Формы журналов учета материальных ценностей

Рубрики Статьи

Форма № МХ-2. Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение

Форма МХ-2 применяется для учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение.

Ведется материально ответственным лицом организации — хранителя на основании данных документов о приеме товарно-материальных ценностей, сданных на хранение. Прием товарно-материальных ценностей на хранение, их возврат поклажедателю по истечении срока хранения оформляются подписями материально ответственных лиц.

При получении товарно-материальных ценностей из места хранения поклажедатель расписывается, подтверждая своей подписью отсутствие у него претензий по количеству и качеству товарно-материальных ценностей, полученных от организации — хранителя.

Форма МХ-2. Журнал учета товарно — материальных ценностей, сданных на хранение

Журнал учета товарно — материальных ценностей, сданных на хранение по форме МХ-2 применяется для учета товарно — материальных ценностей, сданных на хранение. Код формы по ОКУД 0335002.

Ведется материально ответственным лицом организации — хранителя на основании данных документов о приеме товарно — материальных ценностей, сданных на хранение. Прием товарно — материальных ценностей на хранение, их возврат поклажедателю по истечении срока хранения оформляются подписями материально ответственных лиц.

При получении товарно — материальных ценностей из места хранения поклажедатель расписывается, подтверждая своей подписью отсутствие у него претензий по количеству и качеству товарно — материальных ценностей, полученных от организации — хранителя.

Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма № МХ-2)

Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение по форме МХ-2 применяется для учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение. Унифицированная форма журнала по форме МХ-2 утверждена Постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 № 66. Код формы по ОКУД 0335002.

Особенности заполнения журнала учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма МХ-2)

Журнал по форме МХ-2 ведется материально ответственным лицом организации-хранителя на основании данных документов о приеме товарно-материальных ценностей, сданных на хранение. Прием товарно-материальных ценностей на хранение, их возврат поклажедателю по истечении срока хранения оформляются подписями материально ответственных лиц.

На обложке журнала МХ-2 пишется:

  • полное наименование организации, ее адрес, телефон, факс;
  • наименование структурного подразделения (если имеется), или остается графа не заполненной;
  • в окошки заносятся коды Общероссийского классификатора организаций и предприятий (ОКПО) и вид экономической деятельности продукции и услуг организации по ОКДП.

На четной стороне журнала:

  • Отмечается период времени, за который производится учет ТМЦ, сданных на хранение. В отметке с « » является датой начала ведения журнала, по « » – дата закрытия журнала.
  • Записываются данные лица, ответственного за ведение журнала (должность, Ф.И.О.).

В табличной части в графах с 2-8 заносятся данные на основании документов МХ-1 (Акта о приеме-передаче ТМЦ, сданных на хранение) и МХ-3 (Акта о возврате ТМЦ, сданных на хранение). В графе 1 порядковый номер сделанной записи в журнале.

На нечетной стороне журнала:

  • В графе 9 указывается место хранения ТМЦ, его наименование, адрес, номер телефона.
  • В 10, 11 графах заносится номер и дата документа о приеме ТМЦ, сданных на хранение (Акта о приеме-передаче ТМЦ форма МХ-1).
  • В графах 13,14 – данные о материально ответственном лице за ТМЦ, его ФИО, подпись и дата принятия им ТМЦ на хранение (графа 12).
  • В графах 15, 16 указывается дата и номер документа о возврате товарно-материальных ценностей (Акта о возврате ТМЦ, сданных на хранение форма МХ-3).
  • В графах 17, 18 – роспись и ФИО материально ответственного лица, возвратившего ТМЦ.

При получении товарно-материальных ценностей из места хранения поклажедатель расписывается, подтверждая своей подписью отсутствие у него претензий по количеству и качеству товарно-материальных ценностей, полученных от организации-хранителя (графы 19-21).

