Доверенность на основании приказа на право подписи

Рубрики Статьи

Содержание:

Приказ о наделении правом подписи — оформляем правильно

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?

Статья 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом (договор, накладная, счет, расходно-кассовый ордер, акт и т.п.). При этом Минфин России, комментируя положения этого закона в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, высказал мнение о том, что каждый руководитель обязан утвердить перечень лиц, наделенных полномочиями подписывать такую документацию.

В действующем законодательстве отсутствует норма, императивно устанавливающая способ наделения сотрудников такими полномочиями, поэтому в этом вопросе следует ориентироваться на сложившиеся обычаи документооборота, согласно которым полномочие подписи может быть передано:

  • посредством утверждения соответствующего приказа;
  • при помощи доверенности на подписание первички.

Принцип разграничения этих двух подходов в том, что действие распоряжения распространяется только на сотрудников организации, в то время как доверенность — на любых лиц, указанных в бумаге. Составление этих документов регламентировано разными источниками права — в первом случае это Трудовой Кодекс РФ , а во втором — Гражданский .

Выбор между двумя нормативными источниками зависит от целей, которые преследует руководитель: если предполагается, что нужно будет подписывать внутрикорпоративную документацию, то оптимальное решение — издать приказ. Если же планируется подписывать и передавать бумаги за пределы компании (например, сопроводительные письма к отгрузке товара либо счета-фактуры), то предпочтительнее выбрать доверенность. В целях безопасности и охраны коммерческой тайны многие опасаются передавать такие серьезные полномочия третьим лицам, не являющимся сотрудниками компании, поэтому практика с приказами является наиболее распространенной. Однако в случаях, если руководитель намерен поручить сотруднику ряд мелких задач и не готов наделять его правом подписи в глобальном смысле, то он также может оформить на него доверенность.

Тем не менее, в обоих актах необходимо указать:

  • персональные данные уполномоченного лица;
  • наименования бумаг, которые оно сможет подписывать.

Также в обоих случаях руководителю фирмы следует удостоверить образец подписи уполномоченного лица, которая должна быть проставлена в отдельной графе бланка.

Образец приказа о предоставлении права подписи

Руководитель может предоставить возможность подписания главному бухгалтеру, своему заместителю или другому сотруднику, исполняющему обязанности руководителя по составлению налоговых, финансовых и юридических бумаг. Приказ на право подписи первичных документов может быть оформлен в свободной форме, поскольку действующее законодательство не устанавливает унифицированного бланка. Тем не менее, согласно сложившейся практике документооборота, в бланке следует указать:

  • название компании, ее реквизиты;
  • реквизиты бланка (номер и дата);
  • правовое основание передачи права подписания (ст. 7 и 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
  • ФИО и должность сотрудников, которым передается право подписания;
  • перечень документов, которые человек будет вправе подписывать за руководителя;
  • образец росписи уполномоченного лица и директора.

Образец приказа о праве подписи счетов-фактур

По такому же принципу можно передать возможность подписания не только первичных, но и финансовых документов. Однако подобные операции влекут за собой повышенную ответственность сотрудника, поскольку могут нанести серьезный урон организации. Необходимо, чтобы сотрудник имел достаточную квалификацию и чтобы новые полномочия соответствовали его должностной инструкции.

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

В силу существующих требований, что предъявляются действующими положениями законодательства РФ о бухгалтерском учете, коммерческой структуре может потребоваться образец приказа права подписи первичной документации.

Подобный вид приказа отличается определенными особенностями, что касаются его предназначения, содержания, а также структурного построения.

С какой целью составляется

Согласно рекомендациям Министерства финансов РФ, что были даны в отношении отдельных положений закона «О бухгалтерском учете», руководитель каждой коммерческой структуры, занимающейся хозяйственной деятельностью, должен утвердить определенный список лиц, что обладают правом подписи первичной учетной документации.

Подобная внутренняя ведомственная позиция основана на рабочих положениях 7 и 9 статей №402-ФЗ. Она может быть оценена в качестве определяющего фактора преемственности правовых норм, что были установлены в 3 пункте 9 ФЗ «О бухгалтерском учете», что действовал ранее.

До этого в НПА, что регулируют процесс бухгалтерского учета, были предписаны конкретные требования о необходимости утверждения руководителем компании списка лиц, имеющих право оставлять личную подпись на первичной документации.

На сегодняшний день действующие законодательные нормы никак не регламентируют процедуру приобретения соответствующими лицами полномочий, позволяющих подписывать первичные документы. Современные реалии российских предприятий чаще всего показывают то, что закрепление таких полномочий происходит путем издания руководителем организации специального приказа:

  1. Приказ руководителя компании о передачи права подписи первичных документов конкретному лицу или группе лиц.
  2. Доверенность на передачу права подписи бумаг, входящих в перечень первичной документации.

