа – это копия части (частей) документа и что к оформлению выписок из документов, в принципе, стоит применять те же правила, что и к оформлению копий документов**. Однако это не всегда так. Оформление выписки из документа

В практике работы с документами выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно или нецелесообразно, например в случае если документ имеет большой объем или содержит конфиденциальную информацию.

Выписка из документа – это способ извлечь из документа только ту информацию, которая важна для конкретного работника и к которой работнику разрешен доступ.

Для заверения копий документов в делопроизводстве используется реквизит “Отметка о заверении копии документа”. Требования к оформлению этого реквизита установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению реквизитов” (далее – Стандарт). Стандарт устанавливает следующее:

“При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись: “Верно”; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:


Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации”.

Поскольку выписка из документа – разновидность копии документа, этот реквизит (отметка о заверении копии документа) мы можем использовать и при заверении выписок из документов, но только в том случае, если для конкретного вида выписок не установлен иной порядок заверения. Кроме части (частей) текста документа, которые переносятся в выписку, в выписке полностью воспроизводится заголовочная часть документа, но вместо наименования вида документа указывается: выписка из приказа, выписка из протокола, выписка из постановления и др. Под текстом выписки указывают должность (должности) лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию.

Читайте так же:  Административное нарушение шума

Если оформляется выписка из протокола заседания, в выписку переносятся сведения о председателе (председательствующем), секретаре, лицах, присутствовавших на заседании, в повестке дня указывается только тот вопрос (вопросы), информация о котором переносится в выписку.
Для заверения выписки используется отметка о заверении копии, хотя в практике работы с документами нормативными актами организации может быть предусмотрено правило подписания выписки из документа (протокола, решения) тем должностным лицом, которым подписан документ.Пример оформления выписки из протокола

Архивная выписка

Ведомственными нормативными актами может быть установлен иной порядок оформления выписки из документа, и таких примеров немало.

В начале статьи приводилось определение понятия “архивная выписка”, иначе говоря, выписки из архивного документа. Порядок оформления этого документа установлен нормативными актами, регулирующими сферу архивного дела. В частности, “Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук”, утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 (далее – Правила). Они устанавливают (п. 5.9.2), что в архивной выписке воспроизводятся полностью название архивного документа, его номер и дата. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т. д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами “Так в тексте оригинала”, “Так в документе”. После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа. Архивные выписки подписываются руководителем архива или уполномоченным должностным лицом и заверяются печатью архива (в муниципальных архивах, не являющихся юридическим лицом, – печатью органа местного самоуправления).

Из приведенного текста Правил следует, что в архивной выписке указывается полностью “название архивного документа, его номер и дата” (например: Выписка из приказа ООО “Авента” от 15.04.1991 № 56), архивные выписки подписываются руководителем или иным уполномоченным должностным лицом и заверяются печатью архива (органа местного самоуправления).Форма выписки из документа, утвержденная нормативным актом

Форма выписки из документа может быть утверждена нормативным актом. Например, приказом Минобороны России от 24.07.2006 № 280 “Об утверждении Инструкции об условиях и порядке приема в военные образовательные учреждения высшего профессионального образования Министерства обороны Российской Федерации” утверждена форма выписки из протокола заседания:


В данном случае выписка, так же как и сам протокол, подписывается председателем и секретарем, но печатью данная выписка не заверяется.

В настоящее время многими органами государственной власти формируются и ведутся автоматизированные базы данных, в т. ч. имеющие статус государственных баз данных, например:

Единый государственный реестр юридических лиц, Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей, Реестр федерального имущества, Реестр паевых инвестиционных фондов и многие другие.
Нормативными правовыми актами предусмотрена выдача заинтересованным юридическим и физическим лицам информации из данных реестров в виде выписок. Нормативными актами, как правило, предусматривается и форма выписки из реестра. Поскольку автоматизированные базы данных формируются на основании официальных документов, то и информация из этих баз данных выдается в виде выписок. Единых правил оформления данных выписок нет, поэтому в каждом конкретном случае нужно руководствоваться теми нормативными актами, которыми регламентирован порядок использования баз данных (реестров, регистров, кадастров). Например, постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438 “О Едином государственном реестре юридических лиц” установлена форма выписки из реестра:


Похожая форма утверждена постановлением Правительства РФ от 16.10.2003 № 630 для выписки из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей. И в том и другом случае выписки подписываются должностным лицом и заверяются печатью.

Еще один пример: приказом Минюста России от 25.03.2009 № 84 “Об утверждении форм документов, необходимых для создания и осуществления деятельности на территории Российской Федерации филиалов и представительств международных организаций и иностранных некоммерческих неправительственных организаций” установлена форма выписки из реестра и правила ее оформления, например (приводится в сокращении):


В приказе, в частности, отмечается, что выписка заполняется на официальном бланке Министерства юстиции РФ на русском языке. В качестве даты выдачи выписки указывается дата ее подписания. Выписка подписывается уполномоченным должностным лицом министерства, при этом указывается полное наименование должности лица, его фамилия, инициалы. Выписка заверяется печатью.

Приведенные примеры показывают, что при оформлении выписок из документов применяются различные правила. В одних случаях выписки заверяются, как копии документов, в других они подписываются должностными лицами, в одних случаях выписки заверяются печатью, в других – нет. Из этого следует, что при оформлении выписки из документа нужно основываться на нормативных актах, и только в случаях, не регулируемых законодательством, можно пользоваться теми правилами оформления выписок, которые приняты для заверения копий документов.

* Словарь современной архивной терминологии социалистических стран: Главархив СССР, ВНИИДАД. – М., 1982.
** Согласно ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.