Форма МХ-2. Журнал учета товарно-материальных ценностей

В организациях, которые активно пользуются складскими ресурсами, естественным образом возникает необходимость вести учет материальных ценностей. Последние поступают и выбывают со склада либо иного места хранения. Для такого учета очень удобен специальный журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение, по форме МХ-2.

Этот документ систематизирует информацию о всем движении товаров. Сверка с ним в состоянии разрешить спорные моменты при работе, касающиеся поступления или стоимости ресурсов.

Тот, кто помещает что-либо на хранение, называется в журнале поклажедателем. Причем это может быть как отдельное лицо, так и целая организация. Помещать и принимать материальные ценности в этом случае могут разные лица. Главное, чтобы они являлись сотрудниками этой организации и имели соответствующие полномочия либо доверенности. Принимающее и возвращающее товарно-материальные ценности лицо чаще всего одно и то же – кладовщик.

Читайте так же:  Таможенная экспертиза это википедия

ВАЖНО! Журнал предусматривает возможность взаимодействия и с другим сотрудником при возврате.

Таким образом, осуществлять принятие и возврат могут разные сотрудники. Если они имеют на это право, вносят свои данные и расписываются за осуществление какой-либо операции, то она совершается легально. В любом случае вестись бумага должна только материально ответственным лицом.

На основании каких бумаг формируется

Для корректного заполнения журнала понадобится информация из акта приема-передачи товарно-материальных ценностей на хранение по форме МХ-1. Этот первичный документ станет подтверждением достоверности данных. Также для журнала будет нужен акт о возврате товарно-материальных средств, сданных на хранение (форма МХ-3).

Данных, полученных на основании этих документов, будет достаточно, для того чтобы заполнить графы журнала со второй по восьмую. Остальные пункты заполняются непосредственно во время приема и передачи, после сверки и пересчета товаров (по необходимости).

Составные части

Журнал ведется только в бумажной форме, так как в нем должны ставить свои подписи материально ответственные лица. Документ включает в себя:

  • обложку;
  • четную сторону;
  • нечетную сторону.

Обложка подробно описывает организацию, которая занимается хранением. В частности, она должна содержать ее полное наименование, форму ОКПО, вид деятельности по ОКДМ, вид совершаемых ею операций, адрес, факс и контактный телефон, при наличии – структурное подразделение, в котором заводится журнал.

Документ для каждого отдельного подразделения или склада заводится индивидуально.

Четная сторона содержит само название бумаги, описание периода (с какой по какую дату ведется или велся журнал), должность и подпись с расшифровкой материально-ответственного лица, которое ведет журнал.

Широкая таблица, в которую заносится необходимая информация, располагается на нечетной стороне и может продолжаться по необходимости долго. Если журнал распечатывается больше, чем на трех листах, то все последующие четные страницы повторяют содержание первой четной, а все последующие нечетные – первой нечетной.
Столбцы должны содержать такую информацию:

  • первый — порядковый номер ведения записи;
  • второй — когда произошла фактическая передача имущества, число;
  • третий — ФИО того, кто отдает его на хранение (если он делает это от лица какой-либо компании, то упоминание о ней в этой графе также обязательно);
  • четвертый — какого вида имущество передается, а также вид упаковки (например, конфеты «Аленка» в картонных коробках);
  • пятый — единицу измерения товара (г, кг, тонн);
  • шестой — его количество и массу (либо только вес);
  • седьмой — стоимость;

  • восьмой — цену;
  • девятый – описание помещения хранения, включая адресные данные и контактный телефон;
  • десятый и одиннадцатый — номер и дату бумаг о приеме;
  • далее три столбца составляют описание принятия на хранение: какого числа это произошло, подпись с расшифровкой материально ответственного лица за эту операцию;
  • столбцы с пятнадцатого во восемнадцатый отвечают за описание возврата (заполняется поле проверки товаров по количеству и качеству), включающее ФИО возвращающего, его подпись с расшифровкой, а также номер и дату документа о возврате;
  • столбцы с девятнадцатого по двадцать первый созданы для постановки ФИО, даты и подписи поклажедателя после получения, свидетельствующие о том, что ТМЦ получены в полном объеме и претензий к процессу хранения он не имеет.