Чтоб получить более детальную информацию о каждом из данных способов, следует рассмотреть их по отдельности.

Что удостоверяет

В этом случае основным критерием разграничения приказа руководителя на передачу права подписи и доверенности на нее является то, что приказ может распространяться исключительно на сотрудников организации в то время, как доверенность может быть передана любому другому лицу.

Основным требованием в такой ситуации будет являться то, что в доверенности руководитель должен внести перечень лиц, которые могут ей пользоваться. Различные правовые отрасли осуществляют регулирование процесса составления приказа и доверенностей, если говорить конкретней, то за это отвечает Трудовой и Гражданский кодекс.

Одновременно с этим, если существует необходимость в подписании той или иной документации с последующей ее передачей за пределы организации, к примеру, сопроводительная документация на транспортировку груза или же счет-фактуру, то в такой ситуации возникает необходимость в составлении соответствующей доверенности.

Существует важная необходимость в отражении как в приказе, так и в доверенности следующей информации:

  • личные данные лица, имеющего соответствующие полномочия;
  • список определенных документов, что могут быть подписаны уполномоченным лицом.

Кроме того, в каждой из данных ситуаций, руководитель компании удостоверяет подпись лица, наделенного полномочиями, которая указывается этим же лицом в специальном поле доверенности или приказа.

Процедура идентификации личности

Подобные процессы предполагают необходимость проведения процедуры идентификации подписи, которая должна принадлежать именно тому лицу, что ставил собственную подпись в расшифровке. Этот этап является крайне необходимым в связи с тем, что сейчас почти все налоговые проверки проходят с выявлением контрагентов, что намеренно отказываются выполнять собственные налоговые обязательства.

Даже если непосредственные руководители контрагентов не принимают никаких действий для того, чтоб отказаться от деятельности компании и признают тот факт, что именно они выступают в качестве реальных руководителей коммерческой структуры, налоговая служба начинает инициацию почерковедческого исследования, что может подтвердить факт того, что поставленные на документации подписи не являются подписями руководства.

В конечном итоге, это будет выступать основанием для налоговой официально отказаться от признания подобных расходов предприятия.

В таких ситуациях сотрудники налоговой службы зачастую ссылаются на ст. 252 НК РФ, а также на Постановление Пленума ВАС РФ №53.

На сегодняшний день принято понимать под документально подтвержденными расходами все затраты, что имеют документальное подтверждение. При этом все подтверждающие документы должны быть составлены согласно действующим положениям законодательства РФ.

Все документы с недостоверными или противоречивыми данными, или же неполной информацией, не могут выступать в качестве основания для приобретения налоговых выгод. В связи с тем, что на первичной документации есть подпись лица, не имеющего соответствующие полномочия, данный документ будет признан как тот, что содержит недостоверную информацию. В итоге он не может никак подтвердить вычет по НДС.

На сегодняшний день нет ни одного законодательного акта, который бы выдвигал требование о необходимости проведения проверки подписи контрагента. Но несмотря на данный факт, все чаще осмотрительные руководители коммерческих организаций требуют от всех своих контрагентов специальные образцы подписей, принадлежащие лицам, что несут прямую ответственность за подписание первичной документации, а также счетов-фактур.

Как показывает практика большинства коммерческих организаций, осуществление контроля полномочий лиц, что оставляют свою подпись на первичной документации, является достаточно сложной и не всегда надежной процедурой.

В особенности это касается операций, что проводятся крупными компаниями с большим товарным и денежным оборотом, которые сотрудничают с огромным количеством контрагентов. По большому счету для повышения эффективности подобных проверок необходимо создавать отдельное подразделение, которое бы работало совместно с бухгалтерией.

Одновременно с этим необходимо отметить то, что реальные последствия негативного характера при подписании первичной документации лицом без соответствующих полномочий для плательщика налогов могут возникнуть лишь тогда, когда общая доказательная база будет свидетельствовать о том, что все операции с подобным контрагентом были фиктивными.

Исходя из этого, если представителям компании все же удастся собрать достаточное количество доказательств, что будут подтверждать факт реальность проведения операций, а также при наличии должного уровня настороженности при выборе партнера, то, вполне возможно, организации удастся устранить все претензии налоговой службы. Подобные процессы проходят в вышестоящих налоговых органах или же в суде.

Как передать данное право, можно узнать из данного видео.

Доверенность на право подписи документов

Доверенность на право подписи различных документов предназначена для подписания доверенным лицом документов в организациях и учреждениях. Оформляется данный вид доверенности в простой письменной форме. В соответствии с ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами.

