Договор передачи автомобиля в пользование сотруднику

Рубрики Статьи

Содержание:

Акт приема-передачи автомобиля

Акт приема-передачи автомобиля – документ, отображающий факт совершения передачи или приема транспортного средства от одного лица к другому. Данный документ является дополнением к договору относительно купли-продажи автомобиля или договора о передаче его во временное пользование (аренда).

Существует несколько видов данного документа, зависящие от сути сделки.

1. Акт приема-передачи автомобиля, согласно договору аренды автомобиля. Данный документ составляется в двух экземплярах, т.к. является двусторонним. Сторонами в данном случае выступают арендодатель (лицо, предоставляющее автомобиль в аренду) и арендатор (лицо, желающее получить автомобиль во временное пользование). В документ необходимо внести информацию относительно технического состояния транспортного средства и его комплектации, наличие или отсутствие дефектов (удары, царапины и др.), а так же состояние пробега автомобиля. При приеме автомобиля арендатор в обязательном порядке должен сверить номера автомобиля, согласно техническому паспорту и другим документам, которые так же должны прилагаться к договору аренды автомобиля. Так же следует поставить подписи, как арендатора, так и арендодателя в данном договоре.

2. Договор купли-продажи автомобиля. Документ, как и в первом случае, является двусторонним. Лицами, совершающими следку, выступают продавец и покупатель транспортного средства. Обязательная информация, необходимая для отображения в договоре: марка автомобиля, год изготовления, номер кузова, двигателя, прицепа, шасси, а так же цвет транспортного средства. Так же обязательным условием является сверка идентификационных номеров автомобиля, согласно техническому паспорту, и проверка комплектующих (запасные части, аксессуары и др.) автомобиля. К документу должны прилагаться обязательные документы, а именно: паспорт автомобиля и сервисная книжка. В конце документа необходимо проставить подписи лиц, участвующих в договоре.

Если на предприятии необходимо отдать транспортное средство в пользование на время (например, для водителя), не обязательно составлять акт приема-передачи автомобиля. В данном случае достаточно оформить приказ внутри предприятия, согласно которому транспортное средство переходит во временное пользование должностным лицом (следует указать ФИО водителя) для определенных целей на указанный срок.

Так же акт сдачи-приемки установленной формы в трех экземплярах оформляется при приемке автомобиля в ремонт. В акте фиксируется техническое состояние и состав сдаваемого в ремонт транспортного средства. Акт подписывается представителями ремонтного предприятия и заказчиком. Первый и третий экземпляры акта сдачи остаются на сервисном предприятии, а второй выдается заказчику.

Аренда автомобиля сотрудника в служебных целях

В некоторых компаниях работнику необходимо иметь личный автомобиль для служебных целей. Чаще всего это фирмы, которые занимаются распространением и продвижением товаров. Работодателю не выгодно приобретать в собственность ТС. В связи с этим, фирма эксплуатирует авто сотрудника. Как арендовать автомобиль работника в служебных целях расскажем ниже.

Как арендовать автомобиль у сотрудника в служебных целях?

Трудовой Кодекс РФ запрещает использование личного транспорта работника компании без его согласия. В статье №188 указано, что подобные сделки оформляются на возмездной основе, в связи с чем гражданам выплачивается определенная денежная компенсация за аренду авто. В обязательном порядке, между работником и ООО заключается договор, в котором прописываются существенные условия сделки, а именно:

  • срок эксплуатации ТС;
  • цели использования;
  • сумма выплат сотруднику.

Также стоит учитывать, что чем выше будет указанная сумма выплаты за пользование автомобилем, тем больше налоговые исчисления.

Для того чтобы арендовать автомобиль без экипажа необходимо оформить специальное соглашение, согласно которому сотрудник передает личное движимое имущество во временное пользование компании. Каждый месяц на банковский счет или наличными выдается определенная стоимость компенсации за ТС. В документе указывается срок действия договоренности.

Порядок оформления процедуры аренды транспортного средства:

  • обсуждение условий между арендатором и арендодателем;
  • оставление договора аренды служебного автомобиля;
  • подписание акта приема – передачи;
  • заполнение путевого листа;
  • выдача соответствующей документации сотруднику.

Оформление договора аренды

Договор аренды транспортного средства работодателем оформляется в двух экземплярах, в присутствии сторон. В содержании документа указывается следующая информация:

  • порядок пользования автомобилем;
  • расходы арендатора и арендодателя;
  • обязанности каждой из сторон, а также расходы на капитальный ремонт автомобиля (при необходимости);
  • ответственность за возможный ущерб;
  • срок действия сделки;
  • стоимость;
  • порядок оформления страховки.

