Приказ по делопроизводству 400

Рубрики Статьи

Содержание:

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Содержание рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы могут любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.

Порядок разработки инструкции по делопроизводству

Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать данный нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

  1. Сбор и анализ информации – производится на основе опроса руководителей подразделений, а также нормативно-методической документации.
  2. Подготовка текста.
  3. Согласование с заинтересованными сотрудниками – фиксируется путем составления листа согласования.
  4. Утверждение.
  5. Ввод в действие.

Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому руководители составляют его самостоятельно. Однако, существуют рекомендации по его содержанию, выработанные на практике. В обязательном порядке он должен содержать:

  • полное и краткое наименование организации;
  • название документа;
  • регистрационный номер;
  • дату издания;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи и визы руководителя и заинтересованных сотрудников.

В приказ включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, а также сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение. Например, применяется фраза: «В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства». Можно применить и другую мотивировку, но после нее указать наименование предприятия, а также слово «приказываю».

Текст поручительной части может быть разделен на несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции. Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица. Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части. Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе. Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству представлен ниже.

После того как документ подписан руководителем, он проходит процедуру регистрации, а всем ответственным сотрудникам отсылаются его копии вместе с приложением. Кроме того, персонал должен быть ознакомлен с текстом акта под роспись. Для этого может быть составлен лист ознакомления или использован журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством приказа руководителя. При этом общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу. Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.

Приказ Федеральной миграционной службы от 23 апреля 2013 г. N 218 «Об утверждении Методических рекомендаций по составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе»

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в системе ФМС России, утвержденной приказом ФМС России от 8 ноября 2010 г. N 400, а также в целях совершенствования документационного обеспечения управления в системе Федеральной миграционной службы — приказываю:

1. Утвердить Методические рекомендации по составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе*.

2. Руководителям (начальникам) структурных подразделений центрального аппарата ФМС России, начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России:

2.1. Организовать изучение Методических рекомендаций;

2.2. При обеспечении ведения делопроизводства руководствоваться Методическими рекомендациями.

3. Отделу архивных фондов Управления по работе с обращениями граждан и организаций ФМС России оказать практическую помощь начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России по вопросам составления описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя департамента — начальника управления делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России полковника внутренней службы Л.П. Ковалеву.

* Далее — «Методические рекомендации».

Методические рекомендации
по составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе
(утв. приказом Федеральной миграционной службы от 23 апреля 2013 г. N 218)

I. Общие положения

1. Настоящие Методические рекомендации определяют единый порядок составления описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе.

2. Целью Методических рекомендаций является разработка единых требований к составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе на основе имеющейся нормативной правовой базы в области архивного дела в Российской Федерации.

3. Методические рекомендации разработаны для лиц, ответственных за ведение делопроизводства, оперативное хранение документов и обеспечение сохранности архивных документов в системе Федеральной миграционной службы, с целью оказания методической помощи при составлении описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу.

II. Общие понятия об описи дел

4. Опись дел — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учёта.

Опись осуществляет функцию учёта, фиксирует каждую единицу хранения (дело), а также всю совокупность единиц хранения в целом.

С помощью порядковых номеров закрепляется место каждой единицы хранения в составе описи, а в итоговой записи отражается общее количество единиц хранения в описи.

Все разделы в сводной описи должны составляться без нарушения хронологии. Если предыдущий годовой раздел описи составлен на 2009 год, то следующий составляется на 2010 год и т.д.

В пределах фонда описи нумеруются в валовом порядке.

Не допускается присвоение описям одинаковых учётных номеров.

Также не может быть в составе одного фонда двух описей под одним номером с разной нумерацией дел, начинающихся с N 1, например двух описей N 2.

Категорически не допускается добавление к номерам описей буквенных индексов «а», «б» и т.д.

Описи на документы постоянного хранения присваивается обычно номер первый.

Описи, содержащие документы по личному составу, имеют номер два.

Если в фонде имеется несколько описей по личному составу, то, чтобы отличить их от описей постоянного хранения, к их номерам прибавляется буквенный индекс «л.с.» (личный состав).

К описи N 2 буквенный индекс «л.с.» обычно не добавляется.

Опись N 1. Дел постоянного хранения.

Опись N 2. Дел по личному составу УФМС России по Владимирской области.

Опись N 3 л.с. Опись личных дел государственных гражданских служащих УФМС России по Владимирской области, уволенных в 2009 году.

5. Описи составляются:

— на дела постоянного хранения (приложение N 1);

— на дела по личному составу (приложение N 2);

— на дела временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 3).

6. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Описательная статья представляет набор обязательных и дополнительных элементов (реквизитов) описания единицы хранения (единицы учёта).