Срок действия доверенности на право подписи документов ограничен. Чаще всего, срок действия доверенности указывается в бланке доверенности на подпись документов и не может превышает трех лет. Если же указания срок действия нет, доверенность действительна в течении одного года с момента выдачи.

Читайте так же:  Заявление о правопреемнике нпф

Доверенность на право подписания документов прекращает свое действие при наступлении следующих случаев:

  • окончание срока действия доверенности;
  • отмена действия доверенности лицом, выдавшим доверенность;
  • отказа от доверенности лица на которое оформлена доверенность;
  • ликвидация либо реорганизация юридического лица, от имени которого выдана доверенность;
  • ликвидация либо реорганизация юридического лица, которому выдана доверенность;
  • смерть гражданина, выдавшего доверенность, либо признание его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;
  • смерть гражданина, которому выдана доверенность, либо признание его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.

Объем передаваемых полномочий обязательно должен содержать перечень документов, которые представитель имеет право подписывать на основании доверенности. Вместо доверенности на право подписи документов, в организациях, полномочия на подпись документов могут быть оформлены внутренним приказом на право подписи документов.

Применение доверенности на право подписи документов чаще всего встречается при делегировании полномочий на право подписи от руководителя организации кому-то из ее сотрудников, с целью ведения безперерывного делопроизводства в периоды, когда руководство, по определенным причинам, не может подписывать необходимую документацию. Такой вид доверенности, обычно, выдается на право подписи какого-то конкретного вида документов (договоров, актов, накладных и пр.).

Доверенность на право подписи документов выписывается доверительным лицом (в данном случае – руководителем) на фирменном бланке организации в произвольной форме. В документе должны быть указаны следующие данные:

  • место и дата его составления;
  • информация о доверителе: наименование юридического лица, ОГРН, адрес, сведения о руководителе;
  • сведения о доверенном лице;
  • перечень документов, которые вправе подписывать доверенное лицо;
  • срок действия документа;
  • подпись доверителя, печать или штамп организации.

Особенностью оформления доверенности на право подписи документов является то, что ее не нужно заверять у нотариуса, достаточно подписи руководителя организации и печати . Оборот документа, как и любой другой доверенности, например доверенности на представление интересов, регулируется Гражданским кодексом Российской Федерации, а именно статьями 185-189. Определение срока действия доверенности соответствует общему правилу составления таких документов и указывается непосредственно в его тексте. Если доверитель не указал срока действия доверенности, то она считается действительной на протяжении одного года от даты ее выдачи. Полномочия подписывать документы могут передаваться, согласно доверенности, не более, чем три года.

Как правильно делегировать право подписи налоговой отчетности, счетов-фактур и бухгалтерской «первички»

В прошлый раз мы детально рассмотрели порядок передачи права подписи гражданско-правовых договоров и кадровой документации (см. «Как правильно делегировать право подписи гражданско-правовых договоров и кадровых документов»). Сегодня речь пойдет о правилах подписания налоговой отчетности, а также первичных документов и счетов-фактур. В частности, мы ответим на вопросы о том, кому и как можно делегировать право подписи этих документов, и нужно ли уведомлять об этом налоговиков.

Подписание и отправка налоговой отчетности

Общие правила подписания налоговой отчетности установлены в пункте 5 статьи 80 Налогового кодекса РФ. В нем сказано, что декларации и расчеты подписываются налогоплательщиком или его представителем. Тут надо отметить, что налогоплательщик-организация в принципе не может действовать лично. Поэтому от ее лица всегда выступает представитель. Руководитель компании (а в некоторых видах организаций и другие лица) вправе представлять организацию без доверенности — на основании устава или других документов. При этом сведения о лицах, имеющих право действовать от имени организации без доверенности, должны быть внесены в ЕГРЮЛ.

Все остальные лица (в том числе главбух) могут подписывать налоговую отчетность только при наличии доверенности от организации. Доверенность составляется и в том случае, когда право подписывать отчетность за налогоплательщика делегируется другой компании, которая ведет учет. При этом в пункте 3 статьи 29 НК РФ прямо оговаривается, что доверенность на представителя оформляется в соответствии с нормами гражданского законодательства.

Напомним, что при составлении доверенности от имени организации нужно соблюдать следующие правила (ст. 185 — 187 ГК РФ):

  • доверенность оформляется в письменной форме;
  • доверенность подписывается руководителем организации;
  • в доверенности должна быть указана дата ее выдачи;
  • срок действия доверенности может быть любым, но если его прямо не указать в тексте доверенности, то она будет действовать один год с момента выдачи;
  • образец подписи уполномоченного лица не является обязательным реквизитом доверенности;
  • доверенным лицом может быть как другая компания, так и любое физическое лицо, в том числе человек, который не является сотрудником организации.

