Как оформить факс

Рубрики Статьи

Организация делопроизводства

При составлении писем иностранным деловым партнерам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам. Существуют международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на деловое письмо.

Факс — документ, полученный с помощью факсимильного аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является по сути копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов (контракты, прайс-листы, акты) и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большей степени являются разновидностью переписки между дедовыми партнерами, организациями, поэтому факсом будем условно называть письмо, полученное посредством факсимильного аппарата.

Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизите «адресат» указывается номер телефакса получателя письма.

Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс) у верхней кромки листа, являются: дата и время передачи; ее длительность; (код) отправителя; № телефакса, с которого передана информация; № телефакса получателя; количество страниц.

Многие факсимильные аппараты подтверждают получение сообщения и количество его страниц или указывают причины, по которым сообщение не прошло — кончилась бумага и т. п. Вся эта информация отражается в автоматически создаваемом журнале регистрации, который после 20 передач или приемов документов распечатывается аппаратом (рис. 13). Листы этого журнала подшиваются, используются в справочно-информационной работе и при необходимости могут быть представлены клиенту или контрагенту в спорных ситуациях.

Как оформить факс

  • История делопроизводства
  • Инструкция по делопроизводству
  • Должностная инструкция
  • Адресат и адресование документа
  • Согласование документа
  • Подпись
  • Печать
  • Отметки на документе
  • Деловой стиль текста
  • Форматы бумаги и размеры полей

Факс — любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. Документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Организация и технологии документационного обеспечения управления

Телефакс (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (рукописного, печатного, графического, изобразитель­ного), переданного по каналам факсимильной связи. В отличие от телеграфной и телексной эта связь позволяет получать изобра­жение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизво­дящего все особенности документа-подлинника. Поэтому осо­бенности в оформлении документов, предназначенных для пе­редачи по факсимильной связи, идентичны требованиям к оформ­лению соответствующих видов документов.

Вопрос о юридической силе факсограмм в действующих нормативно-методических документах в настоящее время не решен. Например, в инструкции по документационному обеспе­чению (делопроизводству) в Администрации Президента Рос­сийской Федерации установлено, что документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы. Однако Фе­деральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил, что юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может подтвер­ждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в ав­томатизированной информационной и телекоммуникационной

Читайте так же:  Приказ 302н работа токарем

системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

Право удостоверять идентичность электрон­ной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. В соответствии с письмом Высшего Арбитражного Суда Россий­ской Федерации от 07.06.95 № С2-7/03-316 при соблюдении указанных условий документ может признаваться в качестве до­казательства, т.е. юридическая сила поступившего телефакса (факса) определяется программно-техническими средствами Госкомсвязи Российской Федерации, обеспечивающими иден­тификацию отправляемых сообщений*.

Телефаксограммы (факсы) Факс

Главная > Документ

Все более широкое распространение сейчас получили быстрые средства связи, в частности факсимильная связь. С ее помощью передаются телефаксограммы (факсы).

Факс — документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является по сути копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложений к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большинстве случаев являются разновидностью деловой переписки между деловыми партнерами и организациями. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизите Адресат вместо почтового адреса указывается код города и номер факса получателя.

Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс) являются:

— дата и время передачи, а также ее длительность

— номер телефакса, с которого передана информация

— количество переданных страниц

Если полученные факсы содержат важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходимио скопировать, потому что факсовая бумага многих факсимильных аппаратов недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах, в которых используется обычная бумага, копирование необязательно.

Образец оформления факса

Оформление факса

На том же бланке НИИЧАВО оформите факс директору ЗАО «Глория» г-ну Полонскому Александру Григорьевичу. Номер телефакса ЗАО «Глория» (088)236-15-19.

В тексте факса речь должна идти о том, что в полученной в НИИЧАВО 06.10.2002 партии ТВ N8 были обнаружены при приемке 2 (два) бракованных ТВ с поврежденной упаковкой. Для подтверждения этого факта был составлен акт приемки товара от 06.10.2002 N 234, копию которого прилагают к факсу. Далее в тексе факса должно выражаться сожаление о случившемся и просьба заменить бракованные ТВ на качественные. Далее должна выражаться надежда на то, что дальнейшее сотрудничество НИИЧАВО с ЗАО «Глория» будет более успешным.

Как оформить факс?

Как оформить факс?

Факсимильный способ передачи информации является очень удобным, ведь позволяет отправлять требуемые документы мгновенно, используя телефонную линию или интернет. Факсы используют в работе предприятий так же часто, как и бумажные или электронные письма.