Договор оформляется согласно образцу передаточного акта, в котором указывается:

  • название документа;
  • порядковый номер договора аренды;
  • ФИО сотрудника, реквизиты организации;
  • предмет сделки;
  • подробное описание автомобиля (марка, цвет, госномера, техническое состояние, оснащение авто, срок эксплуатации, мощность двигателя и др.);
  • стоимость денежных средств, переданных по договору;
  • список прилагаемых документов;
  • дата написания, подписи сотрудников.

Скачайте образец договора аренды транспортного средства работодателем здесь:

Обязанности сторон

Согласно законодательству РФ, как арендатор, так и арендодатель имеют определенные права и обязанности, которые должны быть выполнены по договору аренды.

Арендатор обязуется:

  1. Поддерживать первоначальный вид транспортного средства;
  2. Своевременно проводить частичный и капитальный ремонт ТС;
  3. Нести все расходы за эксплуатацию транспортного средства;
  4. Компенсировать ущерб, причиненный третьим лицам при ДТП.
  5. Оплачивать страховку автомобиля.

Арендодатель, в свою очередь, обязуется:

  1. Предоставить исправное транспортное средство и необходимый пакет документов на автомобиль;
  2. Оформить страховку;
  3. Своевременно проводить диагностику ТС;
  4. Не препятствовать пользованию авто, согласно требованиям договора аренды.

Акт приема-передачи

В обязательном порядке при передаче транспортного средства от собственника к арендатору составляется специальный документ, подтверждающий фактическое совершение сделки — акт приема передачи. Без такой бумаги, стороны рискуют остаться обманутыми, так как доказать исправность ТС или оплату полной стоимости аренды будет невозможно.

Акт приема передачи составляется по типу договора аренды и скрепляется подписью сторонами. Один из экземпляров выдается сотруднику, второй сдается в бухгалтерию фирмы, для оформления налогового вычета.

Расторжение договора аренды автомобиля сотрудника в служебных целях

Использование автомобиля сотрудника в служебных целях – частая практика в крупных торговых фирмах. Однако в некоторых случаях появляется необходимость досрочно расторгать такие соглашения.

Причины расторжения договора аренды транспортного средства:

  1. Автомобиль сотрудника пострадал в результате ДТП;
  2. Арендодатель не получает зарплату более 2 месяцев;
  3. Несвоевременное проведение ремонтных работ;
  4. Невыполнение одной из сторон условий сделки;
  5. Передача авто с явными нарушениями и недостатками, о которых арендодатель не был предупрежден.

В случае принятия решения о расторжении договора оформляется специальный документ – уведомление о прекращении действия договора аренды. После обсуждения условий аннулирования сделки заполняется соглашение, в котором указывается срок передачи ТС работнику, порядок урегулирования спорных вопросов, а также дата прерывания аренды. Соглашение оформляется в двух экземплярах и выдается арендатору и арендодателю.

Расторжение договора аренды автомобиля сотрудника в служебных целях происходит только после передачи специально оформленного уведомления.

Как составить договор безвозмездного пользования автомобилем (бланк)

Договор безвозмездного пользования автомобилем используется реже других способов передачи прав пользования данным имуществом. Между тем именно такой договор позволяет максимально обезопасить как владельца, так и пользующегося транспортным средством гражданина.

Чем отличается договор безвозмездного пользования автомобилем от других подобных договоров?

Несмотря на то, что все договора безвозмездного пользования регулируются одной и той же главой Гражданского кодекса РФ и имеют одну и ту же особенность — отсутствие платы за пользование, договор безвозмездного пользования автомобилем имеет существенные отличия. Они обусловлены особой ответственностью, которая связана с владением транспортным средством как объектом повышенной опасности, а также множеством обязанностей, возлагаемых на владельца автомобиля.

Второй особенностью АМТС (автомототранспортного средства) как предмета договора безвозмездного пользования является комплексность объекта, передаваемого ссудодателем (владельцем АМТС) ссудополучателю (пользователю). Автомобиль, помимо конструктивно неотделимых элементов, имеет также элементы, которые не отвечают характеристикам непотребляемых, то есть требуют замены в процессе эксплуатации автомобиля (например, шины).