Как видим, законодательство не требует, чтобы доверенность, выданная организацией, была заверена нотариально. А вот если доверителем является индивидуальный предприниматель, то ему придется обратиться к нотариусу (п. 3 ст. 29 НК РФ, п. 4 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.13 № 57, письмо ФНС России от 16.10.13 № ЕД-4-3/18527@).

Нужно ли уведомить налоговиков о том, что лицо, подписавшее декларацию (расчет), действовало на основании доверенности? В уже упомянутом пункте 5 статьи 80 НК РФ сказано, что сведения о доверенности, которая дает право подписания налоговой отчетности, вносятся в специальное поле самой декларации. При этом к декларации прилагается копия доверенности (обычная, без отметки о заверении, так как НК РФ этого не требует).

Если налогоплательщик отчитывается в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, то копию доверенности на подписание отчетности можно также переслать по ТКС (п. 5 ст. 80 НК РФ). На практике применятся следующий алгоритм.

Представитель сдает в инспекцию копию доверенности от налогоплательщика на право удостоверять полноту и достоверность сведений, указанных в декларации. Документ можно представить как на бумажном носителе, так и в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в виде скана (правда, этот вариант надо предварительно согласовать с инспектором). В дальнейшем при отправке каждой декларации в ней нужно прикладывать информационное сообщение о доверенности.

Отметим, что в некоторых системах для отправки электронной отчетности сообщение о реквизитах доверенности автоматически прикрепляется к отчету. Так, при сдаче отчетности через «Контур.Экстерн» сообщение о представительстве заполняется один раз и отправляется автоматически вместе с каждой декларацией.

Получение электронных документов из ИФНС

В пункте 3 статьи 80 НК РФ перечислены категории налогоплательщиков, которые обязаны представлять налоговую отчетность только в электронном виде через оператора электронного документооборота (ЭДО). Так, все плательщики НДС должны сдавать декларации (расчеты) по этому налогу исключительно в электронной форме, вне зависимости от масштаба бизнеса и количества сотрудников. Что касается отчетности по другим видам налогов, то ее необходимо представлять в электронном виде по ТКС, если среднесписочная численность работников налогоплательщика превышает 100 человек.

Для названных участников электронного документооборота в Налоговом кодексе установлены дополнительные обязанности (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). Так, они должны обеспечить возможность получения от налоговых органов любых документов в электронной форме по ТКС (для этого нужно заключить договор с оператором электронного документооборота и иметь сертификат ключа проверки электронной подписи). Кроме этого вышеуказанные налогоплательщики обязаны направлять инспекторам квитанции о приеме полученных от них документов.

При этом Налоговый кодекс прямо разрешает делегировать названные обязанности уполномоченному лицу. Для этого в инспекцию по месту учета необходимо предоставить не только договор с оператором, но и документы, подтверждающие право представителя получать документы от данного налогового органа. Если же представителем является организация, а налогоплательщиком — физическое лицо, то в общем случае в инспекцию нужно предоставить еще и бумаги, подтверждающие право самого налогоплательщика на получение документов от ИФНС (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). В этом случае именно уполномоченное лицо будет отвечать за прием информации от налоговиков и направление им квитанций.

О том, как оформить доверенность для такого делегирования, статья 23 НК РФ умалчивает. А значит, применяются общие правила составления доверенности, о которых мы говорили выше.

В то же время в пункте 5.1 статьи 23 НК РФ перечислены дополнительные действия по уведомлению инспекторов об уполномоченном лице. Так, копию доверенности на лицо, которому переданы функции по «электронному общению» с налоговиками, нужно передать в налоговый орган в течение трех рабочих дней с момента ее оформления.

А если указанные полномочия делегированы организации (например, обслуживающей бухгалтерии), то дополнительно необходимо сообщить о том, какое именно физическое лицо будет действовать от имени уполномоченной организации (если это физлицо не является ее руководителем). В случае, когда «электронной перепиской» с налоговиками будет заниматься не руководитель, а другой сотрудник уполномоченной организации, помимо прочего потребуется документ, подтверждающий полномочия этого работника (то есть нужно будет оформить еще и доверенность от имени уполномоченной организации на работника этой организации). Копию такой доверенности можно передать в инспекцию лично или через представителя, либо направить в электронной форме через оператора электронного документооборота. В последнем случае документ представляется в виде отсканированной копии (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Подписание счетов-фактур

Пункт 6 статьи 169 НК РФ гласит, что «бумажный» счет-фактура должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации. Но тут же делается оговорка: либо иных уполномоченных лиц. Однако не уточняется, за кого именно уполномоченное лицо может подписывать счета-фактуры — за руководителя или за главного бухгалтера. А значит, уполномоченному лицу можно передать право проставлять в счетах-фактурах обе подписи. Справедливость такого вывода подтвердил Минфин России в письме от 21.10.14 № 03-07-09/53005 (далее — письмо № 03-07-09/53005; см. «Лицо, наделенное правом подписи на основании доверенности, может подписывать счета-фактуры как за главбуха, так и за руководителя»).