Обязательными элементами (реквизитами) описания единицы хранения (единицы учета) являются:

— заголовок единицы хранения;

— крайние даты документов в единице хранения (число, месяц, год);

— количество листов в единице хранения.

Дополнительными элементами (реквизитами) описания единицы хранения (единицы учета) являются:

— указание на подлинность (копийность) документов;

Реквизит «Заголовок дела» является самым важным элементом описательной статьи, так как в сжатой форме несет основную информацию о составе и содержании документов единицы хранения.

Заголовки дел, включённые в описи, нумеруются в валовом порядке в графе N 1 «N п/п».

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то под самостоятельным номером вносится в опись каждый том или часть.

Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3, 4 и т.д.).

Например, последний номер дела в годовом разделе описи за 2009 год — N 135, следовательно первый номер дела за 2010 год — N 136.

В пределах одной описи дела имеют единую валовую нумерацию с N 1 по N 9999.

Каждый годовой раздел описи начинается с очередного порядкового номера.

Если количество дел в описи достигло предельного четырехзначного числа (9999), то такая опись считается законченной.

Заголовок дела указывается в точном соответствии с тем, как он вынесен на обложку дела без изменений и сокращений.

В заголовках дел с распорядительными документами (приказы, распоряжения, решения) указываются их номера.

Если нумерация документов нарушена вследствие неправильного формирования дела, отсутствуют номера документов, то все это надо указать в предисловии.

Нумерация граф таблицы приводится в соответствии с источником

В заголовках дел с документами не допускается употребление неконкретных, не раскрывающих содержание документов формулировок, таких как «входящая переписка», «исходящая переписка», «разная переписка», «общая переписка», «документация», «статистическая отчётность», «документы ДСП», «материалы».

В заголовке дела не допускается перечисление отдельных видов документов без дополнительных информационных характеристик.

Например: «Приказы и распоряжения», «Справки проверок», «Докладные записки», «Положения», «Инструкции», «Договоры», «Отчёты» и т.д.

Реквизит «Крайние даты» обеспечивает возможность поиска документов за конкретный период, способствует классификации документов по хронологическому признаку.

Начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной — дата составления (регистрации) самого позднего документа;

Крайние даты (число, месяц, год) указываются при описании распорядительной документации (приказы, распоряжения, протоколы); журналов регистрации распорядительных документов; дел, состоящих из нескольких томов (например, переписка); документов по одному вопросу, относящихся к одному лицу и объединённых термином «дело»;

Если делом является журнал или книга, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи;

В личных делах крайними датами являются даты приказов о приёме и увольнении лиц, на которых они заведены.

В делах с планами и отчётами ссылка на период (месяц, квартал, полугодие, год), на (за) который они составлены, приводится в заголовках дел.

Перспективные планы (прогнозы, программы) относятся к начальному году их действия, а отчёты об их выполнении — к последнему.

При обозначении крайних дат штатных расписаний, смет указывается год (годы), на который они составлены.

Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации по разработке проектов федеральных законов, относящиеся к основной деятельности ФМС России, по которым ФМС России является головным исполнителем, и документы по их исполнению (справки, заключения, замечания, дополнения, письма) группируются в дела по направлениям деятельности ФМС России.

В деле поручения располагаются по дате поручения и по номеру поручения, а не по датам исполнения документа.

Если по таким поручениям ФМС России готовила ответ, в котором указывала, что замечаний или предложений не имеется, такие поручения формируются в дело с временным сроком хранения.

Если поручение Правительства Российской Федерации по разработке проекта закона находилось на исполнении в течение нескольких лет, то оно формируется в дело того года, в котором поручение было издано.

Например: поручение по разработке проекта закона, относящееся к деятельности ФМС России, изданное в 2006 году, а исполненное в 2012 году, по которому имеется несколько томов с промежуточными ответами, формируется в дело, заведённое в 2006 году (промежуточные ответы включаются в дела за те годы, в которые они были подготовлены), и включаются в раздел описи дел постоянного хранения за 2012 год.

В заголовках томов дела указываются годы, в течение которых шло исполнение поручения: 2006-2012 годы.

В графе даты дела указываются даты документов, находящихся в деле (томе).

В предисловии к описи указывается, что в раздел описи за 2012 год включены документы за 2006-2012 годы.

Если в дело включены документы-приложения, даты которых выходят за рамки крайних дат дела, то на обложке дела под датами дела с новой строки делается запись: «в деле имеются документы за ____ год(ы). В описи эта запись помещается в графе «Заголовок дела».

Если в деле отложился один документ, то его наименование приводится в единственном числе и, соответственно, дата в графе «крайние даты» указывается один раз.

В заголовках дел, содержащих плановую (планы, программы, прогнозы) и отчётную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы и отчёты.