Кроме того, варианты эксплуатации АМТС имеют широкий диапазон, а состояние автомобиля и его ценность напрямую зависят от способа его эксплуатации. Несмотря на то что автомобили имеют определенное назначение, эксплуатировать их по этому назначению можно по-разному: например, легковой автомобиль можно использовать для частных поездок, а можно — в качестве такси. АМТС также легко получают физический и моральный износ вследствие эксплуатации.

Читайте так же:  Как оформить заказ на алиэкспресс россия

Все тонкости предмета соглашения, таким образом, должны найти отражение в договоре безвозмездного пользования автомобилем. Это защитит права его владельца и в то же время позволит ссудополучателю максимально полноценно использовать полученное имущество.

Что лучше — договор или доверенность?

Оба документа дают возможность осуществлять права пользования лицу, которое не является собственником АМТС. Тем не менее договор безвозмездного пользования автомобилем имеет как минимум 2 преимущества перед доверенностью:

  1. Договор детализирует права и обязанности сторон соглашения, возлагает на пользователя имущества обязанность нести эксплуатационные расходы.
  2. Договор является основанием для включения эксплуатационных расходов в состав расходов юридического лица.

Образец договора безвозмездного пользования автомобилем

ДОГОВОР
безвозмездного пользования автомобилем

г. _______________ «___» _______ ____ г.

«Ссудодатель» ______________________________ с одной стороны и «Ссудополучатель» ___________________________ с другой стороны заключили настоящий договор о нижеследующем:

Статья 1. Предмет договора

1.1. Ссудодатель передает Ссудополучателю во временное безвозмездное пользование автомобиль марки _________, государственный регистрационный номер ______________, с сопутствующим оборудованием, далее именуемый — Имущество. Состав Имущества представлен в Приложении 1 к настоящему договору.

1.2. Имущество принадлежит Ссудодателю на праве __________________, что подтверждается __________________, серия ___________, номер ____________, дата выдачи ___________.

1.3. Ссудодатель подтверждает, что Имущество не является предметом спора или залога, под арестом не состоит и не обременено правами третьих лиц.

1.4. Имущество передается Ссудополучателю для использования в целях __________________________.

Статья 2. Стоимость Имущества

2.1. По согласованию сторон стоимость Имущества на дату заключения договора составляет ___________ (________________________) рублей и используется сторонами при определении размера ответственности в случае повреждения или гибели Имущества.

Статья 3. Ответственность сторон

3.1. Ссудодатель передает Имущество Ссудополучателю не позднее ______________________ по акту, подписываемому обеими сторонами.

3.2. В случае обнаружения недостатков, препятствующих использованию Имущества в целях настоящего договора, которые не были известны сторонам на момент заключения договора и подписания акта, Ссудодатель обязан по согласованию с Ссудополучателем заменить имущество на равноценное, компенсировать Ссудополучателю расходы по устранению недостатков Имущества либо произвести устранение недостатков за свой счет в согласованный с Ссудополучателем срок.

3.3. Риск повреждения или случайной гибели Имущества в процессе эксплуатации возлагается на Ссудополучателя в случае:

  • эксплуатации Имущества не по его предназначению или не в соответствии с целями, определенными п. 1.4 настоящего договора;
  • если Ссудополучатель не предпринял мер по предотвращению повреждения или гибели Имущества.

3.4. В случае, предусмотренном п. 3.3 договора, Ссудополучатель компенсирует Ссудодателю расходы по устранению повреждений или стоимость утраченного имущества исходя из оценки стоимости Имущества, приведенной в п. 2.1. Ссудополучатель вправе по согласованию сторон предоставить Ссудодателю в качестве компенсации равноценное имущество.

3.5. Ответственность за вред, причиненный третьим лицам в связи с эксплуатацией Имущества, несет Ссудополучатель.

Статья 4. Расходы по содержанию и эксплуатации Имущества

4.1. Эксплуатационные расходы и расходы по поддержанию Имущества в рабочем состоянии несет Ссудополучатель. Для реализации своих обязанностей Ссудополучатель уполномочен заключать договоры со сторонними организациями на предоставление ими услуг, связанных с обслуживанием Имущества.

4.2. Эксплуатационными расходами признаются: расходы на горюче-смазочные материалы, химчистку салона, мытье автомобиля, заправку кондиционера.

4.3. Расходами по поддержанию Имущества в рабочем состоянии являются: техническое обслуживание АМТС, замена деталей автомобиля, имеющих короткий ресурс использования, замена шин при изнашивании, устранение поломок оборудования, носящих естественный характер.