Что касается порядка делегирования права подписи счетов-фактур, то пункт 6 статьи 169 НК РФ предлагает два варианта действия на выбор организации: оформление доверенности или составление приказа. Но в любом случае (и в приказе, и в доверенности) нужно указать, за кого именно вправе расписываться уполномоченное лицо — руководителя, главбуха или обоих этих должностных лиц. Доверенность, поскольку не установлено иное, оформляется по общим правилам ГК РФ, о которых мы говорили выше. На основании анализа пункта 6 статьи 169 НК РФ можно сделать вывод, что законодатель фактически разрешает делегировать право подписи счетов-фактур лицам, которые не являются штатными сотрудниками организации. Ведь если бы речь шла только о работниках, то было бы достаточно одного из упомянутых подтверждающих документов — приказа. Тогда как с помощью доверенности можно передать право подписи любому лицу.

Отдельно отметим, что если лицом, уполномоченным подписывать счета-фактуры за руководителя, является главный бухгалтер, то доверенность или приказ составляются на главбуха именно для совершения действий от лица руководителя. При этом подписывать счета-фактуры от своего имени главбух вправе без оформления каких-либо дополнительных документов (письмо № 03-07-09/53005).

Уполномоченное лицо проставляет свою подпись непосредственно в реквизитах «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» счета-фактуры. При этом указываются ФИО именно того лица, которое фактически подписало счет-фактуру. Рядом можно отразить должность лица, подписавшего счет-фактуру, а также реквизиты документа (приказа или доверенности), дающего ему такие права.

Читайте так же:  Требования вид на жительство в россии

Электронный счет-фактура, в отличие от «бумажного», подписывается только одной подписью — усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом по организации или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ). То есть делегирование права подписи электронного счета-фактуры происходит по тем же правилам, что и «бумажного»: достаточно приказа, либо соответствующей доверенности. При этом показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» в электронном счете-фактуре не формируется (п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением правительства РФ от 26.12.11 № 1137).

В заключение этой главы заметим, что законодательство не обязывает доверителя каким-либо образом уведомлять налоговые органы о факте делегирования полномочий по подписанию счетов-фактур. Равно как и представлять в инспекцию копию соответствующего приказа или доверенности.

Подписание первичных и денежных документов

Правила оформления бухгалтерских документов регламентируются уже не налоговым, а бухгалтерским законодательством. Так, составлению «первички» посвящена статья 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). В ней сказано, что документ подписывают лица, совершившие операцию и ответственные за правильность ее оформления.

Чуть больше конкретики содержится в пункте 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Эта норма гласит, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Получается, что для предоставления тому или иному лицу права подписи «первички» достаточно включить это лицо в соответствующий перечень, утвержденный приказом или распоряжением руководителя организации. Никаких дополнительных документов (в частности, доверенности) не требуется.

Аналогичным образом решается вопрос с подписанием денежных и расчетных документов — перечень лиц, уполномоченных проставлять свою подпись на таких документах, утверждается руководителем организации. Обычно этот перечень является приложением к учетной политики организации.

Заметим, что на практике подобная простота делегирования права подписи первичных документов может сыграть с организациями злую шутку. Как известно, в настоящее время формы большинства первичных документов можно разрабатывать самостоятельно (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ; см. «Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать»). Но зачастую организации предпочитают использовать привычные унифицированные формы, утвердив их в качестве применяемых форм первичных учетных документов. При этом совершенно не учитывается, что в унифицированных формах уже имеются специальные поля для проставления подписей уполномоченных лиц. В итоге получается, что право подписи первичного документа приказом по организации предоставлено, например, заведующему складом, а утвержденная для использования в организации форма первичного документа содержит реквизит «Главный бухгалтер, подпись». Соответственно, завскладом заполнить такой документ не сможет.

Поэтому в случае с «первичкой» главное правило — обеспечить корреляцию между формами документов, утвержденными в организации, и перечнем лиц, имеющих право их подписывать. Для этого все реквизиты, связанные с подписью, лучше сделать нейтральными. Например, можно использовать такие фразы: «Подпись уполномоченного лица» либо «Руководитель или иное уполномоченное лицо».