Чтобы создать факсимильное сообщение, сначала следует запустить текстовый редактор. Если вы используете программу Microsoft Word, то откройте новый документ, потом найдите пункт «Файл». Там выберите пункт «Создать», а далее нажмите «Из шаблона». Из списка доступных шаблонов «Титульная страница факса» выберите нужный вариант.

Читайте так же:  Налог на полезные ископаемые задачи

Если вы используете приложение Word версии 2007 и выше, то нажмите на кнопку Office, находящуюся в левом верхнем углу утилиты. Потом нажмите «Создать» и из открывшегося списка выберите «Факс». В правой части окна вы увидите шаблоны оформления титульной страницы факса, доступные для загрузки. Выберите требуемый шаблон, выделите его, а потом нажмите на кнопку «Загрузить». Потом заполните все поля при помощи одинарного нажатия мышью по элементу формы.

Напишите реквизиты факса. В поле «Кому» напишите название предприятия, а также должность, фамилию, инициалы получателя факса в дательном падеже. Введите также дату отправки вашего сообщения. Если вы создаете факс, как ответ на факсимильное сообщение либо письмо, то введите дату и номер документа, на который вы отвечаете, в поле «Ответ».

Теперь заполните пункт «От». Там напишите название своего предприятия, вашу должность, а также фамилию и инициалы. Если вы создаете личный факс, а не служебный, тогда достаточно просто написать фамилию, имя и отчество. После этого укажите свои номера факсов и телефонов.

Если это необходимо, то можете заполнить поля «Копия» и «Комментарии». Не забудьте указать точное число страниц документа, который вы отправляете, чтобы при получении адресат смог проверить, все ли листы получены. Установите необходимую срочность отправки вашего документа.

На следующих страницах факса оформите текст сообщения. Желательно использовать при этом более крупный шрифт, ведь качество печати в некоторых факсимильных аппаратах очень низкое, что может затруднить читаемость вашего сообщения.

Помните, что созданный вами документ не будет иметь никакой юридической силы, ведь на нем нет подписи соответствующего должностного лица. Так что не нужно использовать факс для передачи очень важной информации для предприятия. Отправлять факс можно при помощи факсимильного аппарата или специального приложения, к примеру, Venta Fax.

Как оформить телеграмму, телетайпограмму, телефонограмму, факс?

Телеграммы бывают различных категорий: правительственные, срочные, вне категории (простые); телеграммы-доверенности и др.

Телетайпограммы — это телеграммы, передающиеся по телетайпу (индивидуальному телеграфу).

Телеграммы и телетайпограммы, как правило, печатаются на специальных бланках. Адрес телеграммы короче почтового, часто является условным (например; РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ). Текст документов предельно краток («телеграфный язык») — без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используются сокращения типа: ТЧК-точка, ЗПТ-запятая и др. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы заверяется печатью организации.

Реквизиты телеграмм и телетайпограмм печатают прописными буквами от левого поля (нулевого положения табулятора). Адрес организации-отправителя печатается строчными буквами (за исключением заглавных) под горизонтальной чертой, отделяющей адрес от текста.

Пример оформления телеграммы:

ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЯ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВ

Брянск, Речная, 40

Начальник ОТК (личная подпись) И. О. Фамилия

Для передачи оперативной информации используют телефонограммы — официальные сообщения, переданные по телефону.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата; реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.

Читайте так же:  Исковое заявление о разводе 2019

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 как для служебного письма, т.

В целом телефонограммы пишутся «телеграфным языком», т. е. кратко, точно, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Например: «Напоминаем, что срок действия договора истекает». Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

Желательно, чтобы учреждения имели специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм. Рекомендуется следующая форма:

(наименование учреждения) от кого

(должность, Ф. И. О.)

время передачи час мин

(должность, Ф. И. О.)

время передачи час мин

Принял(а) (фамилия) Номер телефона

Номер телефона Заголовок

(подпись) На бланках для входящих телефонограмм реквизит «адресат» должен быть отпечатан типографским способом, а на бланках для исходящих телефонограмм типографским способом должен быть отпечатан реквизит «адресант».

Факс — весьма распространенный способ передачи информации. Он удобен, поскольку со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со » всеми его особенностями. С помощью факса может быть послан любой документ форматом А4. Особых требований к передаваемому документу нет, однако текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты. Макет факса приведен ниже. НАИМЕНОВАНИЕ Адресат: ОРГАНИЗАЦИИ Должность И. О. Фамилия 00.00.0000 № телефон _ . факс. На № от ^Заголовок к тексту”! ТЕКСТ Должность (подпись) И. О. Фамилия Справочные данные об организации: адрес, телефон, факс, номер счета в банке и т. п. 6.3.