4.4. Ссудополучатель за свой счет получает полис ОСАГО на автомобиль, для чего Ссудодатель передает ему необходимые документы или обеспечивает личное присутствие по требованию страховой компании.

Статья 5. Обязанности Ссудодателя

6.1. В сроки, установленные настоящим договором, передать Ссудополучателю Имущество в комплектности, которая делает его пригодной для эксплуатации в целях, определенных п. 1.4 настоящего договора, а также документы, необходимые для эксплуатации Имущества.

Статья 6. Обязанности Ссудополучателя

6.1. Поддерживать Имущество в рабочем состоянии, своевременно производить ремонт и техническое обслуживание, прикладывать усилия для предотвращения повреждения или утраты Имущества.

6.2. В течение срока действия договора предоставлять Ссудодателю возможность инспекции Имущества по предварительному уведомлению, полученному не ранее чем за ____________ до предполагаемой даты осмотра.

6.3. По окончании срока действия договора по любому из оснований, указанных в статье 7 настоящего договора, возвратить Ссудодателю Имущество в рабочем состоянии с учетом нормального сообразно сроку использования износа, вместе с документами, необходимыми для эксплуатации Имущества.

Статья 7. Срок действия договора

7.1. Настоящий Договор заключен до _______________.

7.2. Если за ______________ до окончания указанного в п. 7.1 срока ни одна из сторон не направит другой стороне уведомление о намерении расторгнуть договор, действие договора пролонгируется на ________________ на условиях, которые зафиксированы настоящим договором.

7.3. Ссудодатель получает право требовать расторжения договора до окончания срока, указанного в п. 7.1, при условии, что:

  • Ссудополучатель пользуется вверенным ему Имуществом не в соответствии с целями, определенными п. 1.4, или назначением Имущества;
  • Ссудополучатель не выполняет свои обязанности, перечисленные в пунктах 3.4, 3.5, 4.1, 4.4, 6.1, 6.2, 6.3 договора;
  • Ссудополучатель передал Имущество в пользование третьему лицу без согласия Ссудодателя.

7.4. Ссудополучатель получает право требовать досрочного расторжения договора в случаях нарушения Ссудодателем своих обязанностей, перечисленных в пунктах 3.1, 3.2, 4.4, 5.1.

Статья 8. Прочие положения

Статья 9. Реквизиты и подписи сторон

Комментарии к бланку договора

  1. Реквизиты сторон (преамбула)

Физическим лицам в графе «Реквизиты ссудополучателя/ссудодателя» достаточно будет привести фамилию, имя, отчество. Юридическим лицам необходимо указать: наименование (полное), Ф. И. О. подписанта, его должность и реквизиты документа, которым он уполномочен подписывать договор.

Идентификация объекта договора безвозмездного пользования автомобилем (п. 1.1)

Идентифицирующими признаками для автомобиля, которые нужно привести в Приложении 1, будут сведения об АМТС, представленные в паспорте транспортного средства, с перечислением всех номерных агрегатов.

Оборудование, передаваемое в безвозмездное пользование с автомобилем: магнитола, сигнализация, средства пожаротушения, иные отделимые объекты — перечисляется с указанием наименования, марки, регистрационными или заводскими номерами.

В приложении также нужно будет указать пробег автомобиля на дату передачи, его техническое состояние, перечислить имеющиеся недостатки, известные сторонам.

Подтверждение права распоряжаться имуществом (п. 1.2)

В данном пункте необходимо назвать право и документ, дающий право распоряжаться автомобилем (указать серию, номер, дату ПТС, свидетельства о регистрации, реквизиты доверенности или иного документа).

Подтверждение отсутствия обременения имущества правами третьих лиц (п. 1.3)

Согласно действующему законодательству, ссудополучатель вправе расторгнуть договор, если ссудодатель не предупредил его о правах третьих лиц, которыми обременено имущество. Поэтому в п. 1.3 договора нужно либо подтвердить отсутствие притязаний третьих лиц, либо ознакомить с их наличием.

Цели использования имущества (п. 1.4)

Часто договоры безвозмездного пользования транспортным средством заключаются между работниками и их работодателями. Таким образом проще всего зачесть расходы на поездки, если они связаны со служебными целями и авто используется не время от времени, а постоянно.

В отличие от компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, в данном случае законодательство не устанавливает прямого лимита на принятие расходов для снижения налогооблагаемой прибыли. Учету подлежат все расходы, за исключением амортизационных отчислений. Единственным условием для этого является заключение договора с обязанностью ссудополучателя нести все расходы и соответствие целей использования автомобиля целям деятельности организации. Поэтому для юридических лиц важно сформулировать цель использования так, чтобы она носила служебный характер.