Это, кстати, позволит избежать проблем при подписании тех первичных документов, которые, согласно установленному в организации порядку, требуют обязательного проставления автографа руководителя или главбуха. В случае отсутствия этих лиц на работе (отпуска, болезни и т.п.) достаточно будет оформить приказ или другой распорядительный документ по организации, который позволит, например, главбуху подписывать «первичку» за руководителя, или наоборот.

О подписях на первичных документах

Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено. В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:

  • внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
  • доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.

В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.

Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются. В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактуры.

Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.

Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.

Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.

Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под роспись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.

И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает.

Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию.

Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке. Как вы помните, в старом Законе № 129-ФЗ говорилось, что без подписи главбуха денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В Законе № 402-ФЗ такой нормы нет. А значит, на первичке подписи главбуха может и не быть. Но есть ряд исключений.

Во-первых, кассовые документы. В Указании Банка России № 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо. Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны. Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должности.

Во-вторых, счета-фактуры. Здесь все то же самое — НК требует подпись главбуха, но разрешает передать эти полномочия другому лицу.

Полный текст семинара читайте в журнале «Главная книга. Конференц-зал» 2015, № 03

Конференция ЮрКлуба

Приказ о наделении правом подписи доверенн.

Foringella 11 Фев 2010

Ситуация такая:
Работникам отдела мат. учета необходимо выдавать водителям доверенности (оформлять и расписываться в них) на получение и отпуск ТМЦ на каждый рейс.
Для этого наша организация хочет издать приказ о наделении работников отдела мат. учета правом подписи за руководителя и главного бухгалтера в доверенностях.

В связи с этим возникает вопросы:
1. Возможно ли приказом уполномочить работников отдела мат. учета правом подписи доверенностей?
Или лучше выписать доверенность, а не приказ?
2. Необходимо ли в приказе указать ещё и «Приказываю: уполномочить Иванова И.И. оформлять и выписывать доверенности от имени ООО»?

Идеолог движения 11 Фев 2010

о наделении работников отдела мат. учета правом подписи за руководителя

уполномочьте меня своим приказом расписываться за вас на договоре купли-продажи вашей квартиры

Foringella 11 Фев 2010

Дилер М 12 Фев 2010

Dremlin 12 Фев 2010

MyRoute 12 Фев 2010

Дилер М
Dremlin
неучи
ФЗ-13425

Добавлено немного позже:
Foringella

Вам бы тоже. ГК почитать. И воспользоваться поиском.
Сообщение отредактировал MyRoute: 12 Февраль 2010 — 00:20

Foringella 12 Фев 2010

Foringella
Инструкция от 1967 г.? ГК побоку?

в том-то и дело, что в инструкции написано:

«Доверенности подписываются руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером предприятия (организации, учреждения) или лицами, ими на то уполномоченными».
Не пойму каким образом они должны быть уполномочены?
Приказом или доверенностью?

Добавлено немного позже:

Дилер М
О чем Вы, форма М-2 рулит!

Вообще, ответ ни о чем. Причём тут форма? Вопрос в подписанте и в уполномочивающем документе.

Добавлено немного позже:

Дилер М
Dremlin
неучи
ФЗ-13425

Не поняла, что это за фед.закон, не нашла в консультанте
Сообщение отредактировал Foringella: 12 Февраль 2010 — 00:50

Дилер М 12 Фев 2010

Foringella
В связи с распадом СССР эта инструкция действует в части, не противоречащей ГК.

MyRoute
Не точную ссылку даете, пан.
Не обнаруживается ФЗ-13425. впрочем, еще не вечер

Foringella 12 Фев 2010

Foringella
В связи с распадом СССР эта инструкция действует в части, не противоречащей ГК.

И? Ясен пень. Вопрос остается нерешённым. Чем уполномочить несколько лиц на выдачу доверенности? (приказ по организации или доверенность)

MyRoute 12 Фев 2010

Foringella 12 Фев 2010

Спасибо. Почитала, интересно.
Хотелось бы узнать, как обычно в организациях решается такой вопрос с выдачей доверенностей водителям. Ведь не Директор же постоянно их подписывает.

Если доверенность будет выдана от имени Директора, а подпишет её сотрудник отдела мат.учёта (который в соотв.с приказом наделён правом такой подписи), это не противоречит законодательству?

kosyakman 12 Фев 2010

Если доверенность будет выдана от имени Директора, а подпишет её сотрудник отдела мат.учёта (который в соотв.с приказом наделён правом такой подписи), это не противоречит законодательству?

Вы юрист? Как можно уполномочить подписываться за кого-то? Это рукоприкладство называется, а у вас речь о передаче полномочий!
Если вы внимательно прочитаете главу ГК, посвященную доверенности и представительству, то поймете, что даже если и получится наделить работника мат. учета выдавать доверенности водителям, такие доверки нужно будет нотариально заверять, т.к. это — передоверие.