Некоторые столбцы при отсутствии данных допускается оставлять пустыми. Также можно ставить прочерки.

Нюансы заполнения

Подпись (с расшифровкой) в журнале учета поклажедателя при возврате товарно-материальных ценностей является, помимо прочего, еще и отказом от претензий.

Перед тем как расписаться в документе, поклажедатель обязан проверить то, что он забирает, на соответствие количеству, качеству и пр.

Если имеются какие-либо претензии по этим составляющим (например, считает, что при хранении часть товаров была некоторым образом повреждена), то он вправе не подписывать последний столбец журнала. Для разрешения подобного рода вопросов составляется акт о приемке товаров по количеству и качеству. Только так можно застраховать себя в ходе возможного судебного разбирательства.

На какие законы ссылается

Журнал имеет код формы по ОКУД 0335002. В самом начале его говорится о том, что эта форма была утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 года №66. Однако с 2013 года именно такой бланк, как и многие другие первичные документы, стал не обязательной, а лишь рекомендательной для заполнения формой. Для издания собственных форм понадобятся веские основания и многочисленные упоминания в учредительных документах.

Если поклажедатель превысил оговоренное в предыдущих время хранения, то отметка об этом факте обязательно должна присутствовать в журнале. Допустима пометка об этом в одной из граф о возврате.

Обычно документ ежемесячно передается в бухгалтерию компании для сверки и контроля за движением товарно-материальных средств. Каждая организация вправе самостоятельно определять частоту такой передачи.

Образец книги учета материальных ценностей

Вести книгу учета материальных ценностей не сложно. Но поскольку эта процедура предусмотрена в целях контроля за приемом материалов на предприятии и их выдачей, она играет особо важную роль. Лицо, ответственное за прибытие и выбытие товарно-материальных ценностей, должно предельно внимательно относиться к своей обязанности по документальному оформлению производимых операций.

С 2015 года введена новая форма журнала учета материальных ценностей на предприятии, в связи с чем изменились некоторые правила заполнения и ведения первичной документации. Ввиду высокой значимости и максимальной ответственности за вмененное организационное имущество кладовщики и иные материально ответственные лица должны знать о произошедших изменениях и правилах документирования материальных потоков.

Читайте так же:  Заявление об отказе от получения вычета по ндфл на детей

Общие положения

Цель ведения учета материальных ценностей – контроль сохранности и рациональности эксплуатации имущества предприятия. Сведения об имуществе, находящемся в местах хранения, вносятся в специальный складской журнал.

Обязанности по ведению учета ценностей и заполнению документа возлагаются на материально ответственное лицо — кладовщика, назначаемого директором фирмы. К учету принимаются все материальные средства, поступающие на склад, вне зависимости от способа их приобретения и источника поступления.

Материальные ценности, поступающие или выбывающие с предприятия, подлежат оприходованию и списанию по учетной книге в этот же день. Информация, содержащаяся в ней, должна полностью соответствовать фактическому наличию имущества в организации.

Учет имущества осуществляется по названиям материалов (продукции, инвентаря и пр.), их количеству, сортам. Для этого заполняются отдельные страницы по каждому наименованию.

Выдача материальных ценностей сотрудникам осуществляется кладовщиком под роспись. Факт ее совершения фиксируется в книге учета.

Регулярно на предприятии проводятся проверки наличия материальных ценностей и состояния учетных документов. Бухгалтерские данные сверяются с содержанием складского журнала. После сверки сведений, полученных в результате проверки, в соответствующем разделе книги учета ставится специальная отметка.