Стоимость Имущества (п. 2.1)

В качестве согласованной стоимости имущества можно указать балансовую (остаточную) стоимость автомобиля, по которой он учтен на балансе организации-владельца. Если автомобиль принадлежит физическому лицу, возможно, потребуется его оценка или получение заключения о стоимости автомобиля.

Расходы по содержанию и эксплуатации Имущества (статья 4)

Согласно Гражданскому кодексу РФ, ссудополучатель обязан производить все мероприятия по содержанию имущества, полученного в безвозмездное пользование, в том числе текущий и капитальный ремонт. Стороны по обоюдной договоренности вправе детализировать обязанности ссудополучателя или переложить часть из них на ссудодателя.

Срок действия договора (п. 7.1)

При отсутствии в договоре указания срока его действия он считается бессрочным. В таком случае стороны вправе прервать срок действия договора, направив предупреждение о своих намерениях за 1 месяц до предполагаемой даты расторжения договора.

Прочие положения (ст. 8)

В данной статье приводятся все прочие положения, не перечисленные ранее: порядок внесения изменений, порядок решения споров, иные условия, которые стороны считают необходимым отразить в договоре.

Как оформить использование служебного автомобиля в личных целях?

Ответ: Использование служебного автомобиля в личных целях работником можно оформить договором безвозмездного пользования либо договором аренды транспортного средства без экипажа. Передачу автомобиля на время личного использования следует осуществлять актом приема-передачи транспортного средства с фиксацией показаний спидометра, наличия топлива и технического состояния автомобиля.

Обоснование: Действующим законодательством РФ вопрос предоставления работникам организации права на использование находящихся на балансе организации транспортных средств в личных целях никак не регламентирован. Каких-либо рекомендаций в данном случае законодательством также не предусмотрено.

Полагаем, что если использование служебного автомобиля в личных целях осуществляется без материальной выгоды для организации, то данные правоотношения следует квалифицировать как безвозмездные.

Правоотношения, при которых одна сторона предоставляет имущество или услугу без материальной выгоды для себя, называются безвозмездными. Данные правоотношения регулируются гражданско-правовым договором безвозмездного характера.

В соответствии со ст. 423 Гражданского кодекса РФ безвозмездным признается договор, по которому одна сторона обязуется предоставить что-либо другой стороне без получения от нее платы или иного встречного предоставления. Объектом договора могут выступать различное имущество, вещь, услуга и т.п. (ст. 128 ГК РФ).

Сторонами договора будут являться участники безвозмездной сделки.

Гражданское законодательство не содержит запрета на заключение договоров безвозмездного пользования служебным автомобилем между физическими лицами и организациями. В силу п. 1 ст. 421 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в заключении договора. Статья 161 ГК РФ допускает заключение договора между организацией и физическим лицом в письменной форме.

К правоотношениям между работником и организацией по безвозмездному пользованию служебным автомобилем в личных целях применимы нормы о договоре безвозмездного пользования, который не предусматривает перехода права собственности.

Согласно ст. 689 ГК РФ по договору безвозмездного пользования одна сторона обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне, а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором. При этом в соответствии со ст. 690 ГК РФ коммерческая организация не вправе передавать имущество в безвозмездное пользование лицу, являющемуся ее учредителем, участником, руководителем, членом ее органов управления или контроля.

Ссудополучатель (в данной ситуации — работник) обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на ее содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования (ст. 695 ГК РФ).

При наличии подобного договора служебный автомобиль передается во временное пользование, при этом плата за данную услугу не требуется. Личные поездки работника в путевом листе не отражаются.

При этом каждый раз, когда служебный автомобиль будет передаваться работнику, следует оформлять акт приема-передачи транспортного средства с целью фиксации показаний спидометра, наличия топлива и технического состояния автомобиля, закрепив соответствующую обязанность за должностным лицом (к примеру, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию автомобиля). Основанием для составления акта будет являться договор безвозмездного пользования.

Соответственно, рекомендуем разработать и утвердить методику раздельного учета использования служебного автомобиля в интересах организации и в личных целях работника. Закрепить и утвердить методику нужно приказом работодателя.

Если использование служебного автомобиля в личных целях предполагает материальную выгоду для организации, то данные правоотношения следует квалифицировать как возмездные. В таком случае вместо договора безвозмездного пользования следует заключить договор аренды транспортного средства без экипажа.