Например: «Отчёт о работе УФМС России по Калужской области за 2012 год», «Отчёты о работе УФМС России по Ростовской области за 2010-2012 годы», «Бухгалтерский отчёт за 9 месяцев 2012 год».

При обозначении даты дела сначала указывается число, затем месяц и год.

Например: 22.03.2012 — 30.12.2012;

22 марта 2012 г. — 30 декабря 2012 г.;

14 марта 2012 г.;

В Реквизите «Индекс дела» в обязательном порядке указываются делопроизводственные индексы дел по номенклатуре или при описании/переработке описей дел в архивах делопроизводственные индексы или номера дел по старой, переработанной описи.

Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Например: 02-15 «Приказы руководителя ФМС России по личному

02 — обозначение структурного подразделения;

15 — порядковый номер заголовка дела внутри раздела.

В реквизите «Количество листов» указывается общее число листов в деле в соответствии с числом листов, указанных в листе-заверителе и на обложке дела.

Реквизит «Примечание» используется для особых отметок, например, о переходящих делах, о передаче дел в другие структурные подразделения, об отсутствии дел со ссылкой на соответствующие акты, об отнесении документов к категории ограниченного доступа и др.

III. Основные требования к описям дел постоянного хранения

7. Оформление описи дел постоянного хранения.

Опись дел постоянного хранения оформляется в виде таблицы из строк и столбцов по установленному образцу (приложение N 1).

Наименования граф таблицы приводятся в соответствии с наименованиями элементов описательной статьи:

Генеральная прокуратура
Российской Федерации

Генеральный прокурор

Заместители Генерального прокурора

О Генпрокуратуре России

Международное сотрудничество

Взаимодействие со СМИ

Правовое просвещение

Генеральная прокуратура
Российской Федерации

Генеральная прокуратура
Российской Федерации

Телефон справочной по обращениям
в Генеральную прокуратуру
Российской Федерации:

Приказ №450 «О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации»

ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

О введении в действие Инструкции
по делопроизводству в органах и учреждениях
прокуратуры Российской Федерации

В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, руководствуясь п. 1 ст. 17 Федерального закона «О прокуратуре Российской Федерации»,

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2012 Инструкцию по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации.

2. Заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, руководителям научных и образовательных учреждений организовать изучение Инструкции всеми работниками органов и учреждений прокуратуры и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.

3. Считать утратившим силу приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 05.06.2008 № 107 «О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях».

Читайте так же:  Приказ на закрытие группы в дюсш

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителей Генерального прокурора Российской Федерации по направлениям деятельности.

Приказ направить заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, ректору Академии Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, которым довести его содержание до сведения подчиненных работников.

Генеральный прокурор
Российской Федерации

действительный государственный
советник юстиции

1С:Документооборот государственного учреждения 8

Информация о продукте

  • Описание
  • Возможности
  • Лицензии

«1С:Документооборот государственного учреждения 8» в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. При наличии у пользователя соответствующих клиентских лицензий программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

«1С:Документооборот государственного учреждения 8» соответствует основным делопроизводственным стандартам, ГОСТам и нормативным актам:

  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
  • Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
  • Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Принят Государственной Думой 08.07.2006;
  • Постановление Правительства от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76;
  • Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;
  • ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»;
  • Постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
  • Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 02.09.2011 № 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения».

«1С:Документооборот государственного учреждения 8» в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. При наличии у пользователя соответствующих клиентских лицензий программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

«1С:Документооборот государственного учреждения 8» соответствует основным делопроизводственным стандартам, ГОСТам и нормативным актам:

  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
  • Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
  • Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Принят Государственной Думой 08.07.2006;
  • Постановление Правительства от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76;
  • Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;
  • ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»;
  • Постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
  • Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 02.09.2011 № 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения».

Клиентские лицензии (дополнительные многопользовательские лицензии) в «1С:Предприятии 8» предоставляют пользователю право работать с произвольным числом основных поставок, поэтому для использования новых прикладных решений на тех же рабочих местах требуется приобрести лишь основную поставку, включающую новую конфигурацию. Тем самым обеспечивается независимая масштабируемость по функционалу прикладных решений и по клиентским рабочим местам.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ. (Новая редакция)

1 МИНОБРНАУКИ РОССИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Российский государственный гуманитарный университет» (РГГУ) Утверждена приказом ректора РГГУ от г /осн ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Российский государственный гуманитарный университет» (Новая редакция) Москва

2 I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ` 1.1 Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) устанавливает единый порядок делопроизводства в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Российский государственный гуманитарный университет». Инструкция разработана для совершенствования документирования управления, технологий обработки документов, обеспечения документооборота и устанавливает общие рекомендации к документированию управленческой деятельности и организации работы в Университете. 1.2 Инструкция разработана на основе законодательства Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации (Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от , изменения к Правилам от Государственных стандартов: ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»), ГОСТ Р ИСО «Система стандартов по информации, библиотечному делу и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. 76, распорядительных документов Минобрнауки России. 1.3 Инструкция распространяется на организацию работы с документами во всех структурных подразделениях РГГУ независимо от видов носителя и способов передачи информации, в том числе на электронные документы. Автоматизированные (компьютерные) технологии должны соответствовать требованиям рекомендаций по делопроизводству Университета. 1.4 Документирование и оформление документов структурными подразделениями Университета должно осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений.