PetersON 12 Фев 2010

Kosyakman

Foringella 12 Фев 2010

Foringella
Вы юрист? Как можно уполномочить подписываться за кого-то? Это рукоприкладство называется, а у вас речь о передаче полномочий!
Если вы внимательно прочитаете главу ГК, посвященную доверенности и представительству, то поймете, что даже если и получится наделить работника мат. учета выдавать доверенности водителям, такие доверки нужно будет нотариально заверять, т.к. это — передоверие.

Читайте так же:  Адрес органов опеки иваново

Спасибо, что направили на истинный путь.
Точняк, там же ещё в с. 5 ст. 185 ГК РФ сказано, что лицо, выдающее доверенности от имени юридического лица, должно быть уполномочено его учредительными документами.

Подскажите, люди знающие, как же теперь нам выдавать доверенности водителям в отсутствии Директора, чтобы не останавливать процесс поставок?
Сообщение отредактировал Foringella: 12 Февраль 2010 — 16:14

Дилер М 12 Фев 2010

greeny12 12 Фев 2010

Foringella
Знаю организацию, в которой трое, помимо Гендира, расписываются так, что сам Гендир не может различить: где он лично расписался, а где остальные из этой троицы. Гендир при этом неукоснительно признает все подписи своими личными.

Есть организации, в которых бланки доверенностей уже заранее имеют подпись ЕИО (иногда сразу с единственной печатью, иногда менеджер потом ставит печать у секретаря на заполненную доверенность). Приказом определены ответственные работники, порядок хранения и выдачи бланков для заполнения и проставления печати по заполнении. Сохраняются копии выданных доверенностей и ведется учет расходования таких бланков в разрезе менеджеров.

Возможны варианты, когда в организации много печатей, но по маленькому номеру на каждой из них можно определить, кто из менеджеров за эту печать отвечает.

kosyakman 12 Фев 2010

Есть организации, в которых бланки доверенностей уже заранее имеют подпись ЕИО

Ну да, так называемые «пустографки». Не шибко законно, но выкручиваться как-то надо

Foringella 17 Фев 2010

Non-Sibarit 24 Май 2016

Продолжу эту ветку, т.к. суть ситуации та же.

ЕИО АО издает приказ, которым наделяет своего заместителя правом выдачи доверенностей.

Впоследствии на основании этого приказа Заместитель ЕИО выдает доверенность представителю (судебные полномочия).

Учитывая п. 4 ст. 185.1 ГК исходим из того, что закон не наделяет заместителя АО правом выдачи доверенностей и смотрим устав АО, чтобы проверить, не наделен ли случаем заместитель ЕИО полномочиями по выдаче доверенности от имени АО.

Оказалось, что один из пунктов устава наделяет ЕИО правом делегировать полномочия, входящие в его компетенцию, заместителю ЕИО. В общем так и было сделано — издан приказ ЕИО о делегировании полномочий ЕИО по выдаче доверенностей заместителю АО.

Получается, что формально п. 4 ст. 185.1 ГК соблюден, т.к. устав позволяет передать заместителю ЕИО любые полномочия, значит и право выдавать от имени АО доверенности.

Но что-то мне подсказывает, что этот приказ ЕИО с предоставлением заместителю ЕИО права выдавать любые доверенности от имени АО, явно является незаконным, а выданная замом судебная доверенность является недействительной. Только вот с обоснованием как-то туго.

Логика у меня следующая:

Лицо может выдать доверенность от имени другого (представляемого) лица лишь в случаях, когда оно уполномочено законом (законные представители несовершеннолетнего, руководитель юридического лица и др.), либо когда представляемый выдал такому лицу доверенность с правом передоверия определенных полномочий.

Ни одного ни второго условия в моей ситуации не соблюдено, т.к. заместитель ЕИО по закону не наделен правом выдавать доверенность от имени АО и вообще не имеет доверенности, выданной в порядке передоверия, которой бы ему позволялось наделить полномочиями судебного представителя третье лицо.

К сожалению, не могу понять на каком конкретном основании (норма закона), выданная заместителем ЕИО судебная доверенность является недействительной.

(либо кто-то может со мной не согласится и обоснует действительность такой доверенности — все равно буду рад).

Заранее благодарен за помощь!

DumSpiroSpero 24 Май 2016

Интересный вопрос, решил порыскать чуток. Из К+.