Нормативные акты

Требование, установленное статьей 9 ФЗ «О бухгалтерском учете», о том, что все хозяйственные операции, осуществляемые на предприятии, необходимо оформлять оправдательной документацией, т.е. первичными документами, по которым ведется бухгалтерский учет, отменено. Тем не менее, организации продолжают ему следовать ввиду требований иных нормативно-правовых актов.

Если хозяйственная операция не оформлена первичным учетным документом, она не принимается к учету и не отражается в бухгалтерских регистрах. Первичная документация составляется на строгих бланках, включенных в альбомы унифицированных форм первичного учета.

Постановление Правительства РФ №835 «О первичных учетных документах» требует применения разработанных и утвержденных форм первичных документов всеми фирмами вне зависимости от организационно-правовой формы.

Порядок заполнения

Сначала заполняется шапка документа (или титульная страница), в которую вносятся следующие данные:

  • полное наименование компании;
  • название структурного подразделения, где ведется учетный журнал;
  • должность и ФИО материально ответственного лица, ведущего книгу;
  • дата начала ведения документа (дата его закрытия проставляется по окончанию журнала учета).

На следующем этапе в таблицу вносится информация о предмете материальной ценности. По каждому наименованию оформляется отдельный лист. Таблица включает семь граф:

  1. Кодовое обозначение места хранения материальных ценностей – склада предприятия.
  2. Стеллаж.
  3. Ячейка.
  4. Единица измерения (это может быть штука, пачка, упаковка и т.д. в зависимости от вида имущества).
  5. Цена (за одну единицу хранимой вещи).
  6. Характеристики (размеры, сорт, профиль, марка).
  7. Норма запаса (представляет собой необходимое количество материальных ценностей в наличии на складе, позволяющее предприятию работать без перебоев).

Далее вносятся сведения в строчку «Наименование материала», к примеру, «калькулятор», «машинка шлифовальная» или «бумага для принтера». Также проставляется код материала, который был присвоен ему бухгалтерией.

Затем следует таблица, в которую заносятся отметки о поступлении и отпуске материалов. Запись в книге учета делается ответственным лицом по каждому факту приема или выдачи определенной материальной ценности. Таблица заполняется в следующем порядке:

  1. В первом столбце проставляется порядковый номер записи. Нумерация начинается с единицы. Соответственно, первая запись будет под номером «1».
  2. Второй столбец содержит дату произведения записи. Она должна соответствовать фактическому поступлению или выбытию материала.
  3. В третий столбец записывается дата и номер документа, являющегося основанием для приема материальной ценности (к примеру, лимитно-заборная карта при возврате на склад неиспользованных остатков) или ее выдачи (к примеру, ведомость на выдачу материала на нужды компании).
  4. Четвертый столбец должен отражать источник поступления материала (к примеру, поставщик) или подразделение предприятия, в которое выдана ценность, и его материально ответственное лицо.
  5. Вариант заполнения пятого и шестого столбца зависит от вида операции: прием («Приход» в пятом столбце) или выбытие (в шестом столбце «Расход»).
  6. Седьмой столбец содержит количество материала, оставшегося на складе по окончании текущей операции.
  7. Заключительный столбец предназначен для отметки о контроле. В нем вписывается дата произведенной проверки и проставляется подпись лица, которое ее провело.

Последняя страница книги учета предназначена для внесения информации о проводимых проверках. Она также имеет табличную форму, состоящую из трех граф: дата проведения проверки, замечания и предложения, должность и подпись проверяющего лица. Эта страница оформляется бухгалтером после фактического осуществления контрольных мероприятий.

Форма и образец журнала

Форму учетной книги утвердило Министерство финансов в 2015 году Приказом №52н. По ОКУД ее номер 0504206. Бланк носит обязательный характер для осуществления операций по учету товарно-материальных ценностей на предприятиях.

Он используется при формировании учетной политики хозяйствующего субъекта с 2015 года (времени введения в практику) и носит название «Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование». Ранее учет поступления и складского хранения материальных ценностей на предприятии оформлялся по форме МХ-5, где для каждого вида материалов отводился отдельный раздел.