3 Управление делами осуществляет контроль исполнения инструкции по делопроизводству структурными подразделениями и вносит рекомендации по вопросам организации работы, оформления документов. 1.5 Руководители структурных подразделений Университета должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги. 1.6 Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на работников, назначенных приказом ректора по представлению руководителя структурного подразделения. Они обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководителей структурных подразделений о состоянии исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству, хранение документов. Об утрате документа докладывают руководителю подразделения и сообщают в Управление делами. 1.7 При уходе ответственного за делопроизводство работника в отпуск, убытии в командировку, имеющиеся у него документы, по указанию руководителя структурного подразделения, передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению. 1.8 Работники Университета должны быть ознакомлены с инструкцией по делопроизводству РГГУ. Порядок работы с документами ограниченного доступа, в том числе документами с грифом «Документ служебного пользования», а также обращениями граждан определяется специальными инструкциями. 2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 2.1 Документы управленческой деятельности Документы, создаваемые в университете, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги А4 (210х297 мм), А5(148Х210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их оформление и расположение. 2.2 Бланки документов Бланки в Университете разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном вдоль верхнего поля.

4 Инструкцией устанавливаются размеры каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и на стандартном листе бумаги: верхнее поле не менее 20 мм, нижнее 20 мм, левое 2,75 мм, правое — 10 мм. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков утверждаются ректором по представлению начальника Управления делами. Образцы бланков приведены в приложениях 1-5. При подготовке документов Университета, как правило, используют электронные шаблоны бланков документов, которые содержат установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. В Университете применяются следующие бланки: общий бланк; бланк конкретного вида документа: письма, приказа, распоряжения; бланки с наименованием структурных подразделений (филиала). Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма Оформление реквизитов документов При оформлении бланка документа необходимо использовать шрифт Times New Roman. Наименования вышестоящей организации пишется заглавными буквами (МИНОБРНАУКИ РОССИИ), высота шрифта 10pt. Высота букв шрифта полного наименования Университета. 12 pt. Место составления или издания документа (Москва) указывается в бланках, за исключением бланка писем. Справочные данные указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес университета, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернетадрес и ОКПО, ОРГН, ИНН, КПП — шрифт10 pt Наименование Университета и его реквизитов должно соответствовать точному наименованию с учредительными документами. Сокращенное наименование помещают в скобках под полным наименованием. Ссылка на регистрационный номер и дату документа на бланке не размещается, а указывается в тексте документа, шрифт — 10 pt. Наименование документа (заголовок) из двух строк и более печатается через 1 межстрочный интервал с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Для текста документа необходимо использовать текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12,13,14 через 1,5 межстрочных интервала. Нумерация страниц проставляется сверху, по центру арабскими цифрами, если документ более одного листа, то на первом листе нумерация не проставляется.

5 Текст документа от наименования документа (заголовка) отделяется 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала. Первая строка абзаца (красная) начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Должность руководителя располагается через 2-3 интервала после текста документа и размещается сразу от левого поля Наименование документа Наименование документа (заголовок к тексту) составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст до 4-5 строк. Наименование документа необходимо указывать в приказе, письме. Распоряжение допускается без заголовка. Наименование документа должно быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «о чем?», «о ком?» например: «О выделении. «, «Об изменении. » и т.д. В продольных бланках заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом. Наименование документа составляется исполнителем, готовящим проект документа Дата документа При подготовке проекта документа допускается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ или подразделением — при регистрации документа. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых в день подписания или утверждения либо на следующий день. Регистрационный номер и дата регистрации отправляемого документа проставляются на подлиннике документа в реквизите бланка и на копии, остающейся в деле Университета. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год четырьмя арабскими цифрами. Для документа, составляемого одновременно несколькими организациями датой документа, является дата его подписания последней организацией Подпись должностного лица

6 Документы, отправляемые Университетом в вышестоящие органы, подписываются ректором, в его отсутствие лицом, исполняющим его обязанности или, по его поручению, проректором. Документы, отправляемые Университетом в сторонние организации, подписывают ректор, проректора, а также руководители структурных подразделений, в соответствии с их компетенцией, утвержденной приказом ректора или доверенностью за подписью ректора. Приказы/распоряжения подписывает ректор и проректора в соответствии с полномочиями. Допустимо подписывать распоряжения деканам факультетов, директорам институтов. В состав подписи входит наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Декан факультета И.О.Фамилия Если должностное лицо, подпись которого указана на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставление косой черты перед наименованием должности. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности Адресат Администрация университета направляет документы организациям, учреждениям и предприятиям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании письма в организацию, в структурное подразделение указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например: Генеральному директору ОАО «Графика-М» Варшавское ш.,10, Москва,