По договору аренды транспортного средства без экипажа согласно ст. 642 ГК РФ арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Указанный договор должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока (ст. 643 ГК РФ), в котором прописываются все условия сделки, а также права и обязанности сторон. Арендатор (в данном случае — работник) в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 644 ГК РФ).

Ввиду того что регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений может осуществляться путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями коллективных договоров, соглашений, трудовых договоров (ст. 9 Трудового кодекса РФ), право работника на пользование служебным автомобилем в личных целях на основании договора безвозмездного пользования либо договора аренды транспортного средства без экипажа можно закрепить в трудовом договоре с ним.

Таким образом, использование служебного автомобиля в личных целях можно оформить договором безвозмездного пользования либо договором аренды транспортного средства без экипажа. Передачу автомобиля для личных целей следует оформлять актом приема-передачи транспортного средства с фиксацией показаний спидометра, наличия топлива и технического состояния автомобиля. Порядок раздельного учета использования служебного автомобиля в интересах организации и в личных целях следует закрепить в соответствующей методике, утвержденной приказом работодателя.

Задать вопрос или заказать пособие можно тут

С уважением к вашему бизнесу,

Уже в продаже электронное методическое пособие «Все об уточненной налоговой декларации» автора Сушонковой Елены

Уже в продаже электронное методическое пособие «Все о счетах-фактурах» автора Сушонковой Елены

Подписывайтесь на нас:

Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс

Конференция ЮрКлуба

Как правильно предоставить авто сотруднику?

Фрося Бурлакова 12 Сен 2007

Miha177 12 Сен 2007

Вопрос простой — в ООО решили для служебных поездок предоставить машину начальнику цеха, но без водителя. Достаточно ли будет оформить приказ (что-нибудь типа: для выполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными разъездами предоставить авто ___ такому-то. ) И затем по путевым листам списывать ГСМ? Ну можно еще договор о материальной ответственности и Акт передачи авто? Этого будет достаточно?

Я думаю этого достаточно

А кто у Вас распоряжается транспортом

Фрося Бурлакова 13 Сен 2007

Miha177 13 Сен 2007

Тогда нет смысла в приказе предусматривать что то о предоставлении, если приказ и делать то только с целью обязать начальника цеха, если и исполтьзовать транспорт то только в служебных целях (командировка и т.п.)

А для предоставления достаточно Доверенности

Пальмира 13 Сен 2007

доверенности мало. нужно обязательно договор о материальной ответственности, где прописать примерно следущее (это то, что мы указываем):

До возврата автомобиля, вверенного Работодателем Работнику, Работник несет полную материальную ответственность в отношении любых издержек, жалоб, требований и претензий, которые могут быть предъявлены любыми третьими лицами по любому поводу, связанному с использованием, размещением, хранением или содержанием автомобиля Работодателя, в том числе, по поводу любых причиненных третьим лицам убытков, которые не покрываются страховой компанией, а также ответственность в случае, если в результате действия Работника Работодателю было отказано в выплате страхового возмещения страховой компанией.

Это нужно для того, чтобы не владелец отвечал (то есть компания), сразу работник (без привлечения компании в случае проблем)

Фрося Бурлакова 13 Сен 2007

Bold 13 Сен 2007

Это нужно для того, чтобы не владелец отвечал (то есть компания), сразу работник (без привлечения компании в случае проблем)

И Вы серъезно считаете, что эта бумага Вам поможет?

Miha177 13 Сен 2007

доверенности мало. нужно обязательно договор о материальной ответственности, где прописать примерно следущее (это то, что мы указываем):

Вот так прям взяли и обязали работника заключить договор о мат ответственности. Если мне не изменяет память договор о матответственности заключается по желанию сторон, поэтому этот документ обязательным, для управления и пользования ТС, не является.

Добавлено в [mergetime]1189673589[/mergetime]

Я согласна, что договор о мат. ответственности обязателен и спасибо Пальмире за формулировку.
Но вопрос не только про ответвенность работника, но и про то, чтобы расходы на ГСМ списывать без проблем с налоговой. А в путевые листы делаем на начальника цеха — проблем не будет?