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО
от 25 сентября 2012 г. N 03-02-07/1-227

В Департаменте налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрено письмо по вопросу о документальном подтверждении полномочий лица участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, и сообщается следующее.
Согласно п. 3 ст. 26 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) полномочия представителя налогоплательщика, который может участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, должны быть документально подтверждены в соответствии с Кодексом и иными федеральными законами.
Законными представителями налогоплательщика-организации признаются лица, уполномоченные представлять указанную организацию на основании закона или ее учредительных документов (п. 1 ст. 27 Кодекса).
Уполномоченным представителем налогоплательщика признается физическое или юридическое лицо, уполномоченное налогоплательщиком представлять его интересы в отношениях с налоговыми органами (таможенными органами), иными участниками отношений, регулируемых законодательством о налогах и сборах. Пунктом 3 ст. 29 Кодекса установлено, что уполномоченный представитель налогоплательщика-организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством Российской Федерации, если иное не предусмотрено Кодексом.
В соответствии с п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества, единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор).
Кодексом и Федеральным законом от 26.12.1995 N 208-ФЗ не предусмотрено, что иное лицо без доверенности на основании приказа законного представителя вправе действовать от имени общества, в том числе представлять его интересы.
Учитывая изложенное, полагаем, что заместители директора общества, на которых приказом возложено исполнение обязанностей директора общества в период его отсутствия в связи со служебной командировкой, вправе участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в качестве уполномоченных представителей общества на основании доверенности.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН

Соответственно и приказ и доверенность подходят. Что-то я сам под конец дня запутался, чет думается только доверенность.

Сообщение отредактировал DumSpiroSpero: 24 Май 2016 — 22:48

Non-Sibarit 24 Май 2016

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПИСЬМО от 25 сентября 2012 г. N 03-02-07/1-227

МФ тут не касается ситуации, когда из учредительного документа (устава АО) следует возможность наделения заместителя ЕИО полномочиями по выдаче доверенности.

Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»

14. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Приказ Минфина здесь не совсем к месту, тем более, что доверенность к первичным учетным документам не относится по определению.

Мне бы найти четкое обоснование, что делегировать полномочия ЕИО по выдаче доверенности от имени АО можно лишь путем выдачи доверенности с правом передоверия (а не приказом с фразой о том, что может выдавать любые доверенности).

Тут была тема Транзит полномочий без передоверия, но там обсуждения ушли в другое русло.

xSRSx 25 Май 2016

В качестве теории немного выскажусь.

Мне кажется, что тут есть небольшая аналогия с и.о. ген.дира. Крайне зыбкая, но все же. Единоличный исполнительный орган избирается в порядке предусмотренном законом. На периоды отпуска, болезни, как правило кто то из замов назначается приказом исполнять обязанности. При этом в законе, на сколько я помню, этот механизм не прописан. В практике же логика следующая. Генеральный директор имеет право издавать приказы в рамках своих полномочий. Если в Уставе или трудовом договоре есть полномочие назначить заместителя исполнять обязанности — такой приказ законен. И можно спокойно приказом назначить исполняющего обязанности и отвалить на Мальдивы.

Теперь ситуация чуть под другим углом — приказом назначен исполняющий обязанности. Может ли он выдавать доверенность? Безусловно да.

В вашем случае логика та же самая. Законно ли полномочие генерального издать такой приказ? Если оно предусмотрено Уставом то логично, что да.

Он, издав приказ, это полномочие реализовал, следовательно заместитель реализуя, уже свое право на выдачу доверенности то же действует в рамках делегированных ему полномочий, а следовательно и о недействительности доверенности наверное говорить не выйдет.

Litroed 25 Май 2016

Мне бы найти четкое обоснование, что делегировать полномочия ЕИО по выдаче доверенности от имени АО можно лишь путем выдачи доверенности с правом передоверия

смотрите положения ГК о доверенности, ну и п. 1 ст. 53 ГК

в целом, вы правы, письменное уполномочие по ГК — это доверенность, про приказы там ни слова

но на практике распространена ересь с приказами, причём не гнушаются этим и крупные структуры (вот только недавно видел доверку одной госкорпорации, подписанную и.о. ген. директора, действовавшего просто на основании приказа)

практика эта живуча, т.к.:1) мало кто бодается с ней (а в серьёзных проектах всё же фигурируют нормальные доверенности); 2) судебный спор в итоге может закончится тем, что суд признает приказ аналогом доверенности, если приказ по содержанию соответствует требованиям, предъявляемым к доверенностям

Non-Sibarit 25 Май 2016

судебный спор в итоге может закончится тем, что суд признает приказ аналогом доверенности, если приказ по содержанию соответствует требованиям, предъявляемым к доверенностям

Вот и я хочу склонить к тому, что приказ по своей сути является доверенностью (п. 1 ст. 185 ГК) и значит на него должны распространяться все требования, распространяемые на доверенность (реквизиты, сроки действия и т.п.).

Antiprav 26 Май 2016

приказ по своей сути является доверенностью

«Доверенностью признается . » — приказ под это определение подходит.