7 При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например: Министерство культуры Российской Федерации Департамент культурного наследия Отдел музейного фонда РФ Д.Л.Сергееву фамилией. Например: При адресовании письма руководителю, его должность указывается перед Генеральному директору ЗАО «Сервис» М.С. Васильеву При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Калинину И.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., Согласование документа Согласование может проводиться как с внешними организациями, так и внутри университета структурными подразделениями и должностными лицами. Согласование документа оформляется визой или грифом согласования. Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

8 Например: СОГЛАСОВАНО Проректор по учебной работе Личная подпись И.О.Фамилия 2012 г. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа. Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне, слева и справа: СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Председатель Профсоюзного комитета первичной организации преподавателей и работников РГГУ Личная подпись И.О.Фамилия 2012 г. Председатель Профсоюзного комитета первичной организации студентов и аспирантов РГГУ Личная подпись И.О. Фамилия 2012 г. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям, а также с подразделениями, которые будут задействованы в его реализации. Проект документа визируется руководителем подразделения, подготовившим документ, начальником Управления делами, начальником Правового управления, а также при необходимости начальниками других структурных подразделений, в зависимости от содержания документа, проректорами университета. Визы согласования включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. Визы согласования оформляются в левом нижнем углу на последнем листе или оборотной стороне последнего листа проекта приказа, распоряжения. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются лицом, визирующим документ, на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется следующим образом:

9 Например: Замечания прилагаются Начальник Правового управления И.О. Фамилия (личная подпись) 2012 г. Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ. Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается». Допускается полистное визирование документа и его приложения Утверждение документа Документы утверждаются ректором и проректорами университета или приказом ректора. Приказ издается в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных действий. Утверждение документа оформляется грифом утверждения или изданием распорядительного документа. Положения институтов, факультетов, центров приобретают юридическую силу с момента их утверждения ректором. Гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек заглавными буквами, полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, её расшифровки и даты утверждения. При утверждении документа приказом, гриф включает в себя наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер. Например: УТВЕРЖДАЮ Ректор РГГУ Е.И. Пивовар (личная подпись) 20 г. _ или УТВЕРЖДЕНО приказом ректора РГГУ от Утверждению подлежат следующие документы: устав, акты, инструкции, правила, отчеты, перечни, планы, положения, программы, сметы, штатные расписания и т.д Указания по исполнению документа

Читайте так же:  Сломан нос тяжесть вреда здоровью

10 Указания по исполнению документа (резолюция) оформляется на документе в заголовочной части документа. В состав указания по исполнению документа входят: фамилия исполнителя/ей (кому), содержание поручения (что сделать), срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций непосредственно своим подчиненным. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе документа ставится в левом нижнем углу на лицевой стороне письма или на оборотной стороне последнего листа подлинника документа в приказе. Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона. Например: Исп. Начальник отдела И.О.Фамилия тел или Исп. И.О.Фамилия тел Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения Отметка о наличии приложений к документу Приложение к распорядительному документу оформляется: на первом листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием вида документа, его даты и номера. Например: 338/осн Приложение 1 к приказу ректора от

11 Если приложение одно порядковый номер не указывается. Утверждаемые приложения должны быть подписаны исполнителем руководителем структурного подразделения, подготовившего документ. Отметку о наличии приложения в служебном письме оформляют после текста с новой строки абзаца с указанием вида прилагаемого документа, количества листов и экземпляров. Без указания названия прилагаемого документа, если оно упоминается в тексте. Например: Приложение: 1. Справка о деятельности ЦДО на 3 л. в 2 экз. 2. Проект положения о ЦДО на 8 л. в 3 экз. или Приложение: на 10 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов в них не указывается, а только количество экземпляров, в зависимости от того, есть ли ссылка на приложение в тексте или нет. Например: Приложение: в 2 экз. или Приложение: Инструкция по делопроизводству в 2 экз. Если к приложению прилагается другой документ (или его копия), также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом. Например: Приложение: Справка МосгорБТИ от о соответствии адресов и приложение к ней, всего на 3 л. Копия письма Территориального управления Росимущества в г. Москве от /892 и приложение к нему, всего на 7 л Отметка об исполнении документа Если документ был взят на контроль, то при его исполнении ставится отметка об исполнении документа в Управлении делами на регистрационной карточке. Она включает: краткие сведения об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку

12 на его дату и номер, отметку «В дело» в самом документе и в регистрационной карточке с указанием номера дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ Печати Университет имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая печать) и другие печати. (Приложение 6). Учет печатей и штампов, имеющихся в университете (кроме печатей и штампов I отдела, которые хранятся в I отделе), ведется в журнале в Управлении делами. Печати и штампы должны храниться в опечатываемом сейфе. Для уничтожения печатей и штампов по различным причинам приказом по университету назначается комиссия, затем составляется акт об уничтожении штампов и печатей в 2-х экз., один из которых хранится в Управлении делами, другой в соответствующем структурном подразделении по принадлежности штампов и печатей. 3. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Приказ, распоряжение Приказ правовой акт, издаваемый ректором вуза или проректорами для решения основных и оперативных задач, стоящих перед вузом. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы Университета. Проекты приказов, распоряжений готовятся на основании поручений ректора Университета, проректоров или в инициативном порядке директорами Институтов, Центров, деканами факультетов или начальниками структурных подразделений. Приказы оформляются на бланке и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Подготовка проекта приказа включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, согласование проекта приказа, подписание, регистрацию. Проекты приказов и распоряжений подписывает ректор или проректора в пределах своих полномочий. Распоряжения могут подписывать директора институтов и деканы факультетов в пределах организации работы института или факультета. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование

13 (визирование) возлагается на руководителей подразделений, которые готовят проект приказа или распоряжения. Обеспечение контроля оформления проектов приказов, распоряжений и др. видов документов является обязанностью начальника Управления делами. В Университете существует смешанная форма регистрации организационнораспорядительных документов: в Управлении делами, Управлении кадров, Управлении бухгалтерского учета, экономики и финансов. Управление делами регистрирует: Распоряжения, приказы по основной деятельности: О создании центров, институтов, отделов и т. п., о создании комиссий, об утверждении правил, положений, о проведении конференций, симпозиумов, семинаров, и т.д.; приказы по финансовой деятельности: О стоимости обучения студентов-договорников, об оплате за проживание в общежитии и т.п. приказы по личному составу: О зачислении, переводе, восстановлении, отчислении, выпуске студентов, слушателей и т.д.; стажировке. А также поступающие и отправляемые документы. Управление кадров регистрирует: приказы по личному составу: О приеме на работу, об увольнении, о переводе с должности на должность, о предоставление очередных и других видов отпусков, о командировании работников, об установлении доплат за совмещение должностей и расширение зоны обслуживания, об изменении фамилий, о временном возложении исполнения обязанностей отсутствующего работника, об объявлении благодарности или порицаний, о режиме работы и т.п. Управление бухгалтерского учета, экономики и финансов регистрирует: приказы по финансовой деятельности О премировании, надбавках, выплате материальной помощи работникам РГГУ. После регистрации приказов или распоряжений в Управлении делами их заверенные копии рассылаются в структурные подразделения Университета на основании листа рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. Исполнитель предоставляет копии в Управление делами при

14 необходимости рассылки на бумажном носителе и электронные адреса — для электронной рассылки. Бланк приказа (распоряжения) имеет следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации — МИНОБРНАУКИ РОССИИ наименование организации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Российский государственный гуманитарный университет» (РГГУ) эмблема организации (дерево над наименованием — МИНОБРНАУКИ РОССИИ) наименование вида документа ПРИКАЗ местонахождение организации Москва дата номер наименование документа текст подпись визы согласования Дата приказа проставляется арабскими цифрами. Наименование (заголовок) приказа должно кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце не ставится. Наименование документа, состоящее из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Наименование документа к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру (Приложение 7). Распоряжения, как правило, наименования (заголовка) не имеют. Текст приказа по основной деятельности состоит из 2 частей: констатирующей и распорядительной. Приказы по личному составу содержат только распорядительную часть. В приказах по личному составу слово «приказываю» не пишется, а текст начинается с красной строки с глагола, например: ПЕРЕВЕСТИ, ОТЧИСЛИТЬ, УСТАНОВИТЬ и т.д., который выделяется заглавными буквами. В констатирующей части приказа по основной деятельности кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для его издания. Она может начинаться словами «с целью», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, автор, дата, номер и заголовок.