А какие проблемы? где написано, что ТС в организации может управлять только работник занимающий должность «Водитель»? Хоть Начальник цеха, хоть убрщица значения не имеет. Предоставили ему авто, выдали необходимые документы для управления авто, заключили с ним договор о мат ответственности (если он конечно согласен его заключить, если нет то извените) и вперед и с песней — списывайте ГСМ

Использование служебного автомобиля в личных целях

Довольно распространенной на территории Российской Федерации является практика, в соответствии с которой работодатели предоставляют возможность использования служебного автомобиля в личных целях своими сотрудниками. При этом правовое регулирование данного вопроса является достаточно сложным аспектом с точки зрения оформления пользования транспортом организации. Так, неправильное оформление использования служебного автомобиля в личных целях, в том числе и в выходные дни или нерабочее время, может повлечь за собой привлечение работника или работодателя к ответственности.

Законы и нормативные акты, регулирующие использование служебного автомобиля в личных целях

С точки зрения российского законодательства, вопрос предоставления работникам права на использование находящихся на балансе предприятия транспортных средств практически никак не рассматривается. Однако во многих случаях, особенно при длительной работе, большом стаже и определенном уровне доверия со стороны работодателя, предполагается возможность использования служебного автомобиля сотрудником в личных целях, но в данной ситуации у многих работодателей возникает логичный вопрос, связанный с тем, как оформить данную процедуру.

Точных рекомендаций в данном случае законодательством не предусмотрено, в отличие от использования личного автомобиля в служебных целях, для которого есть достаточное количество различных рабочих механизмов с прозрачным законодательным регулированием. Поэтому сейчас работодатели прибегают к нескольким отдельным методикам предоставления рабочего транспорта сотрудникам, к которым можно отнести:

  • Устные договоренности. Использование служебного транспорта в целях расчета расходов предприятия в вопросах налогообложения требует регулярного оформления путевых листов и снятия показателей одометра для установления фактического пробега во время работы. В то же самое время, работникам разрешается ездить на автомобиле во внерабочее время при условии, что они будут заправлять транспорт и фактически никак не повышать расходы предприятия, отдавая автомобиль в том же состоянии. Также может практиковаться и перемотка одометра, если таковая может быть реализована, однако означенные действия имеют под собой еще меньше правовых оснований. Однако данные расхождения впоследствии могут вылиться в привлечение как работника, так и работодателя к ответственности по ряду различных причин, а если с автомобилем пройдет ДТП, то серьезные проблемы также могут возникнуть и у сотрудника, и у работодателя.
  • Оформление приказа о предоставлении права использовать автомобиль в личных целях. В данном случае порядок использования транспорта предприятия его водителями должен предусматривать наличие определенной внутренней нормативной базы в виде локальных актов и правил внутреннего распорядка, непосредственно регулирующих рассматриваемые вопросы. При этом необходимо, чтобы работодатель обратил внимание на ряд дополнительных условий и аспектов подобного предоставления транспорта работнику, без учета которых также может состояться привлечение к ответственности одной из сторон взаимоотношений.
  • Оформление договора аренды с сотрудником. Данный способ является наиболее простым с точки зрения оформления правоотношений, кроме того, он в некоторых случаях позволяет также реализовать и иные схемы использования автомобиля между предприятием и самим работником, что позволит снизить бюрократические затраты. Однако и в этом вопросе есть множество нюансов, которые должны быть учтены, а само оформление договора аренды должно в обязательном порядке учитываться в доходах предприятия, что также может быть негативным аспектом с точки зрения налогообложения.
  • Оформление доверенности на работника. Данный способ является одним из наиболее простых с точки зрения обеспечения права управления транспортом предприятия и применения его в личных целях. Однако в этом случае работодатель должен быть уверен в своем работнике, так как привлечь его к ответственности в случае дорожного происшествия, порчи или повреждения имущества или просто перерасхода горюче-смазочных материалов предприятия будет практически невозможно.

Оформление аренды служебного автомобиля на работника

Заключение договора аренды с сотрудником регулируется на основании положений и нормативов Гражданского кодекса, который предусматривает возможность аренды транспортных средств при помощи своих отдельных нормативов. Договор аренды в данном случае может предусматривать обязанность арендатора предоставлять автомобиль арендодателю в определенные периоды – например, на время рабочего дня и не использовать его в данное время. При этом подобный способ использования служебного автомобиля в личных целях требует от работодателя как юридического лица или предпринимателя, передающего свою собственность в аренду, учета доходов от данной аренды.