Читайте так же:  Жалоба в суд на бездействие сотрудников полиции

Несмотря на то, что новая форма относится к первичной учетной документации, по своей сути она представляет собой регистр учета, который ориентирован только на ведение на бумаге.

Наибольшее распространение журнал получил в ведении оперативного учета такого имущества, как спецодежда, средства индивидуальной защиты, рабочая обувь. Оформление его в электронном варианте не предусмотрено, поскольку в документе нет колонок для подписей ответственных лиц. Как правило, журнал ведет работник склада, заполняя его ручным способом. Бланки получить можно путем обычной распечатки электронной версии или заказа в типографии.

Учетный журнал ведется бессрочно, пока не будет полностью заполнен. Обложка должна содержать название компании, должность и ФИО ответственного за его оформление лица, даты заведения и окончания документа. Все листы подлежат последовательной нумерации. Они должны быть прошиты, скреплены с заверением фирменной печатью.

При принятии решения на предприятии о корректировки утвержденных форм (внесении дополнительных реквизитов), все вносимые изменения необходимо оформлять соответствующими локальными организационно-правовыми актами.

Форматы бланков, содержащиеся в альбомах унифицированной первичной учетной документации, носят рекомендательный характер. Менять их разрешается на внутрифирменном уровне в соответствии с потребностями организации. К примеру, можно расширить или сузить строчки, графы, включить дополнительные строчки и вкладные страницы для удобного размещения и легкой обработки нужной информации.

Итак, книга учета материалов ведется в месте их поступления, хранения и выдачи в пользование. Каждая операция должна вноситься в документ в день ее осуществления. Бланк журнала представляет собой табличную форму. Сложностей в его заполнении не возникает. Главное – делать записи вовремя с проставлением подписей ответственных лиц. Для каждого вида материалов отведена отдельная страница. Все они обязательно нумеруются.

Структурную основу книги допускается менять. Однако, сохранение установленных изначально в унифицированном варианте реквизитов обязательно.

Заполняем журнал учета товарно-материальных ценностей

Журнал выдачи материальных ценностей, образец

Ранее для учитывания поступления и хранения ТМЦ на склад использовалась форма МХ-5, в которой на каждый вид ТМЦ выделялся отдельный раздел.

Статьей 9 ФЗ от 06.12.11 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” требование об использовании установленных форм документов отменено. Тем не менее, продолжают применяться формы бумаг, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других нормативных актов.

В качестве примера можно привести журнал учета материальных средств, который используется кладовщиками в военных подразделениях. На его примере организация может разработать собственную форму документа.

Журнал учета материальных ценностей, форма 26

Такие книги ведутся бессрочно до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, ФИО и должность ответственного за заполнение лица, дата начала и окончания заполнения документа. Листы нумеруются и прошиваются, скрепляются печатью организации.

Учитывание ТМЦ на предприятии

Учитывание ТМЦ на предприятии ведется в целях контроля за сохранностью, и целесообразностью использования имущества. Информация об имуществе предприятия вписывается в складской журнал. Ведение учета материальных ценностей, как и обязанность внесения записей в документ, ложиться на назначенного директором специалиста — кладовщика. Учитыванию подлежат все виды материальных средств, которые поступили на склад предприятия. Причем, не имеет значения источник их поступления и способ приобретения.

МЦ, поступившие или выбывшие из организации, приходуются или списываются по книге учета в тот же день. Данные, указанные в ней, должны соответствовать наличию материальных средств на предприятии.

Кладовщик выдает сотрудникам МЦ под роспись. Информация обо всех выданных МЦ вносится в книгу.

Периодически в организации проводится проверка наличия имущества и состояния учетной документации в организации. Информация о результатах проверки сверяется с данными книги, о чем делается отметка в соответствующем разделе.