15 Констатирующая часть от распорядительной в приказах по основной деятельности отделяется запятой и завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается в разрядку, после него ставится двоеточие (Приложение 7). Распорядительная часть приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу». В текст приказа не следует включать пункт «Приказ довести до сведения. «. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ указываются исполнителем в листе рассылки. Приказ/распоряжение подписывает ректор Университета, в его отсутствие лицо, его замещающее или проректора в пределах установленных полномочий. Распоряжение может подписывать директор института, декан факультета. Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. В некоторых случаях оформляется выписка из приказа. Выписка из приказа представляет собой точную копию части текста подлинного приказа, относящегося к тому вопросу, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, пункт приказа, по которому готовится выписка, реквизит «подпись» (без личной подписи) ректора или проректора, и проставляется заверительная надпись (приложение 8). Визы согласования проекта приказа включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и при необходимости дату. Визы располагают на последнем листе проекта приказа (распоряжения) в левом нижнем углу или на оборотной стороне последнего листа подлинника документа. 3.2 Положение, правила, инструкции

16 Положение готовится для установления системно связанных между собой правил по вопросам, отнесенным к компетенции Университета. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем структурного подразделения Университета и утверждаются ректором или проректорами в форме грифа утверждения или путем издания приказа. Текст проекта положения, правил, инструкций печатается на общем бланке Университета (приложение 1). Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Наименование (заголовок) к тексту положения, правил, инструкций отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностная инструкция главного специалиста). 3.3 Протокол Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря или работника подразделения, готовившего вопросы к обсуждению. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: — Председатель — Секретарь — Присутствовали список присутствующих — Приглашенные список приглашенных — Повестка дня (с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня) Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня (Приложение 9). Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

17 Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения. Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой регистрации протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. Принятые решения доводятся при необходимости до исполнителей в виде выписок из протоколов. 3.4 Служебные письма Служебные письма в Университете готовятся, как ответы, сопроводительные, инициативные письма и т.д. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений. Служебные письма печатаются на бланках. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении адресата. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

18 Служебные письма подписывает ректор, проректора в пределах полномочий, а также руководители структурных подразделений, имеющие доверенность на право ведения переписки. 3.5 Справки Справка документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки выдают: деканаты, Управление кадров, Управление бухгалтерского учета, экономики и финансов, Управление международных связей, Управление аспирантуры и докторантуры и регистрируют, в соответствии с установленными требованиями, в этих структурных подразделениях (приложение 10-12) Акты Акт это документ, составляемый группой лиц, подтверждающий установленные ими факты или события. Акт оформляется на общем бланке (приложение 13). 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Движение документов в Университете с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Прием и отправка документов в Университете осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте. 4.1 Прием, обработка и распределение поступающих документов Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками Управления делами. Проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, наличие приложений и т.п. Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта. На полученном документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп, включающий дату, номер и количество листов документа. Зарегистрированные документы передают на доклад ректору или проректорам. Рассмотренные руководством документы с резолюцией необходимо возвращать в Управление делами, где в регистрационно-контрольную карточку (далее именуется РКК) вносится содержание резолюции и документ передается на исполнение.

19 Электронные документы (ЭД), отправленные по телекоммуникационным каналам, поступают на единый электронный адрес университета. Не рекомендуется прием электронных документов, требующих исполнения, на электронные адреса руководителей структурных подразделений университета, в связи с невозможностью своевременной регистрации и контроля исполнения этих документов Управлением делами. Первичную обработку поступивших ЭД проводят аналогично с обработкой документов на бумажном носителе. Регистрация поступающих и отправляемых документов осуществляется на регистрационно-контрольной карточке с использованием обязательных реквизитов регистрации (приложение 14). Поступившие телеграммы регистрируются в журнале и оперативно передаются адресату. Право подписи телеграмм, составленных в структурных подразделениях, имеют ректор или проректора. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Управлением делами в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г Документы для отправки передаются в Управление делами полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку. Электронный документ отправляется по электронной почте вместе с электронным сообщением, в котором указываются название документа, его дата, электронный формат, объем документа, информация о «сжатии» документа с указанием использованной программы. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Принятые телефонограммы печатаются в 2-х экземплярах, один передается адресату, а второй, подшивается в дело Управления делами. Тексты служебных документов, направляемые по каналу факсимильной связи, необходимо оформлять на бланке (приложение 15). Объем передаваемого документа, не должен превышать 5 листов. Ответственность за содержание документа возлагается на руководителя, подписавшего документ. 5. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ

Читайте так же:  Форум ликвидация фирмы

20 5.1 Регистрация документов Основой построения поисковых систем является регистрация документов запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Не подлежат регистрации следующие документы: поздравительные письма и пригласительные билеты; рекламные извещения, плакаты; программы совещаний, конференций; печатные издания (книги, журналы, бюллетени). Бухгалтерские документы подлежат специальному учету в бухгалтерии. Документы регистрируются один раз: поступающие в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения. Не рекомендуется регистрировать документы повторно при передаче из одного подразделения в другое. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются поступающие документы, отправляемые, внутренние документы. В университете принята смешанная форма регистрации документов. Внутренние и отправляемые документы регистрируются как в Управлении делами, так и в других структурных подразделениях: Управлении кадров, Управлении бухгалтерского учета, экономики и финансов, Управлении регионального развития, Управлении международных связей и т.д. Поступающие документы на имя ректора и проректоров подлежат обязательной регистрации в Управлении делами. Заказная поступающая и отправляемая корреспонденция регистрируется в журналах учета. Поступающие, отправляемые и внутренние документы регистрируется как на бумажных регистрационных карточках, в журналах, так и в электронной форме в программе «Делопроизводство» на платформе Lotus Notes. 6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 6.1 Организация контроля исполнения Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное исполнение документов. Организация контроля включает: определение сроков исполнения,