Этот факт также требует, чтобы предприниматель имел право на предоставление транспортных средств в аренду, вне зависимости от того, предоставляется ли оно сотруднику или нет. Соответственно в некоторых случаях отсутствие данных прав может стать если не причиной привлечения предпринимателя к ответственности, то как минимум повышенного внимания со стороны контролирующих органов. В целом же, данный метод имеет как свои преимущества, так и недостатки и к его особенностям можно отнести:

  • Полный спектр гарантий со стороны работника о сохранности автомобиля и его личной ответственности за его обслуживание.
  • Необходимость уплаты дополнительных налогов за полученные от аренды доходы.
  • Наилучшая в сравнении с любыми другими способами правовая база, обеспечивающая использование служебного автомобиля в личных целях.

Использование автомобиля организации в личных целях на основании приказа и внутренних актов

Работодатель своим приказом или иными распоряжениями может разрешать работникам использовать транспортные средства предприятия в своих личных целях. Однако таковое оформление требует учета множества отдельных нюансов. Прежде всего, как бы ни была оформлена передача работнику транспорта в данном случае, с точки зрения законодательства таковые действия будут являться передачей автомобиля в безвозмездное пользование. А значит, могут считаться также и получением работником дохода в натуральной форме.

Чтобы избежать подозрений и претензий со стороны налоговой службы и иных надзорных и контролирующих органов, рекомендуется заключать с работником полноценный договор безвозмездного пользования транспортом, с учетом обязанностей самого сотрудника. Таковые же обязанности должны быть продублированы и в положениях локальных нормативных актов или приказов предприятия.

Если работник будет оплачивать издержки, например – амортизацию автомобиля и ГСМ, то в данном случае использование транспорта уже вряд ли сможет считаться получением дохода в натуральной форме. К главным особенностям подобного способа оформления можно отнести:

  • Уменьшение затрат каждой из сторон.
  • Отсутствие строгого правового регулирования.
  • Наличие рисков привлечения к ответственности в связи с несовершенством правовой базы.
  • Использование служебного автомобиля в личных целях по доверенности

Наличие доверенности на текущий момент не является необходимым для управления транспортным средством – достаточным подтверждением наличия права на управление им является полис ОСАГО. Однако если транспортное средство принадлежит предприятию, оно вправе выдавать доверенности на использование собственного имущества, в том числе и на управление находящимися на балансе организации автомобилями.

При этом в данном случае могут возникать правовые коллизии, так как по мнению некоторых представителей ГИБДД, путевой лист в любом случае является обязательным в отношении работников предприятия, однако для предъявления обвинений в его отсутствии им необходимо все же доказать, что работник передвигается во исполнение рабочих обязанностей, а не по личным делам.

Таким образом, доверенность является достаточно удобным способом для использования служебного автомобиля на выходных или в любое иное время. Однако от предприятия требуется фактически высокий уровень доверия к работнику, так как собственник автомобиля не может требовать от сотрудника ни обслуживания транспортного средства, ни компенсации расходов на бензин либо амортизации.

Тем не менее, этот вариант будет оптимальным, если автомобиль используется директором предприятия в личных целях или одним из его учредителей – например, если изначально транспорт находился в собственности у данного лица и был переведен на баланс предприятия. В целом, особенности подобного механизма пользования служебным транспортом в индивидуальных целях могут быть следующими:

  • Высокие риски организации, так как фактически управляющее автомобилем лицо не несет ответственности за его сохранность.
  • Достаточно простое правовое регулирование без каких-либо дополнительных нюансов и тонкостей.
  • Возможность использовать автомобиль в любое время в личных целях.

Езда на служебном автомобиле в личных целях без оформления и ответственность за нее

С точки зрения законодательства, на транспорт, осуществляющий движение по инициативе какого-либо субъекта хозяйствования в обязательном порядке должен оформляться путевой лист, в котором должна также стоять отметка о медицинском осмотре водителя. При этом ситуации, когда работниками используется данный транспорт в нерабочее время не рассматриваются российскими законами в принципе. Ответственность же за езду без медосмотра или путевого листа является достаточно серьезной и может предусматривать до 100 тыс. рублей штрафа, налагаемого на юридическое лицо и до 500 рублей штрафа – на водителя.

Важный факт – путевой лист может оформляться не только на один день, так что достаточно распространенным механизмом использования служебного автомобиля в личных целях является регулярное оформление путевого листа на длительный срок – например на неделю или месяц. В таком случае никаких оснований для привлечения к ответственности работодателя или работника не будет.

В целом же, отсутствие оформления может грозить как работнику, так и работодателю, а к его особенностям можно отнести:

  • Отсутствие каких-либо бюрократических препятствия и необходимости оформления документов.
  • Минимальный уровень правовой защищенности работодателя и работника.
  • Высокие риски привлечения к ответственности при отсутствии необходимых документов.