21 постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнительской дисциплины. Отметка о контроле ставится на документах штампом «Контроль» в правом верхнем поле документа. Управление делами ведет электронную и механическую картотеку. Контрольная карточка составляется в 2-х экземплярах: один передается исполнителю вместе с документом, другой остается в контрольной картотеке до исполнения документа. Ход исполнения контрольного документа фиксируется в регистрационноконтрольной карточке (приложение 16). Индивидуальные сроки контроля устанавливаются ректором университета в резолюции документа. В резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дата. При наличии нескольких исполнителей, основным считается исполнитель, названный первым в резолюции. В этом случае подлинник документа направляется основному исполнителю, а остальные исполнители получают копию документа. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: — с конкретной датой исполнения в указанный срок; — без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» в 10-дневный срок, остальные в срок не более месяца; — по обращениям граждан, поступившим в университет и требующим дополнительного изучения и проверки до 1 месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям не более 15 дней. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующему нерабочему дню. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении срока исполнения не позднее, чем за 3 дня до истечения срока. О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель обязан информировать Управление делами. Снятие документа с контроля осуществляется Управлением делами по исполнении документа с фиксацией на контрольной карточке: отметки об исполнении документа и направлении его в дело:

22 — краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; — отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата. Управление делами на основании сведений об исполнении документов, получаемых от структурных подразделений, готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Университете для информирования руководства (приложение 17). 6.2 Контроль исполнения документов, поступающих от ректора На контроль ставятся все поступающие документы ректора, требующие исполнения. В первую очередь рассматриваются документы с отметкой «срочно». Работник Управления делами делает соответствующие отметки в контрольной карточке, вносит фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов. О ходе и результатах поручений ректору представляется устная или письменная информация лицом, на которое было возложено поручение. 7. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 7.1 Составление номенклатур дел Номенклатура дел систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Университете, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел структурного подразделения составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве конкретного структурного подразделения. Номенклатура дел составляется в двух экземплярах лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении на общем бланке Университета, согласовывается с архивом Управления делами Университета, подписывается руководителем подразделения и первый экземпляр предоставляется в архив (Приложение 18).

23 Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в архив Управления делами Университета. Сводная номенклатура дел составляется сотрудниками Управления делами при содействии архива (не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений) на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи Главного архивного управления города Москвы (далее Главархива Москвы), в который документы передаются на государственное хранение. Сводная номенклатура подписывается начальником Управления делами Университета, согласовывается с экспертной комиссией Университета и с экспертной проверочной комиссией Главархива Москвы, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается ректором Университета. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Университета получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Сводная номенклатура дел печатается в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Управления делами. Названиями разделов номенклатуры дел Университета являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В случае коренных изменений функций и структуры Университета сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Университета. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Университете цифрового обозначения структурных подразделений (кодификатора) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-06, где 10 обозначение структурного подразделения, 06 порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

24 В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название автора документа; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела. Например: «Переписка вуза с Министерством образования и науки РФ по основной деятельности». В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные виды документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: «Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)». В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

25 Например: «Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности». В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: «Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы». В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, относящихся к организационнораспорядительной документации. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии по типовой или примерной номенклатуре дел. В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1999 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел. Если в течение года в Университете возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 8. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

26 8.1 Формирование дел группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела формируются в Университете, как правило, в структурных подразделениях. Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться исполнителем в Управление делами или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел. Контроль за правильным формированием дел осуществляется ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях и Управлением делами. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: — помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; — группировать в дело документы одного календарного или учебного года, за исключением переходящих дел; — раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; — помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; — в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; — по объему дело не должно превышать 250 листов. — при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам группируются в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (аттестаты о среднем образовании, дипломов и др.) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело.

27 Содержание конверта описывается во внутренней описи в установленном порядке. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дела и на них составляется отдельная опись. Лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Дела Университета подлежат оформлению по завершении календарного или учебного года. 8.2 Оформление дела подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений, отвечающих за текущее хранение документов при методической помощи и под контролем сотрудников архива Университета. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение 19); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение 20); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение 21); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 8.3 Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование вышестоящей организации, наименование Университета; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; крайние даты дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование вышестоящей организации и Университета указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного